公司檔案管理方法 篇1
1.目的：為適應公司全方位規範化管理，做好公司檔案管理工作，確保使用檔案的統一性和有效性，使之規範化和制度化，特制定本制度。
2.適用範圍：本制度適用於公司所有檔案的管理。
3.定義：公司檔案是傳達方針政策，發布公司行政規章制度、指示、請示和答覆問題、指導商洽工作、報告情況、交流信息的重要工具。
4.檔案處理程式：公司各部門都應堅持實事求是、尊重客觀、理論聯繫實際、認真負責的工作作風，努力提高檔案質量和處理效率。檔案處理必須做到準確、及時、安全，嚴格按照規定的時限和要求完成。
4.1總裁辦負責公司行政檔案的編制、發放、登記、存檔、更改、回收、作廢等管理工作。
4.2公司各職能部門負責本部門的檔案編制、編號、登記、存檔、更改和專用檔案的管理，發放檔案必須在總裁辦備份存檔，並接受總裁辦的檢查與監督。
5.檔案分類：公司的公文主要可分為以下類：
5.1管理制度：適用於公司各部門的規範性程式的明確，包括條例、制度、規定、管理辦法。“條例”一般套用於系統性制度彙編;“制度”一般套用於某一方面職能的明確;“規定”套用於一項具體工作的明確;“管理辦法”一般是對條例、制度或規定的細化性操作程式明確。
5.2工作通知：適用於轉發上級檔案，批轉下級檔案，要求下級辦理和需要共同執行的事項;
5.3人事通知 適用於公司人員錄用、晉升、調動、降職、獎懲等事項的公布。
5.4工作報告 適用於下級因為某項工作對上級進行匯報請示的行文。
5.5會議紀要 適用於公司各級會議進行的記錄的檔案。
5.6對外發函 適用於公司因某項事情對外部機構或個人傳送的檔案。
5.7決定、決議：對重要事項或重大行動做出安排，用“決定”;經會議討論通過並要求貫徹的事項，用“決議”。
5.8通報：表彰先進，批評錯誤，傳達重要信息。
5.9請示：向上級請求批示與批准，用“請示”。
5.10批覆：答覆請示事項用“批覆”。
6.檔案格式：
6.1公司所有檔案採用A4豎版模式，四周頁邊距設定為2.5CM，頁腳設定為1.5CM，採用數字形式; 6.2檔案首頁頂部添加公司徽標和中英文名稱。
6.3檔案一般由標題、發文字號、簽發人、密級、緊急程度、正文、附屬檔案、發文時間、印章、主題詞、主送單位(部門)、抄報(送)單位(部門)等部分組成;
6.4檔案標題使用華文中宋體小二號，其他均使用宋體五號，1.5倍行距。標題與公司徽標間空一行;標題下方靠右為發文編號;發文編號與正文之間可空一行;正文中小標題可使用粗體;章節段落之間可空一行;檔案落款位置偏右，正文與落款之間空二行;有附屬檔案的檔案，附屬檔案在文本正文後落款前列出，與正文間隔一行、與落款間隔二行。
6.5發文字號包括代號、年號、順序號;公司各類檔案須統一編制發文編號，編號數字不分按年度時間順序排序。
6.5.1公司級發文 瑞普 總字【】號，一般適用公司級重大決定、戰略、管理制度等方面發文，其他各部門發文為該部門為主要責任的相關工作文件，一般不具有全局性。 6.5.2人事任免類發文 瑞普 人字【】號
6.5.3總裁辦發文 瑞普 辦字【】號
6.5.4財務部發文 瑞普 財字【】號
6.5.5研發部發文 瑞普 研字【】號
6.5.6質管部發文 瑞普 質字【】號
6.5.7行銷中心發文 瑞普 銷字【】號
6.6簽發人：制度類和通知類檔案在落款處上方應加“簽發人”項目，由相關負責人手寫簽名。檔案底部應添加與文字頁面等寬兩橫線，兩橫線間下添加“報送、傳送、抄送、印製份數”等項目，1.5倍行距。“報送”為需要了解此檔案的總監級以上領導，“主送”對象為該檔案直接關係到的部門或人員，“抄送”對象為該檔案不直接相關卻應該了解的部門或人員。對於版面一頁稍多的檔案，文檔正文部分可以適當縮小行距，使該檔案保持在一頁內，但是如果不能保證蓋章生效和相關領導簽字，在檔案的第二頁開頭可寫明此頁無正文的字樣。
6.7密級：公司檔案密級分為“絕密”、“機密”、“秘密”、“內部檔案”四級，注在檔案的右上角。
6.8緊急程度：最緊急、最重要、權重最大的工作或事項，標註“緊急”或“急”字樣，經理、主管以上人員閱辦此類檔案要求引起高度關注，以最快的速度，組織最有力的資源，統籌安排、科學組織、協調配合、逐項落實，確保工作在規定的時間內按期完成。
6.9具體要求：
6.9.1檔案標題應準確簡要概括檔案的主要內容;
6.9.2檔案中包括項目符號、檔案編號、統計表、計畫表、序號、專用術語和百分比必須用阿拉伯數字書寫，分層標識。年月日、人名、地名、檔案名稱稱、事物名稱等，一般不要簡稱，檔案必須加蓋公司公章。
例：一.
(一) 1、 (1) 2、 (1)„„
或：1. 1.1 1.1.1 2. 2.1 2.1.1, „„
6.9.3檔案最後一頁的頁腳橫線上方有主題詞;
6.9.4公司兩頁以上頁數檔案都必須添加頁碼，位置為頁面底端，對齊方式為居中，首頁顯示頁碼，格式為默認格式;
6.9.5檔案內容要求按章按條款依次排列，結構完整、層次清楚;實事求是、觀點鮮明、條理清晰、文字精煉、標點正確、用字準確、格式規範;
6.9.6本規定中其他未規定事宜，應按照套用文標準格式編輯。
7.收文：
7.1收文一律使用《天津瑞普生物技術股份有限公司收文簿》;
7.2外單位來文均由總裁辦指定專人收文，由總裁辦統一拆封、登記，由行政總監填寫《檔案閱辦單》提出處理意見後，簽收人應於接件當日即按檔案的要求報送給有關部門或領導，不得積壓遲誤，屬急件的，應在接件後即時報送。
7.3文書處理工作：
7.3.1文書處理包括檔案的分送、傳遞、承辦、催辦、簽收、保管、立卷歸檔等程式;
7.3.2部門檔案平時的管理，要求實行分類管理，資料夾側面標題設定為4個字，添加公司徽標和英文簡稱。如：行政管理、公司制度、公司證件、數據統計。資料夾內設目錄便於查找。標題格式詳見附表;
8.發文：
8.1發文執行天津瑞普生物技術股份有限公司發文流程，發文程式如下： 公司內部發文：
擬稿人→核稿人：部門主管領導(經理、總監)審核→公司主管領導(總監、副總裁)核准→編號→列印→蓋章(簽字)→發文→備案 對外發文：
擬稿人→部門經理或總監、副總裁審核→總裁核准→編號→列印→蓋章(簽字)→發文→備案
9.附則：
9.1本制度的最終解釋權及修改權歸天津瑞普生物技術股份有限公司總裁辦;
9.2本制度的制定、解釋、修改等工作由公司總裁辦負責，經公司總裁批准後下發;
9.3本制度自下發之日起生效。
9.4附相關支持性檔案。
9.4.1檔案頁面格式
9.4.2檔案閱辦單
9.4.3公文擬稿紙
9.4.4標題格式
公司檔案管理方法 篇2
為了規範公司公文處理程式，保證公文高效、安全、流暢運行，特制定本條例，本條例適用於公司所屬各部門。公司辦公室是公司公文和外來公文的歸口管理部門，負責收、發文處理和文檔管理工作。
第一條 公文的種類
一、決定、決議類
1、對重要事項或重大活動作出安排，用“決定”。
2、對會議討論通過，要求貫徹執行的事項，用“決議”。
二、通知、通報類
1、適用於批轉或轉發有關公文、發布規章、傳達要求下屬單位辦理和通知有關單位了解或共同執行的事項，用“通知”。
2、表揚批評、處分獎勵、傳達重要情況，用“通報”。
三、報告、請示類
凡上行文均使用呈批呈閱件。其中，向上級主管和部門匯報工作、反映情況、提出建議，用“報告”;向上級主管和部門請求批示、批准，用“請示”。
四、公函類
對外商洽工作、詢問和答覆，用“函”。
五、會議紀要
記錄和傳達會議議定事項和主要精神，以便在一定範圍內貫徹與執行，用“會議紀要”。
第二條 公文的格式
一般由標題、發文字號、簽發人、主題詞、密級、緊急程度、主送機關、正文、附屬檔案、印章、發文時間、抄送機關、附註、傳送範圍等部分組成。
一、公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容，並應標明發文機關和公文種類。如：公司部關於的通知。
二、發文字號。
(一)發文字號包括公司、部門字號、年號、順序號。
(二)公司級檔案。
1、使用“上發”字的，僅限於由總經理起草和公司辦公會確定的檔案。
2、使用“上(*)發”字的，特指由某一部門主辦的、涉及公司全局的或需要多個部門配合的檔案可以以公司名義下發，但須由部門經理對檔案內容進行審核後在“審簽人”處簽字確認。
3、使用“上(*)發”字的，若為幾個部門聯合發文，則只標明主辦部門發文字號，並由主辦部門經理對內容進行審核後在“審簽人”出簽字。如財務部和服務部聯合發文，主辦單位為服務部的公司級檔案發文字號為：
(三)部門檔案不使用公司字號，直接由部門字號、年號、順序號組成。部門檔案主要用於部門內部管理事務，以下情況不得以部門檔案下發：涉及規章制度類檔案;涉及公司財務制度或財務規定的制定、修改的檔案，需見股份公司批文，並以公司級檔案形式由總經理本人直接簽發;涉及獎懲的檔案;涉及其他部門的檔案。
三、主題詞是公文標題的簡縮詞，用於電腦檔案的檢索。如《關於春節放假的通知》主題詞簡寫為“春節 放假 通知”。
四、公文一律加蓋印章，並應註明簽發人。
五、加蓋印章的頁面如無正文時，應在頁面左上方括符說明(此頁無正文)。
六、公文應註明傳送範圍和印數。上行文用“報送、並報、抄報”字樣，下行文用“傳送”;平行文用“主送、抄送”字樣。輪流傳看一份檔案，應註明“傳閱”字樣。上行文一般只標識一個報送領導，如需同時報送幾個上級機關或領導，可以用並報、抄報形式。有時為了使領導之間、部門之間相互了解各自對某一檔案的看法、意見、態度可採用傳閱方式。
七、密級公文應分別標明“秘密”字樣，是否屬於秘密應由發文主管單位領導根據檔案內容確定。
八、緊急公文應分別標明“特急”、“急”。
九、檔案頁面標準格式(附屬檔案1-1、1-2、1-3)。
第三條 行文規則
一、公司各部門之間未對有關問題協商一致時，一律不得各自向下行文。
二、公司各部門可以聯合行文。
三、公司所屬各部門不得越級請示。
四、請示的公文一般應一文一事。
第五條 起草公文要求。
一、起草必須使用辦公室統一的檔案格式。
二、公文簽發涉及公司全局性重要檔案由總經理簽批，辦公室下發。涉及某一方面工作的部門檔案由主管領導簽發。如涉及其他部門，以公司級檔案下發。
三、凡以“上(*)發”字號發出的公文，必須報辦公室審核。審核的重點：是否需要行文，公文內容、文字表達、文種使用、格式等是否符合本條例的有關規定。各部門發出的公文由部門經理審核，報辦公室備案存檔。
四、公文用印應填寫用印登記，經相關領導簽批後，辦公室方可辦理。部門自行用印，應建立登記制度，辦公室將隨時不定期進行檢查。
五、傳遞秘密公文時，必須採取相應的保密措施，確保檔案安全。
第六條 收文處理程式。
一、公文的收發、傳閱登記制度由辦公室統一制定，並隨時抽查各部門執行情況(收文登記、檔案編號、傳閱追蹤記錄等)。
二、對需要催辦的檔案，要建立嚴格的登記制度。承辦部門必須在規定的時間內將承辦處理情況，填妥收文處理箋向發文部門復命。
三、公文辦理完畢，主辦部門應將公文處理情況和結果書面向主管領導回復。
四、各部門凡需由總經理以上領導簽批的公文，一律由辦公室呈報，其處理程式見“第六條 收文處理程式”。
第七條 公文立卷、銷毀。
一、與公司經營活動有關的上級機關來文，重要會議檔案資料，經濟活動中的契約、協定、公司檔案、部門檔案等一切重要檔案均應歸檔。
二、公司各相關單位應在當年三月三十日前，將上年度應當立卷歸檔的材料收集整理後，向辦公室集中移交。
三、辦公室收到各單位交來的歸檔檔案、資料後，採取年度—組織機構—檔案內容的分類編目方法，進行整理立卷。
四、沒有存檔價值和存查必要的公文，應由辦公室列出清單，徵求業務部門意見後，經辦公室主任批准即可銷毀。對於批准銷毀的檔案，要指定專人(兩人以上)監銷，監銷人應在銷毀檔案清冊上籤名。
公司檔案管理方法 篇3
1、 業務人員在國外採購商的詢價，做出產品報價前，應了解客戶基本信息，包括是否終端客戶、年採購能力、消費區域，以及產品的用途、規格及質量要求，我公司是否能夠生產等。.
2、 對於外商的郵件、傳真，原則上在24小時內答覆;特殊情況需要延期的，應及時向外商解釋及大概需要的時間。
3、 對於外商的產品報價，由總經理辦公室根據市場狀況及生產成本，定期進行核算，並對產品價格進行調整。業務人員應根據總經理辦公室出具的價格表對客戶進行報價。
4、 對於定單數量較大，外商所能接受的價格低於我公司公布的價格的，業務人員應先上報經理批准實施。
5、 對於C&F及CIF報價，需要我方辦理運輸、保險的或需要進行法定檢驗的等事項，業務人員應事先聯繫相關中介機構進行確定，選擇中介機構應考慮業務熟練、服務效率高及收費合理。
6、對於外商要求按自己的要求生產的，業務人員應和技術部門，生產部門協調，確保產品的質量及規格符合要求;外商對於產品有包裝或嘜頭及產品顏色等有特殊要求的，對此業務員要對客戶的特殊要求進行仔細核對並及時確認，正式包裝或印刷前需經外商再次確認。
在正式包裝或印刷等特殊要求按照客戶要求生產後，客戶有要求變更的，其中額外產生的費用應向客戶及時反映。費用在公司承擔之內的，由公司承擔;費用在公司承擔之外的，由客戶承擔。在正式包裝或印刷等特殊要求按照客戶要求生產中或生產後，如發現包裝或印刷等特殊要求有不符合客戶要求的，期中為業務員自己的疏忽產生的額外費用，業務員要為自己的疏忽承擔一定責任，具體怎么承擔，由總經理辦公室視情況作出決定。
7、企業按照客戶預訂交貨時間生產後，並通過了報關、報檢等一系列出口程式之後，由於業務員疏忽而造成交貨延期，包括期間因商檢、報關、港雜等產生的費用，同時給公司造成一定的損失，業務員要為其疏忽承擔一定責任。8、 付款方式上，原則上考慮前TT全部或部分作為定金，剩餘見提單傳真件付款，及全部短期信用證。收匯銀行和業務員負責對信用證做形式和內容的檢查，發現差異的，應及時通知外商修改。信用證審查無誤後，報經理覆核。
9、 原則上，公司在收到外商的全部貨款、部分定金及信用證經覆核無誤後，開始安排生產計畫，進行生產。
10、 在定單生產階段，業務人員應到生產車間會同生產主管對產品生產進行監督、檢查，發現問題及時解決;或由生產廠長或車間主任協調解決，或生產廠長上報總經理解決。嚴格把握產品的規格、質量、包裝、生產時間符契約外商的約定。
11、 對於C&F、CIF價格條款的，業務人員應在生產結束前一周，安排好貨代，確定定艙事宜;一般在船期前二日，安排裝櫃、運輸。
12、在訂艙過程中，業務員應按照公司指定貨代(包括陸海運)進行操作;對客戶指定貨代的情況，在向客戶指定貨代公司詢價後，如果指定貨代的海運費價格在市場價格的正常範圍內，業務員可以按照客戶指定貨代安排訂艙，但業務員要向其所在生產企業提供關於客戶指定貨代的郵件或其他直接相關信息;如果指定貨代的海運費價格高於或是遠遠高於市場價格，業務員應該及時把海運費的實際情況向客戶說明，同時建議客戶用海運費較低的貨代公司，以降低客戶的購買成本。如客戶不同意業務員建議的，業務員應上報經理批准實施。
13、 需要委託中介機構進行報關、商品法定檢驗、保險的，業務人員應及時準備相關資料交中介機構辦理;辦理過程中，業務人員可以協助。
14、 收匯方式為信用證的，業務人員必須細心操作，謹慎處理，注意單證的一致性，做到安全收匯。
15、 全部收匯後，業務人員請對相關資料進行整理，將相關單據較財務部門及時外匯局、稅務局辦理核銷、退稅;其中業務員要為自己操作的票數進行核銷。並注意對外商的售後服務，進行跟蹤，以建立長期的可信賴合作夥伴關係。 每做完一票，業務員要及時向財務提供財務所需的單據，包括契約，報關單，裝箱單，提貨單，核銷單等，其中購銷契約必須包括買賣雙方簽字蓋章，及買家
的國家名稱，有預付款的契約要給財務說明，以便財務做契約登記;同時，業務員向財務提供的契約要與報檢、報關所需契約上的金額一致。
此外，每個月底，業務員要向財務提供當月出口的全部契約。
16、 在每一票契約操作完成之後，業務員要及時做出一個出貨所需費用的詳細清單，並上交到總經理辦公室以作備案。
17、業務員待遇：
(1)、公司客戶
(2)、自己開發的客戶
18、客戶信息及分配問題：業務員在本企業工作期間開發的客戶為公司所有，業務員不得以公司名義私下與客戶進行交易;一旦公司發現，業務員要為自己的行為承擔一定責任。對於公司的客戶，業務員要遵從公司的分配。業務員有義務提供客戶信息，以供公司備案;同時，公司也有義務為各個業務員的客戶進行保密，以免造成業務員之間的矛盾。