第二條 研究生會辦公室應該及時收取並更新校研究生會各項檔案，包括人事檔案、工作檔案、檔案檔案、會議檔案、出版物檔案並存放於校研究生會辦公室，整理資料時按照檔案的生成年份及檔案類別進行分類整理，合理放置，使所有檔案系統化，以方便借閱及管理。
（三）附則
各部門應積極配合檔案管理部門的工作，以使我校研究生委員會檔案管理工作井然有序的進行。
第七章 會議制度
為了加強校研究生會各級、各部門之間的溝通與聯繫，及時總結和部署相關的各項工作，校研究生會可定期或不定期地召開會議，特制定以下制度：
1、校研究生會本著實事求是的態度舉行各種會議，會議力求精簡、高效，信息溝通到位，問題解決落實，且儘量遵守時間法則，提倡“小時會議（不超過一小時）”；
2、校研究生會定期召開研究生會主席團例會，參加人員為研究生會主席、副主席、各部部長；部門定期舉行列會，總結前段工作，並對下階段工作作出安排；
3、每次開會必須嚴格考勤，應到會的每位成員不得無故缺席、遲到、早退，有事需書面請假；校研究生會成員將會議出勤情況將納入幹部考核之中，遲到三次或缺席兩次以上內部警告一次並記錄，取消其年終評優資格；受兩次內部警告者勸其退出校研究生會；
4、每次會議，負責人應做好會議記錄，會後及時交辦公室備案；
5、到會人員會議期間要遵守會場紀律，全身心投入會議的討論當中，不議論與會議無關的事情；會議期間，所有參會人員必須關閉有聲通訊工具；過程中除特殊情況不得接聽電話。
長沙理工大學校研究生會
XX年11月30日