7．閉幕詞。閉幕詞的基本格式是：開頭，用一段簡短的文字，說明會議在什麼情況下圓滿結束；主體，對會議情況作簡要概述與評價，重點闡述大會解決的重要問題、主要收穫及其意義；結尾，提出要求和希望，發出號召，並鄭重宣布大會勝利閉幕。擬寫閉幕詞，應做到結構嚴謹，過渡自然，語言簡潔，富有鼓動性和號召力。
三、報告稿擬寫的一般程式
報告稿擬寫是一個由多種層次的工作人員共同參與的工作過程。受報告稿形成規律的制約，這一工作過程由若干密切相關、緊密互連的具體工作步驟構成。每一工作步驟都具有特定的具體內容和特定的功能。這些工作步驟的總體，就是報告稿擬寫的一般程式。擬稿人正確認識並認真遵循這一程式，是提高報告質量並使其產生最大的效用所必需的。報告稿寫作的一般程式分為：準備、占有材料、確立主題、擬寫提綱、草擬報告稿、修改報告稿、審定報告稿七個階段。
（一）準備：明確報告稿的目的與要求
報告稿目的與要求不僅決定著主題的確立、材料的取捨，而且決定著表達方式的確定與文體的選擇。離開了目的與要求，主題的確立，材料的取捨就失去了依據；表達方式與文種的選擇也失去了意義；報告稿自身也就喪失了存在的價值。目的與要求要用簡練而明確的語言在報告稿中直接加以表達，明確目的與要求，不僅僅要求撰稿人對這些目的和要求心領神會，同時，還包括對其進行系統、周密的整理，以備“言傳”。
（二）占有材料
所謂占有材料，就是指擬稿人根據擬寫報告稿的目的與需要，從各個方面蒐集、攝取，最後寫入報告稿中的一系列事實現象或理論依據。
材料在報告稿擬寫中占有重要地位。材料是確立主題的基礎，同時又是在報告稿中表現主題的支柱，一些主要旨在反映客觀實際情況的報告稿絕大部分乃至全部內容就是由經過系統整理的材料構成的。
作為一種思想或觀念的報告稿，其主題是由單位、部門領導授意給擬稿人的，但它的形成需要一個對客觀事實或有關理論觀點做出概括加工的過程，而擬稿人對領導授意的正確理解和進一步確定化，也必須以充分了解有關事實或理論觀點作為前提條件。在這個意義上，材料是確立主題的基礎，失去這個基礎就不會有主題的確立，至少主題的合理性、正確性和有效性可能會失去保障。占有材料就是指擬稿人在廣泛收集材料的基礎上，經過認真的篩選，獲得有用材料的過程。因此，收集材料是充分占有材料的基礎，收集材料，要力求“多得”。所謂“多得”，就是在收集材料過程中，對各種類型的材料要全面蒐集，即要：
不分古今。既要歷史材料，又要現實材料。因為前者可供了解事物的來龍去脈，有助於把握事物發展規律和線索；後者則對解決眼前問題有直接針對性或直接套用性。
不分正反。既要正面材料，又要反面材料。因為前者有助於從正面說明情況，講清道理，以先進經驗、典型事例指導工作；後者則是克服偏離正確方向，採取有效控制措施的根據。
不分粗細。既要概括的、反映全面的材料，又要具體的、反映局部甚至是細節的材料。因為這兩部分相輔相成，最便於使人們認識事物的全貌。
要想做到“多得”，必須掌握材料的來源。
報告稿擬寫所需要材料的來源是多方面的。一是保存在機關檔案室、檔案室、情報資料室、圖書室等部門的有關檔案、檔案、圖書、報刊、情報資料等；二是擬稿人親自動手經有目的、有計畫、有針對性的實際調查獲得的第一手調查研究資料。其中，來自第一方面的材料量最大，範圍最廣，種類最多，但可靠程度不盡相同，有些只有參考價值。來自第二方面的材料，量不大，範圍特定，但可靠性強，針對性也較強。在實際收集材料的過程中，應充分綜合利用這些材料來源，不可偏廢。
要對材料進行篩選。對收集來的各種材料進行辨別，選取其中可供使用的部分。篩選材料的主要原則是服從擬寫報告稿目的和表現主題的需要。與報告稿目的和表現主題有關，並能有力地說明、突出主題者，就要保留；相反，和報告稿目的、表現主題無關，無助於說明、突出主題的，就要捨去。經過篩選被選取的材料還應具有真實準確性、典型性和現實有效性。
要把握材料的真實性、準確性。材料本身是對確有其事的事實現象和理論依據確鑿的反映，不容許有虛假的成分，因為報告稿中的材料常成為聽報告者開展工作活動、處理具體事物的依據，稍有虛假，輕則使報告稿失去說服力，使聽報告者不能正確理解報告主題，重則會直接導致工作失誤乃至失敗。
要掌握鑑別材料的科學方法。如分析法，可以通過對材料中的有關情況及其敘述方法進行邏輯分析，從有違矛盾律（前後自相矛盾）、有悖情理和對關鍵部分籠統含糊的表述中發現問題。對比法也能在對反映同一情況的多種材料的對比中找出疑點。當然，通過親自調查去核實材料中的記載，更是辨別真偽的有效途徑。在實際鑑別工作中，分析、對比、調查等方法往往需要結合運用。
要注意材料的典型性。典型，是指材料能深刻反映事物本質，具有廣泛的代表性，不是個別的、偶然的“表象”，而是一般的、必然的，具有典型意義的“真相”。否則即便材料是真實的，也沒有使用價值。因為，報告稿所涉及的大都是社會事物，而社會事物往往是極其複雜的，其表現形式也是多方面的。要從這些表現中抽取一些片斷作為事物某一性質的例證，是不困難的，但如果這些片斷不代表事物的本質，不具有廣泛代表性時，它不僅沒有真正的說服力，相反會使人們迷惑不解，甚至會使客群誤入歧途，將偶然、個別的“表象”當作事物的本質。如果據此事制定政策，難免會使工作歸於失敗。
要注意材料的現實有效性。材料本身應對說明、解決現實問題有實際意義，以增強報告稿的說服力。時過境遷的“陳穀子”“爛芝麻”既難以激起人們的興趣去思考，又無助於從中得出有力的結論。其結果只能是正確的主題得不到有效表現，問題的解決也自然受到妨礙。
（三）確立主題
報告稿的主題是指報告稿所要表達的主要問題和報告人的主張。主題就是報告稿的中心，處於支配地位。內容的安排、材料的選取、語言的運用都必須服從主題表現的需要。沒有主題或主題得不到鮮明正確的表現，這樣的報告稿是沒有效用的一紙空文。
報告稿的主題與一般文學作品的主題不盡相同。首先，文學作品的主題是隱含於作品內容中的中心思想或基本觀點，而報告稿的主題則是明白顯露直接表達出的情況、問題和作者的主張。其次，文學作品的主題的形成需要有一個“提煉”過程，即撰稿人從豐富、實際的大量材料中，“造出”或“引出”其中固有的正確“結論”，但報告稿的主題通常不是擬稿人個人提煉出來的，而是由對問題的處理已形成意見的單位、部門領導授意的。不管主題是經調查研究、分析綜合，從事實中“引出”的，還是法律、法規所規定的，報告稿的主題必需經過對工作負有法定職責的領導認可並直接或間接授意。
在確立主題的過程中，擬稿人需要將單位部門領導者的“授意”，化原則為具體，化分散為集中，化含糊為精確，化紛論為條理，化隱含為顯露，化疏漏為嚴密。保證主題有切實的針對性，符合實際，有助於解決實際的工作問題，並便於聽報告者正確理解和有效執行。
1、報告稿擬寫中確立主題的特殊性。
從主題的產生看，它更強調“意在筆先”。儘管報告稿主題的形成和其他文體主題的形成一樣，都是客觀現實生活的反映，都是從材料中提煉出來的，都要經過一個萌發、形成、提煉、深化的複雜過程，但它不如其他主題的確立那樣自由、靈活，不完全而且大多不是擬稿人的有感而發，它必須受領導思想的制約，有較強的客體意識。在這種情況下，擬稿人常常要根據事先擬定的主旨即寫作意圖和中心思想來組織材料。
從主題形成的過程來看，多數醞釀時間比較短，短的報告稿尤其如此。
從主題的製作方面來看，它常常是集體智慧的結晶，是民眾思維的結果，是領導、上級意圖、社會生活實際等多方面因素的融合。
2、對報告稿主題的要求。
報告稿的主題必須做到正確、鮮明、集中。
正確：主題必須符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規，必須符合客觀實際情況，能反映出客觀事物的本質規律，對工作起到積極指導作用，經得起實踐的檢驗。如果主題錯誤，就會給工作帶來損失。而要做到主題正確，就要吃透上下兩頭，掌握實際情況。
鮮明：主題必須十分明確而毫不含糊，贊成什麼、反對什麼、提倡什麼、禁止什麼、肯定什麼、否定什麼，都要非常明白地表述和交待。這正如劉熙載所說的：“凡做一篇文，其用意俱要可以一言以蔽之。”要做到鮮明，第一，主旨要有針對性地回答現實生活和實際工作中需要解決的問題，對症下藥，有的放矢，不能只是籠統地講一般性的原則，說不著邊際的套話，大而無當；也不能遇事繞道走，環顧左右而言它，不接觸實際問題。第二，主題要清晰明確，對其內容的解釋必須是惟一的而不是模稜兩可的，表達主題的語言必須是確定的而不是模糊的，否則會使人不得要領，無所適從。第三，主題要有完整性。報告稿是為了提出問題、分析問題、解決問題的，主題不能只提出問題而不解決問題，不能“話到嘴邊留半句”，含而不露，言已完而意未盡，讓聽報告者去揣度。
集中：報告稿一般要求內容集中，其主題更要集中，不可多中心，“意多亂文”。只有主題集中，報告稿才能寫得深刻，重點才會更突出、鮮明，才更容易被對方理解，有關事項也更便於處理，有關規定要便於執行。面面俱到，主次不分，就會影響報告稿的表達效果及其實際執行效果。要做到集中，第一，要目標始終如一，不能下筆千言，離題萬里；第二，要注意在內容完整的基礎上集中，要統觀全局，高層次確立主題。
3、報告稿主題的表現。一是題目明旨。在報告稿題目中概括點明文章主旨。以極簡練的詞語概括指出了報告稿主題。十七大報告題目即是。二是開門明旨。這是主要方式，正文開頭一段中標出主題句，使讀者一目了然。三是篇末點題。在報告稿結尾一語道破，開頭揭示文章內容重點及方向，結尾亮底，點明主題。四是片言居要。在報告稿中間內容重大轉折之處揭示主題，同時起到承上啟下的過渡聯繫作用。五是一線貫通。主題分散於報告稿各個部分的小標題、小觀點中，起到穿針引線的作用。
（四）擬寫提綱
提綱是報告稿結構的藍圖,有了提綱就可以將結構安排的結果“固定”下來，在擬寫報告稿時就能有所遵循，做到胸有成竹，順理成章，不僅能節省時間，而且能避免“十步九回頭”，避免出現“閒筆”和思路上的紊亂，保證報告稿思路順暢，結構嚴謹。為此，擬稿人在撰寫報告稿時，除篇幅很短、結構非常簡單的可以用打“腹稿”形式確定結構安排的結果外，大多數情況下都需要將結構安排見諸文字，擬制出提綱。
根據報告稿篇幅長短、結構繁簡、內容多寡的不同，提綱可粗可細。粗的可以只描述總體輪廓，擬出報告稿標題，確定總的要素構成並排列次序；細的則還應將如下一些部分也包括其中，如：怎樣劃分段落，怎樣過渡，怎樣照應，怎樣開頭和結尾，在哪裡使用哪些具體材料，哪些地方需詳盡些，哪些地方應概略些，報告目的和要求以及主題應在哪裡點明或再次強調等。
在擬寫提綱的過程中，應高度重視對報告稿標題的撰擬。因為標題不僅是報告稿的名稱，而且是“綱”中之“綱”，它往往直接揭示報告稿的主題，也可以直接或間接反映報告的目的或要求。擬寫提綱時，不重視標題，不對其結構完整與否、貼切與否、詳略得當與否、準確與否作出認真的審定，往往是形成報告稿離題、離題甚至失效或降低效用的原因之一。為此，擬寫標題時必須注意：一是結構要完整。二是語意要確切。三是文字應簡練、醒目。
（五）草擬報告稿（略）
提綱完成之後，要送領導審定，經同意後就可以按其所規定的內容和次序，草擬報告稿了。