幹部檔案管理工作是黨和國家幹部工作不可缺少的一個重要組成部份，是做好乾部工作的基本條件之一，幹部檔案管理工作的好壞直接影響到幹部工作的效率和質量，涉及到每個幹部的切身利益。為了更好管理幹部檔案，為幹部工作服好務，今年，我局就我縣人事檔案管理的現狀及存在的問題進行了深入的調研，並就此提出了解決問題的思路及對策。
一、我縣人事檔案管理的基本現狀及沿革
1、我縣行政事業單位職工16917人、退休職工7180人，管有幹部、職工、退休職工等檔案24097卷，分別由20個管檔單位管理，多的單位有1萬多卷，少的只有幾十卷。
2、我縣幹部檔案管理主體的沿革
隨著我國各項改革的不斷深入，隨之進行的人事管理制度和用人制度的改革，也相應給我縣幹部檔案管理工作帶來了新的變化，即由原來組織、人事、勞動部門相對集中管理下放到組織、人事、委口管理，到1998年委口管理的檔案又下放到各主管局管理。現我縣縣直機關有組織部，人事、勞動、農業、林業、水務、畜牧、交通、公安、財政、教育、衛生、文體、城建、蠶桑局等20個單位管有人事檔案。
二、人事檔案管理目前存在的主要問題及原因
近幾年來，由於機構編制和用人制度的改革，單位管檔人員變動頻繁，出現了忽視人事檔案管理現象，影響了幹部管理工作，從調查中我們發現目前主要存在以下問題：
1、硬體設施解決落實差。對幹部檔案管理必備的條件解決落實差，個別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“六防”設備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀、個別單位的檔案夾都被蟲蛀多處小孔，影響檔案的美觀整潔、完整，有的管檔單位必備的切刀、統一的檔案夾，都無法購置齊備。
2、材料收集不便，缺損嚴重。由於鄉鎮事業單位機構改革，管理體制發生了變化，實行了鄉鎮政府和主管部門的雙重管理，推行人員競爭上崗後，部分人員變動了工作崗位，檔案沒有及時轉遞，幹部檔案材料收集整理歸檔不及時。有個別單位從97年幹部檔案下放到主管局管後，一直未按全國統一標準整理，材料多年未歸檔，造成檔案材料不齊不全。在這次調研中，我們在抽查的841份檔案中，發現有438人差檔案材料，占抽查總數的50%以上。其中：差入黨材料的208人，占24.7%；差學歷材料的99人，占11.8%；差履歷表的38人，占4.5%；差年度考核表的93人，占11%。在xx年新錄用的60名國家公務員中，有55名黨員，就有52人檔案中沒有入黨材料，占94.5%。據統計，我縣檔案材料不齊不全，特別是入黨材料、年度考核、工資變動材料差缺率幾乎達40%以上。
3、管檔人員業務不熟、檔案管理制度執行差。近幾年管檔人員工作變動頻繁，新手占70%，加之各級管檔部門沒有組織專業知識培訓，業務不熟，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，難以適應幹部檔案管理工作。個別管理人員在接、轉調出、轉入、工資、退休時需要查檔案時不嚴格履行手續按規定辦事，部門與管檔單位協調不夠，各做各的，需要用檔案時，為了各自方便，不到管檔單位查閱檔案，叫本人自己提，造成在接轉檔案時不密封，借出半月、1月甚至有長達10個月不歸還的，個別人鑽空子，抽取個人檔案材料造假、銷毀、塗改等，為自己謀利，嚴重影響了檔案的真實性。
三、我縣人事檔案管理的對策與思考