5、檔案設備和人員素質均有差距。由於電子檔案資料的存儲介質如軟碟、光碟屬於高分子化合物，易受外界環境變化的干擾，磁場、雷電、周圍環境溫度、濕度改變等各種自然現象都可能對電子檔案資料造成不良影響，破壞介質上的信息。目前，調查隊系統有檔案室的隊極少數，基本上是數據、檔案檔案在各科室自行保管，使用的檔案設備與電子檔案所需標準相差甚遠，容易導致電子檔案破壞。與此同時，在電子檔案的管理上，既不是傳統的檔案管理人員能夠勝任，也不是科技人員可以替代，它需要管理人員既具備檔案管理的基礎知識，熟練掌握檔案工作的基本原則和方法，又要熟練掌握電子計算機技術、數字通信技術等。
三、調查隊檔案電子化建設的對策
面對電子化的飛速發展和普及，各級調查隊領導應以高度的責任感和使命感努力解決電子化檔案建設工作中的實際問題，為未來檔案工作電子化、信息化的發展奠定堅實的基礎。
一要採用先進技術，確保歸檔電子檔案真實性。對電子檔案的制發，建議由其上級部門設計出專用程式進行管理，使檔案從草擬、審閱到領導簽發，都建立一套完整的可控制系統，建立加密的機內操作日誌，監督系統操作。這樣既能保證電子檔案的真實性，又可使檔案資料形成過程真實記錄下來，展現出歷史原貌。在日常工作中應給不同的使用人員賦予不同的操作許可權，防止越權使用。
二要加強部門之間協調配合，確保檔案資料收集完整性。調查隊各部門要根據不同業務特點，對各類電子檔案格式進行統一要求，這樣既方便信息的匯聚接收，又利於電子檔案資料的歸檔管理，還能保證數據的可靠性和通用性。特別是內部之間要加強配合，對自身產生的電子檔案資料儘可能地轉換成歸檔所需格式，如word、excel檔案格式。此外，由科技人員協助負責將日常工作中形成的具有保存價值的電子檔案資料歸檔，解決信息存儲載體分離，脫機保管信息，無疑是最佳歸檔途徑之一，進而提高電子檔案的完整性。
三要不斷完善檔案信息採集功能，達到完整統一要求。檔案管理人員應該積極參與辦公自動化系統的設計套用，根據檔案管理的要求提出相應的設計要求，以便於檔案信息的採集整理。同時，對於檔案重要組成部分的機關檔案管理系統設計時，力求使檔案資料的形成制發與分類歸檔同步進行，讓系統根據事先擬定的歸檔範圍將有價值的檔案自動備份保存下來，避免重複勞動帶來的資源浪費。與此同時，對業務軟體的補丁、升級程式，操作人員要及時向檔案人員報備，及時進行歸檔和管理，以避免工作人員崗位流動帶來的信息轉移丟失。
四要注重做好電子檔案安全防護工作，實現電子檔案安全性。目前調查隊系統的內聯網與網際網路雖實行了物理隔離，但部分員工從網際網路上下載的資料中可能藏有各類病毒，造成危害。對此，一方面科技部門和信息管理部門要加強計算機安全管理，經常檢查，密切監控，定期發布病毒預警公告，防範網際網路病毒在內聯網上惡意漫延傳播；另一方面檔案人員在進行電子檔案資料歸檔鑑定工作時，要認真進行查毒、防毒，通過檢測處理後方可歸檔保存。
五要搞好庫房建設，切實提高人員素質。在電子檔案管理工作中應特別注意選用質量好、可靠性高的存貯介質，以延長存儲時間。對存放在存貯介質上的電子檔案資料應寫好保護，存放在防潮、防熱、防塵、防磁的場所，對需要永久、長期保存的電子檔案資料，要制定嚴格的定期複製管理制度，轉換載體，以防止信息的丟失。出於風險防範的目的，電子檔案一般要採用雙備份制，在檔案庫房和計算機中心各存放一套，確保不受到損壞、數據丟失或單方面修改數據。與此同時，還要全力抓好業務培訓，加強對電子檔案製作和檔案管理人員的技術培訓，提高從業人員的素質和責任心，擔負起電子檔案資料歸檔工作的重任。
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