（六）修改核查報告稿
修改潤色是報告稿擬寫過程中一個十分重要的環節，因為擬稿人在寫作過程中考慮不周、有所疏漏，總是難免的。正是從這個意義上，有人講，好報告稿幾乎都是反反覆覆“改”出來的，而不是“寫”出來的。
報告稿需要作反覆的修改，因為修改對提高報告稿的質量有重要影響。修改工作實際上是打磨報告稿質量的創造性活動。在實踐中，即使是篇幅簡短的報告稿，由擬稿人一揮而就，就不做任何增、刪、改、調是不多見的。原因很簡單，報告稿中一字一句所能產生的實際效用，需要擬稿人精益求精，不能有一點一滴的疏漏，否則就有可能產生與報告者願望完全相反的嚴重後果。同時，報告稿與一般文章不同，寫一般文章是作者表達自己的意志願望，撰擬報告稿則是在代單位、部門表達意志願望，不僅有一個“詞能達意”的問題，同時，還有一個“意（自己的理解及建立在這種理解基礎上表達出來的意願）能達意（單位的真正意願）”的問題。因此，報告稿更容易出現疏漏，比一般文章更需要修改，修改的量及難度也更大。實際上，許多報告稿要經過幾次、十幾次甚至幾十次反覆的認真修改。
報告稿的修改，往往是一種集體行為。不僅擬稿人要參加，而且與之有關的單位、部門負責人以及其他工作人員，甚至下屬單位的有關人員都要參與其間。而且報告稿越重要，涉及面越寬，參加修改的人員成分越具多樣性，人數也越多。集體修改的具體形式，一種是由大家依次分別提出書面修改意見；一種是集體討論，共同對報告稿作全面核查，找出錯漏，加以修訂補充。在對重要報告稿的修改實踐中，這兩種形式往往是交替使用的。
修改中，要堅持全面核查的原則。就是要以國家法律、法規（包括公文寫作與處理方面的）、政策規定以及領導的“授意”和通用的語言規則為依據，逐字逐句地對報告稿作認真細緻的檢查衡量，找出從內容（主題、目的要求、對事實情況的反映、主張、數據等）到形式（文體、結構、格式、語言表達等）中的所有疏漏。核查的重點主要在：主題是否正確；對事實的反映是否客觀真切；主張是否合法；政策界限是否清楚；措施是否落實，是否切實可行；與上級、平級單位、部門，自己單位、部門的其他規定，以及上下文之間是否存在矛盾牴觸；報告目的、報告要求是否明確；結構是否完整、嚴謹；格式是否正確、合乎規範；材料的運用是否合理、其詳略是否得當；語句是否通順、簡練、嚴密，是否符合語法邏輯等。
對於核查中發現的問題要依次以增、刪、改、調等方式，糾正或彌補。
“增”就是增加、補充。報告稿內容、形式中的一切殘缺、間隙、遺漏均須增補。如增補主張，使之完善可行；增補材料使報告稿更具說服力；增補字句，使文句更加嚴謹周密，合乎語法邏輯；增補要素使報告稿結構更加完整。
“刪”，就是抹去。凡不合需要，無助於報告目的、要求的材料、主張、文句都在刪除之列。如與主題無關的多餘的材料、超越職權範圍的主張、可有可無的字詞句或段落等等。有時限於篇幅，還要“割愛”。
“改”，就是變更。報告稿中一切不正確、不嚴謹、不全面、不貼切的地方，都需要變更為正確的、嚴謹的、妥帖的說法。
“調”，就是調整。即在既有內容與形式範圍內所作的調節。如調整正文各要素的排序，調換字、詞、句的位置等。
在核查並糾正、彌補了各種錯漏之後，還需要從進一步提高表達效果的角度，對報告稿加以完善。如進一步充實內容，調整正文的結構，對文字做更深入精細的推敲、錘鍊等，達到“錦上添花”、使報告稿能產生更大的效用的目的。
在修改文稿過程中應注意如下幾個問題：
首先，由於修改活動常為一種集體行為，因此，也常會產生不盡相同甚至完全不同的修改意見。這時，若為重大分歧，應以集體決議為最終修改依據；若為一般性分歧，可請主管領導定奪。
其次，擬稿人在修改文稿過程中應正確使用各種修改符號。
最後，修改後的報告稿文面必須整潔，符合報告稿書寫規範的要求。
（七）審定報告稿
報告稿的審定一般送交單位、部門或組織的負責人。從一定意義上說，它是修改工作的延續。
四、會議報告寫作的注意事項
（一）要吃透兩頭。即吃透上頭，摸清下頭。“吃透上頭”就是要深刻領會黨和政府的方針、政策和上級的指示。這是基層單位工作的指導思想和基本依據。要寫出有思想性、理論性，對本部門、本單位有指導意義的報告，必須反覆學習、理解消化上級的指導示精神。上級的指示，尤其是中央、省、市黨和政府部門的指示，更帶有普遍的指導意義。只有把中央或上級的指示與本部門、本單位的實際情況結合起來，才能提出貫徹執行指示精神的具體意見和方法。“摸清下頭”就是深入基層，調查研究，全面具體地掌握情況。領導幹部作報告、講話的原材料來自廣大民眾的實踐。對自己周圍的工作情況，民眾的呼聲和要求及現實生活中出現的新情況、新問題，及時地調查、分析，這是提高報告稿質量的基礎性工作。一篇帶有指導性的會議報告，總的是要提出問題、分析問題、解決問題，這就要求擬稿者要親自下去了解有關問題，掌握基層的實際情況，然後把得到的原材料，經過領導機構的集體討論和自己的認真分析，按照上級解決這些問題的指示精神，形成系統的條理性的意見。在此基礎上才能動手起草會議報告。
（二）要實事求是。報告中無論是對過去工作的概括總結，還是提出今後要完成的任務，都要堅持實事求是的原則。對成績不誇大，不遺漏，不無中生有，對缺點不掩蓋。提出的措施、辦法，要切實可行。
（三）要有針對性。會議報告是講給聽眾聽的，因此，起草報告，首先要明確報告的內容，了解聽眾的情況。尤其要了解聽眾的思想狀況、文化水平、職業特點，了解他們的心理、願望和要求，以便決定講什麼內容，怎樣講，從而做到有的放矢，解決實際問題。
（四）要重點突出。報告的觀點要鮮明，重點要突出，以便聽眾把握報告的要領，給他們留下鮮明深刻的印象。
（五）要闡述深刻。作報告，要做到充分地說明主旨，就必須從理論和事實的有機結合上分析論證，深刻闡述。理論論證，一是引用，二是分析。引用：是根據論證的需要，引用馬克思主義的經典言論、黨和國家主要領導人的講話、黨和國家的有關方針政策，使報告主旨建立在馬克思主義基本原理和黨的方針政策的基礎上。引用要精，更重要的是要有自己的理論分析，運用馬克思主義的基本觀點和黨的方針政策，直接回答現實中出現的新問題，從而推動全面建設小康社會的不斷發展。另外，會議報告的性質，決定了它除了必要的理論闡述外，還必須以大量的典型事例、統計數字作例證，增強報告的說服力。這就要求選例必須真實典型，富於雄辯性。分析：就是利用理論觀點、事實材料等圍繞報告者所提觀點、意見進行由外到內、由表及里、由現象到本質、由感性到理性的有理、有利、有節的分析說理。
（六）要條理清楚。會議報告正文大多採用小標題式、序碼排列式或以段分層式結構，體現出清晰的條理。這樣，既能突出報告的內容要點，又便於聽眾抓住報告要領。這就要求報告的各層之間，要有嚴密的邏輯性。這種嚴密的邏輯性，主要表現在三個方面：（1）各層意思不能重複。報告正文一般都有多個層次，每個層次都有相對的獨立性，絕不能上個層次的意思與下個層次的意思基本相同或部分相同。（2）各層意思不能矛盾。各層意思都應是在中心論點統帥下的不同層面，每個層面都應是從某方面說明中心論點的，不允許與中心論點相牴觸。（3）各層意思逐步深化。每一層意思都是前一層意思的深入，表現出一種由分析到綜合、由現象到本質、由淺層到深層的邏輯推進。
（七）要傾注感情。會議報告要靠生動形象的語言，真摯深厚的感情，才能吸引聽眾，感染聽眾，才具有鼓動性。因此，會議報告要把敘事、說理、議論和抒情有機地結合起來。語言要力求口語化、大眾化，既樸實無華，又生動形象。對整篇報告來說，往往既有概括簡要的情況敘述，又有精闢深刻的議論說明；既有冷靜中肯的理性分析，又有飽含激情的鼓動激勵。這樣，才能使聽眾聽完報告後，既明白了事理，又受到了感奮，從面增強信心和力量。
五、報告稿擬寫常見的問題
（一）篇幅冗長
1．長篇大論，言之無物。有的報告長達四五萬字，文中套話連篇。談工作，只講大道理，不講實際情況；講問題，只談原則話，不談要害處；講下步工作安排，只喊口號，缺乏具體措施。有的工作情況報告雖然文字不長，但是空話、套話成串，文中的話今年可以用，明年講也不過時，讀了以後清湯寡味。
2．語言繁瑣，拖泥帶水。雖然文中有些實際內容，但是一半的篇幅是羅列事實和數字，聽了看了令人頭昏腦脹。報告的語言囉嗦、乏味，套話來回說，情況反覆講，生怕遺漏。文中的事實和數字舉例，從省、市、縣到鄉、村、戶，層層都有，面面俱到。這種情況在一些綜合性工作報告和年終工作報告中經常出現。
3．畫蛇添足，浪費筆墨。例如，某單位的一份報告長達2500多字。報告中真正有用的話不過700字，其餘全是多餘的話。這類現象雖不多見，但是不加以克服，很容易帶壞文風。
（二）內容粗糙
1．內容重複。這種現象在報告中時有出現，在一份報告裡相同內容前後重複出現。
2．照抄照轉。有的領導機關和業務部門在貫徹上級的方針、政策、法律、法令時，不從本地區、本部門的實際情況出發，不進行認真的調查研究，就動手寫報告。肚裡無貨而又急於求成，只好照抄照轉。有的擬稿人成條成段地抄錄上級檔案，甚至連上級檔案中的舉例也原封不動地抄錄，一篇8000字的報告，只有千把字是自己的話；有的邊抄邊主觀臆造，撰寫的報告稿還不如上級檔案具體可行。更為嚴重的是，有的抄錄上級檔案斷章取義、曲解原意，造成報告內容支離破碎，損害了報告的嚴肅性和權威性。這種照抄照轉上級檔案的現象是比較嚴重的。其原因主要是：一是認識模糊，水平有限。有的擬稿人錯誤地認為，抄錄上級檔案比較保險，不會犯錯誤；還有的擬稿人本想來點獨到見解，創造性地貫徹上級指示，但由於水平有限，想不出新點子好主意，寧可照抄照轉檔案。二是作風懶惰，敷衍塞責。有的擬稿人思想疆化，作風懶惰，不動腦，圖省力，怕艱苦，但又要完成任務，於是只好東抄西摘，對付一下了事。三是緊跟形勢，虛以應付。
例如上級發來了重要通知，或要求學習重要檔案和講話，或要求開展某項工作，如果本單位、部門沒有個態度，怕不好交待。為了緊跟形勢，便匆忙上陣，虛晃一槍，照抄照轉，應付了事。如若有人問及，也好說話。實踐證明，不管出於什麼原因，照抄照轉是一種消極怠工。如果貫徹上級指示的報告稿沒有自己單位、部門的特點和見解，寧可不作報告，認真地按照上級的指示精神辦事就可以了。如果一時拿不出具體的貫徹意見，可以抓緊時間進行調查研究，在摸清情況的基礎上，從實際出發，提出有針對性的貫徹意見再作報告，決不能照抄照轉。
3．政策矛盾。有的領導機關所屬的一些業務職能部門，由於不了解其他部門的政策規定和業務情況，輕易地在報告中曲解政策，結果造成政出多門，政策矛盾，使下級單位難以執行。政策上的矛盾，不僅影響了基層的工作，而且造成了單位、部門之間的矛盾。
4．缺乏針對性。沒有新東西，政策不明確，措施不具體，滿篇官話，冠冕堂皇，令人看了生厭，民眾把這種公文叫做“官樣文章”。請看下面這段話：“六、改進作風，狠抓各項工作的落實。二季度工作任務很重。各級領導要努力從文山會海和瑣碎事物中解脫出來，走出會議室、辦公室。深入基層，深入民眾，調查研究，解決問題，少說空話，多辦實事，在抓早、抓緊、抓實上下功夫，真正抓出成效來。”這些話寫在報告裡只能流於形式。
5．觀點模糊。有的報告主題思想不明確，觀點不鮮明，敘述情況若明若暗，分析問題含含糊糊，態度不明，政策界限不清，模稜兩可，無法貫徹執行。
6．層次不清。主要表現為三種情況：一是條款混亂，眉目不清。如有的報告稿大小條款前後位置顛倒，沒有次序；有的條目標號重複、寫法不一，在同一層次里，阿拉伯數字和漢字標號同時出現；還有的公文內容缺條少項。二是段落散亂，互不銜接。