③任務沒有落實到個人，沒有說定哪個人負責到何種程度，好像誰都負責又好像沒人負責。
④會議工作人員接受任務，執行情況沒有及時報告總負責人，總負責人無法對整個會議的協調與情況全面把握，以至於“險象環生”。
評述：會議方案也相當於備忘錄、提示清單，一個全面細緻的方案就構成了可以根據會議進程隨時完善的基矗而會議總負責人則是駕馭會議的總舵手，所有信息都在此集中、發布，因而他掌握的信息是否全面、是否及時有效地督促到位決定著會議準備是否充分。會議要確保高效、務實，要特別關注以下七個關鍵要素：會議方案、會議目標與主旨、會議議程、出席人員與發言人、任務分配與職責安排、會議材料、信息反潰
會議材料
1.裝訂後的會議材料需從頭至尾翻閱一遍，重點核查內容有無重大差錯、內容分類或邏輯結構是否合理、是否是最新材料、是否漏頁、順序是否有誤、是否清晰。
2.針對各類論壇、各類研討會的發言材料需重點關註：標題(即議題)是否圍繞會議主線、條理是否清晰、重點是否突出、觀點是否有新意、與會議目的是否吻合、是否與其他演講者有過多重複。特別提防假大空、冗長、脫離會議主題、八股文式的發言材料。針對這些問題虛心與演講人耐心交流、認真反潰
3.會議須知：
①會議時間、地點、會議室(標明具體路線)。
②就餐時間、地點。
③會務組聯絡辦法、訂票、醫療。
④會議紀律。
⑤當地氣候、交通及附近旅遊景點介紹。
⑥“想客人之所想”，會議須知應將會議期間有關食、宿、行以及與會者可能要諮詢的各種問題表述全面、準確，應視為會議最重要的材料之一。讓與會者一拿到會議須知，就感受到周到、細緻、關懷的特色，能得知所想問的問題答案，賓至如歸。
⑦最終定稿與複印後的資料一定要有兩人以上審看，並從頭至尾再細看兩遍以上。檢查所有段落、文字表述、標示、印刷是否有差錯。
4.差錯舉例：
①會議材料沒有分類整理，材料內容空洞雷同，大話套話過多，沒有充分反映會議的主題與實質性需求。
②匯總與會者名單時，要注意核對清楚姓名、性別。例如：有的男士名字最後字是“雪”、“佳”等，不能想當然地認為就是女性。
③與會者職務出錯。例如：正職副職弄錯。
評述：會議材料如果切中會議主題，有事實、數據和案例分析，有獨到見解和新穎的提法，就意味著會議已成功了一半，哪怕是發言人演講水平差點。有兩點切記：a.不管是什麼權威人士、專家發言都事先需要反覆溝通、督促發言提綱，這樣能把握主題，避免脫離主題，空洞沒內容。b.給發言者事先應發出正式的文字邀請函並附上會議發言的需求、聽講對象、主題、注意事項，切忌以為一個電話溝通，對方“沒問題”就萬事大吉。當您很專業地按上述兩條去做的話，對方也會認為你很認真、專業，才會真正重視發言稿的準備。
會議方案
1.會議議題、會務、接待的具體工作細分到個人或部門，形成會議紀錄或方案，會議前後逐項檢查。
2.確定會議目標。必須先問一些問題，最重要的是：“會議準備實現什麼目標?”或者換個角度問：“要是不開行不行?”“什麼時候結束?怎樣開才算成功或失敗?”開會的目的非常明確，才能突出核心主題、避免重複、價值不大的會議，否則會議很可能是浪費大家的時間。