改革開放以來，調查隊系統電子化建設得到了快速發展，但同時也給我們管理上帶來了一些問題，如檔案電子化建設至今還是一項空白，需引起各級調查隊領導的高度重視，並採取切實可行的措施加以解決。筆者對此問題進行了實地調查研究，在此談談自己的一些粗淺看法。
一、調查隊檔案電子化建設的必要性
所謂調查隊檔案電子化，是指各級調查隊在工作中，以數字形式記錄於磁帶、磁碟、光碟等載體，依賴計算機系統閱讀、處理並可在通訊網路上傳輸的各種數據、檔案、資料，通過整理並直接形成有價值的歷史記錄。它具有存儲量大，涉及內容廣，信息傳遞速度快、傳遞形式多樣化的特點。它是現代社會信息化檔案的重要組成部分，亦是現階段各級調查隊辦公自動化系統建立的起點和基礎。搞好電子化檔案建設不僅能提高辦公自動化建設水平，也能促進整個調查隊工作效率和管理效率的提高。因此，加快調查隊檔案電子化建設已是當務之急，必須引起各級調查隊領導的重視。
二、調查隊檔案電子化建設的現狀及問題
近年來，隨著調查隊系統內聯網、互連網的開發使用，提高了辦公效率，節約了人力、物力和財力。但是，對電子檔案資料和調查數據的管理歸檔工作卻落後於電子化的發展及普及速度，仍停留在紙質檔案歸檔和自行的電子備份，在管理上仍沒有效的辦法。主要有以下五個方面的問題需要關註：
1、電子文檔處理軟、硬體難統一。當前我國it行業競爭加劇，不同載體、格式、設備環境的新產品層出不窮，為使用者提供了更多的選擇餘地。而對需要長期保存的電子檔案來說，在不同機型、軟體、硬體等環境下，通用性差，彼此之間不兼容，在資源共享和公共檢索等方面表現出明顯的局限性。加之計算機更新換代快，對於需要長期歸檔保存的電子數據來說，設備依賴性造成的問題會更加突出。如十年前的5寸軟碟出現保管完好的電子檔案找不到讀取設備的問題。
2、軟體、數據歸檔難成體系。目前，調查隊系統各項業務都實行了電算化、網路化傳輸管理，由於業務軟體升級頻繁，且在安裝使用之前，都會配發系統軟體、軟體程式及其全套資料，給歸檔管理帶來了較多困難。表現突出的問題：一是系統升級程式、補丁程式直接升級安裝，沒有留下程式檔案，使原始程式與後來程式脫節；二是業務人員經常輪崗，不同人員在不同時期參加程式使用或者升級培訓後，未進行集中統一管理；三是由於業務軟體資料庫檔案所占用的磁碟空間大，用一般軟碟難以進行保存，從而使業務軟體和業務數據的歸檔管理不成體系。
3、電子檔案資料歸檔管理滯後。一方面，由於現有的辦公自動化系統中，電子數據資料的制發、使用與檔案管理是分開進行的，電子檔案的收集整理工作是在電子檔案資料的產生之後進行的，導致電子檔案資料的歸檔工作滯後於產生傳播速度；另一方面由於目前調查隊系統的數據資料大多在通過電子文書傳播的同時，為了增強文書的真實性，仍然列印成紙質的作為執行依據，形成紙質數據資料版本與電子版本同時並存的現象。
4、電子檔案資料容易被刪改。檔案只有具備原始性和真實性，才能具有法律意義上的憑證作用。對於調查隊業部門的調查數據、調研報告、人事檔案、財務檔案等統計資料來說，電子數據的真實性涉及到國家的巨觀調控、經濟預測、領導決策的重要參考依據，必須十分真實。而電子檔案資料的易刪改性使信息資料面臨著被隨意改動、刪除和剪接的可能性，容易造成信息失真，又不會留下任何痕跡。