5、嚴格制度，推行責任追究制。為了避免檔案的丟失、改動，必須建立健全檔案工作管理制度和責任追究制度，嚴格手續，做到轉入、轉出、接收材料有登記，查閱、借閱檔案有登記，利用方便，提供準確，有效地制約造成幹部檔案泄密、塗改等人為因素。對人事檔案管理中出現問題的，實行責任追究。
（1）在查閱、借閱檔案時必須持單位證明，二人以上到管檔單位，經領導批准方可查（借）閱。
（2）部門協作，除特殊情況需查（借）閱幹部檔案的外，其它任何需要檔案的單位，必須到管檔單位查（借）閱，不得為自身工作的方便，將個人檔案叫本人借閱到用檔單位一月半月，給個別人有機可乘，偽造、銷毀、塗改檔案等，不準隨意複印幹部檔案材料。
（3）轉出、轉入幹部檔案必須密封，蓋好密封章方能轉出、轉入。各審查單位審查完後必須密封蓋章或再轉另一個單位。
6、收集幹部檔案材料是幹部檔案工作的基矗隨著政治經濟體制改革的不斷深化，幹部制度的改革、考察、考核、學歷、各種培訓、聘任、專業技術晉升等需要入檔的材料不斷增多，給幹部檔案材料的收集帶來了新的要求。特別是鄉鎮事業單位人員聘用制改革後，幹部管理許可權下放，事業單位人員工作崗位發生變化，檔案未隨著人員流動轉移等，也增大了收集材料的難度。建議：
（1）管檔人員必須及時向有關部門採取電話或一年一次上門催收與檔案有關的各種材料。
（2）各管委人事部門隨時收集材料及時交管檔部門，形成層層有人管，上下左右，縱橫相通的幹部檔案材料收集網路。
（3）認真整理，保證幹部檔案質量。要按檔案工作有關規定，實行全國統一標準整理裝訂，管好乾部檔案為合理流動人才服務，做到經常檢查，室內清潔衛生、防火、防潮、防蛀、防塵。