行政人事部文員在行政人事部經理領導下工作，對行政人事部經理負責。履行以下行政文員工作職責：
1.協助主管對人員的招聘。（按招聘流程）
2.新進人員的入廠和離職人員的出廠手續之辦理。
3.協助主管對新進人員的教育訓練之準備與後序工作之進行。
4.全廠人員檔案的建立與管制。（電腦化）
5.對試用人員之試工與考核調查。
6.負責全廠人事異動工作。（轉正/升職/調動/降職等手續之辦理）
7.全廠獎懲手續之辦理。
8.對各類資料進行簽收，整理並分類歸檔。（廠內程式檔案/內部聯絡/外部聯絡/會議資料/各類培訓資料/考勤資料/獎懲資料/人事異動資料等分類整理）
9.每日/月對全廠職員工的考勤工作。（每日/月之考勤日報表/每月人力流動統計表/請假、放假手續辦理/平時查卡、監卡/加班申請手續等）
10.月底對相關報表的整理並交於財務。
11.月底新工卡及飯卡的發放，月初對全廠職員工上月的工卡查核並及時交於財務室。
12.對全廠鑰匙之管理。
13.配合舍監對宿舍名單的修改和月底水電之統計。
14.職員工勞動契約／暫住證及各類保險之辦理。
15.完成主管臨時交付的任務
行政文員的主要工作是：
1、協助公司的各項規章制度和維護工作秩序；
2、負責公司員工的考勤管理；
3、負責公司全體員工的後勤保障工作，包括發放辦公用品、印製名片、辦理餐卡、定水、定票、複印、郵寄等事務；
4、負責接待來賓，接聽或轉接外部電話
5、負責與工作內容相關的各類檔案的歸檔管理；
6、負責例會的會議記錄等
7.完成上級安排的其他工作任務。
行任公司行政文員工作職責
一、接聽前台電話
1、前台任意一台電話機在鈴聲響起三聲之內接起電話，即使是你正在接聽一個電話。
2、做好前台電話的轉接工作，有人需要轉接到總經理辦公室、財務室時需要與總經理、財務相關人員溝通好後方可接入。
3、出現電話沒有辦法轉接或是需要聽電話的員工不在辦公室時及時留下顧客的電話與姓名，方便公司員工與他取得聯繫。
二、 接待好來公司拜訪的客戶
1、來公司上門維修的顧客先將顧客的維修機做一個初步檢查方可將機器交到維修員手中並告知此機器的詳細故障後維修員再進行詳細檢測，在維修員給顧客檢測時可以請顧客做下喝水或是介紹公司的相關新產品。
2、在接待上門下載客戶時做好客戶下載登記，多詢問顧客的使用情況及周圍朋友有無在使用同類產品，留下客戶的重要信息資料。
3、來公司洽談業務的客戶先讓客戶做下喝杯水再來通知此項目的相關負責人洽談相關業務。
4、一次性接待顧客三個以上時可以叫維修員幫忙接待上門維修客戶。
5、認真接待每一位顧客，做好公司的形象視窗。
三、及時處理與列印公司相關文檔資料
1、商場在辦理相關事項需要公司出示相關證明時及時列印。
2、公司有相關新品訂價與貨品調價時出示相關貨品價格通知。
3、公司有員工調動是及時出示調動通並及時更改公司的通訊錄。
4、每月9日、17日、25日、1日將公司商場部的電子報表與批條按照合理的格式通過印表機列印出來交給財務。
5、及時整理電腦中的文檔資料，合理歸檔。
四、 考勤的製作
1、文員在每日早晨做好考勤的嚴格把關。
2、每月月初將上個月的考勤用電子表格製作出來，在製作過程中注意請假、轉正人員及已滿周年人員的詳細標註。
五、人事處理
1、新員工在入職時一定要將入職書、個人擔保書及擔保人的身份證複印件一起存檔放入檔案庫中。
2、新員工在入職後要將新員工的員工檔案輸入電腦中的電子檔案之中。
3、所有員工離職均要辦理好公司的離職書並及時發放離職員工通知告之公司所有部門同事。
4、員工離職後均有一份離職書保存在公司檔案資料。
六、 後勤處理
1、為公司所有員工名片制定的確定與核實。
2、及時收取公司電子信箱的電子信件。
3、收理好送上公司的包裹。
4、公司日用品的採購。
5、報銷公司相關開支費用及公司的郵寄費用。
6、及時處理好客戶的投訴問題。
七、與維修部的緊密合作，及時收取維修費用並將維修費用上交到公司財務。
八、業務部客戶資料的入檔
1、每天早上到公司提醒業務員及時整理昨天的工作日記，在業務員整理完畢之後輸入到電腦電子檔案之中，分企業與客戶電子檔案兩份資料進行輸入。
2、業務員沒有及時填寫的要向他的上級反應要求及時補加功課。
九、協助倉庫整理一些新貨的入倉蓋章。
十、熟悉公司每一個品牌、每一個型號的下載工作。
人事文員的工作職責
協助主任做好日常管理工作。樹立為領導服務、其它部門服務的思想。
辦公室文員（會議、文書、印信、檔案、接待、宣傳欄、檔案報紙收發）工作職責：
1. 接聽、轉接電話；接待來訪人員。
2. 負責辦公室的文秘、信息、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。
3. 負責總經理辦公室的清潔衛生。
4. 做好會議紀要。
5. 負責公司公文、信件、郵件、報刊雜誌的分送。
6. 負責傳真件的收發工作。
7. 負責辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。
8. 做好公司宣傳專欄的組稿。
9. 按照公司印信管理規定，保管使用公章，並對其負責。
10. 做好公司食堂費用支出、流水帳登記，並對餐費做統計及餐費的收納、保管。
11. 每月環保報表的郵寄及社保的打表。
12. 接受其他臨時性工作。
13. 管理好員工人事檔案材料, 建立、完善員工人事檔案的管理，嚴格借檔手續。
14. 社會保險的投保、申領。
15. 統計每月考勤並交財務做帳，留底。
16. 管理辦公各種財產,合理使用並提高財產的使用效率,提倡節儉。
1、人事管理工作：招聘、辭退手續，人員培訓等。
2、人事事務處理，員工檔案編檔與管理有序化。
3、辦公室工作：文檔列印、收發傳真，日常考勤。
行政人事文員崗位職責
行政人事部文員在行政人事部經理領導下工作，對行政人事部經理負責。履行以下職責：
一、負責公司文印刷、檔案收發、資料整理、印章的使用和保管。
二、負責辦理員工的進廠、請假、調動、辭工離廠手續；員工檔案資料建立。
三、全面負責員工考勤工作。
四、負責員工的就醫和簡單醫療應急處理。
五、辦公、勞保、文化娛樂等用品的採購申請、質量驗收、發放、登記、管理。
六、外來客人的接待和服務。
七、外來電話、傳真的接聽（受）、記錄、傳達（送）。
八、複印機、傳真機的管理和使用。
九、公司內部其它事務性工作。
十、領導交辦的其它工作
一、執行辦公用品的採購、發放、管理
1、新員工入職時，由部門經理根據辦公用品實際需要，提出申請，向行政文員簽領取。其餘時間，員工急需領取辦公用品，必須簽，並寫清楚領用時間、項目、數量等。
2、員工離職時，部門經理應認真清點其辦公用品，併到行政部填寫移交清單並簽。
3、行政文員每月對辦公用品進行一次盤點，辦公用品採購原則上由各部門向行政部提出申請後統一採購，特殊物品採購由部門主管、副總同意後另行購買。
二、信件的收發、檔案資料打、複印，傳真管理
1、公司所有列印、複印文檔工作及信件、報刊收發管理工作由行政文員統一負責。收到信件資料由行政文員及時通知或遞送給收件人。對投遞錯誤的信件，退回或轉移。 發件時，由發件人填寫好資料，再由行政文員執行傳送。
2、行政文員妥善保管外部提供的檔案資料列印、複印或快遞的結賬單據，並負責核對單據
數量、金額，便於財務結算。
3、員工不得利用公司機器列印或傳真與工作無關的檔案，行政文員有權監管教育。
三、執行印製名片的聯繫、校稿與管理
1、公司名片格式統一化，由公司行政文員依據企業形象規劃並聯繫印刷業務。
2、需做名片的員工，先填寫名片印製申請單，經部門經理簽後交由行政文員負責辦理。
3、名片印製前需校稿，確認名片職務、部門是否相符，姓名、聯繫辦法等需確認無誤。自確認名片內容起，一周內，行政文員將做好的名片發放給名片印製申請者。
四、執行固定資產及低值易耗品的管理
1、負責對公司的固定資產進行盤點、登記。做到編好號、貼標碼、註明使用狀況、統計數量、並責任到具體員工。使用者離開本公司時，公司資產收歸行政部管理。對需要報廢的資產進行報廢登記處理。
2、行政文員根據盤點狀況，製作《公司固定資產使用情況登記表》，發給公司相關負責人。
3、行政文員負責對印表機、傳真機等其它辦公設備、設施的保養維護和聯繫維修工作。
五、執行書籍、檔案、資料的規範管理
1、公司所有書籍應編碼貼號、做好編目、分類存放、按順序排列整齊，及時更新登記表。
2、公司員工借書、領取檔案資料時，必須簽登記。應註明“日期、姓名、編號、項目名稱、數量、歸還日期、備註”等。
3、員工借書的限期不超過一個月，行政文員應提醒催還。員工離開公司時，應歸還所領檔案、資料給行政文員。書籍、資料被歸還時，行政文員應備註說明歸還日期。
六、執行公司證照、年檢及員工社保卡的申辦
1、公司變更或申請辦理分支機構，先準備辦理營業執照相關資料，然後到工商局領取營業執照登記申請表；營業執照申辦完畢後，持營業執照原件及公司法人代表身份證複印件辦理組織機構代碼證；組織機構代碼證辦理完畢後，準備相關資料辦理稅務登記證。
2、公司年檢一般從三月份開始，至六月底結束。可登錄“深圳市工商行政物價管理局”網站，了解當年度辦理年檢的需要的資料，先進行網上申請，再交實物資料到工商局辦年檢。
3、需辦理社保卡的員工，先提交“勞動保障局數碼照片回執”，行政部列印“制證清單”後，行政文員到社保局四樓交錢辦理。後憑社保局回執領取社保卡。
七、飲用水管理、訂餐、訂會議廳、訂房、訂票等
1、根據飲用水的飲用情況，及時負責公司飲用水的訂送。確認送水桶數、空桶回收數量。
2、公司負責人或其它部門根據實際需要，提出訂餐、訂會議廳、訂票、訂房申請時，行政文員予以代辦，結款方式根據實際情況而定。
3、訂餐、訂會議廳、訂票、訂房工作需一定的提前量（訂票一般提前2～3天知會行政文員，訂餐、訂房一般提前1～2天，訂會議廳一般提前10～20天）。
八、來訪者接待、會議活動、員工考勤統計管理
1、負責公司來訪客戶的禮貌接待與服務。
2、公司會議，由行政文員統一發出通知。如需投影設備，會前應做好會場布置及設備調試。會議所述內容由行政文員記錄、整理存檔。會後，行政文員負責清理會場、查收設備。協助客服部，負責做好課程活動前，宣傳資料、橫幅、食品、水杯等相關物品的準備。
3、每月需製作考勤簽到表。負責員工每月病假、事假、加班、遲到等考勤的管理與統計。
九、執行公司領導交待的其它臨時性的突發事情。
1、優先完成公司領導交辦的各類緊急事務。
2、規定時限內完成不了的，應向領導說明其原因，並盡力儘快完成，最終匯報完成結果。
3、有任何工作困惑，可通過郵件或面談的方式提出，記住：透明溝通，工作暢通。
一:深入了解企業各個環節的管理規定,如果有脫節或不完善的管理制度,要及時向上級領導提出改善或補救辦法,並起草書面文稿呈交上級領導審閱批示.
二,文員應做好企業外部來函的接收,登記,報送,報批,復函,內部傳送,傳閱,,回收以及檔案起草等工作.
三:檔案資料校對是文員工作中比較重要的一個環節,檔案格式書寫是否規範,文,標點是否正確....都直接印象企業的外部形象!應特別注意校對.
四:負責檔案資料的管理工作,可根據檔案來源對檔案進行編號,分類,歸檔等處理,以方便企業內部人員查找,使用.
五:經常對公司內部相關事務進行多方面,全方位的調查,歸納總結後,為領導提供一些真實的分析數據.
六:負責本部門的日常工作,包括清潔工作,外事接待,客戶聯絡,日常列印,登記台帳,考勤統計,等事務.
文員的確可以稱為多面手 甚至很多公司的文員還發放員工工資,總之,文員是一份比較複雜的工作,上面這些只是最基本的職責, 其實文員因企業,公司不同,還有很多內部職責,我們在具體崗位上還需要嚴格執行,認真對待!
辦公室文員工作職責
辦公室文員（會議、文書、印信、檔案、接待、宣傳欄、檔案報紙收發）工作職責：
1. 接聽、轉接電話；接待來訪人員。
2. 負責辦公室的文秘、信息、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。
3. 負責總經理辦公室的清潔衛生。
4. 做好會議紀要。
5. 負責公司公文、信件、郵件、報刊雜誌的分送。
6. 負責傳真件的收發工作。
7. 負責辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。
8. 做好公司宣傳專欄的組稿。
9. 按照公司印信管理規定，保管使用公章，並對其負責。
10. 做好公司食堂費用支出、流水帳登記，並對餐費做統計及餐費的收納、保管。
11. 每月環保報表的郵寄及社保的打表。
12. 管理好員工人事檔案材料, 建立、完善員工人事檔案的管理，嚴格借檔手續。
13 社會保險的投保、申領。
14 統計每月考勤並交財務做帳，留底。
15 管理辦公各種財產,合理使用並提高財產的使用效率,提倡節儉。
16. 接受其他臨時工作.
人事文員工作職責
(1)、行政隸屬
上級主管：行政部經理
工作對象：各辦事處（區域）相關業務人員
(2)、主要職責
a． 協助主管組織月度和季度考評，並及時完成統計、整理和發布工作。
b． 負責行銷系統員工的薪酬計算與統計工作，並將考評和薪酬調整結果記入檔案。
c． 負責行銷系統員工的人事檔案的日常維護工作。
d． 協助主管解決員工考評和職位調整中發生的異議與糾紛。
e． 辦理員工錄用、登記、入職、任免、遷調、獎懲和離職等具體手續。
f． 部門經理交辦的其他事宜。
行政人事文員崗位職責
行政人事部文員在行政人事部經理領導下工作，對行政人事部經理負責。履行以下職責：
一、負責公司文印刷、檔案收發、資料整理、印章的使用和保管。
二、負責辦理員工的進廠、請假、調動、辭工離廠手續；員工檔案資料建立。
三、全面負責員工考勤工作。
四、負責員工的就醫和簡單醫療應急處理。
五、辦公、勞保、文化娛樂等用品的採購申請、質量驗收、發放、登記、管理。
六、外來客人的接待和服務。
七、外來電話、傳真的接聽（受）、記錄、傳達（送）。
八、複印機、傳真機的管理和使用。
九、公司內部其它事務性工作。
十、領導交辦的其它工作
行政文員在工作中應具備的條件和要求:
一、學歷：中專高中以上文化程度比較合適；
二、工作經驗：有檔案管理工作經驗,有一定的交流經驗會更好；
三、應具備的知識：
1、具備文秘方面的知識工作中經常會遇到'秘書'方面的工作；
2、檔案管理,文檔知識,這應該算文員基本要求了；
3、會做賬表也就是能操作辦公軟體,word,excel之類的；
四、具有強烈的責任心與團隊意識,你會經常處理公司人力,員工崗位調動等工作,沒有責任心是不行的；
五' 工作內容及方法簡述
1、負責公司各類檔案及外來檔案的收集、發放、存檔、借閱工作；
2、負責起草公司行政會議及其他例會的會議紀要；
3、負責各類檔案的拆封、登記、傳閱、催辦等工作，做好公司各類檔案的接受、整理、保管和統計工作，實行集中統一管理；
4、負責各類檔案檔案的入庫工作並做好統計；
5、負責檔案的借閱、複製和利用，根據需要，編制必要的檢索工具和參考資料，注意信息反饋，為公司各部門的檔案查閱提供方便，認真做好使用記錄；
6、及時收集各類檔案，做好平時的立卷工作，並做好整理、修復、裝訂、編目和歸檔工作；
7、負責歸檔檔案的驗收、鑑定，做到歸檔檔案完整、簽署齊全、裝訂整齊、分類科學、使用方便；
8、負責定期清查檔案，及時催討借出的檔案，做到賬物相符；
9、每天做好檔案室的清潔工作和溫濕度記錄，落實防盜、防火、防塵等安全措施，對損壞或變質的檔案，及時進行修補和複製；
10、完成部門經理臨時交辦的相關任務。
1、對檔案數據的準確性負責；
2、對所保管的檔案安全保密負責；對工作程式的執行效果負責。權利有權拒絕不符合公司要求的部門或人員查閱檔案 ……所謂行政,是具有一定保密制度的崗位!
文員的接待工作規範與職責
文員的接待工作,顧名思義,也就是關於接待方面的工作規範,職責,包括對來訪者的一些基本情況進行登記,接洽來訪工作等.要求態度熱情,主動問好,問清來訪意圖,並迅速做出判斷,給予恰當安排.
工作地點不同的文員可能根據工作內容有一些區別,按照精細分工,我們下面分別介紹在前台和在辦公室工作的文員如何進行接待工作
一;負責前台的清潔工作.
二:熱情接待來訪者,做到主動,熱情.大方,平等禮貌的對待每一位來客.
三:看到客人,必須起身,然後問候,並點頭微笑.
四:如果是事先預約的客人,要確認一下:您是xxx先生嗎?並帶其到接待室.
五:如果同時還有別的客人訪問其他負責人時,要代為接待,引見.
六:如果是沒有約好而老訪的客人.要問清客人姓名,公司,及來訪意圖等,再詢問上級是否接見.如果同意才能進入接待室!
七:負責報刊,信件,郵件的收發與保管.
八:負責下班後前台電源的關閉和正門關閉.
九:檢查辦公設備,發現故障後及時報修.
十:領導接待重要客人時,要根據服務規範要求,做好各項工作,不得馬虎!
十一:要有強烈的責任心,不得隨意離崗,要勤觀察,掌握接見狀況,及時配合領導的接待工作.
十二:嚴格執行安全保密制度,不得隨意讓他人進入接待室!
十三:負責各類檔案資料的列印,複印.整理資料,檔案.
十四:負責收發各類傳真,信函,郵件等
以上這些可以適用於大多數不同崗位文員的接待工作,大家可具體看情況而選擇.
採購文員工作職責
(1)請購單、驗收單之登記。
(2)訂購單與契約的登記。
(3)交貨記錄及跟蹤。
(4)供應商來訪的安排與接待。
(5)採購費用的統一申請與報支。
(6)進出口商品檔案及手續之申請。
(7)電腦作業與檔案管理。
(8)承辦保險、公證事宜。
文員的工作許可權
文員工作中要注意自己的許可權範圍!除了處理企業行政事務或接受上司授權處理有關業務或事務之外主要要明白以下幾點:
一:不能代表上司做決策,否則就是越權!
二:不能代表上司發號指令,否則會令上司反感,這也是一種對領導不尊重的行為!
三:不能在過做時間處理自己的私人問題,這是一個起碼的公司規範,任何公司都是不允許的!
以上只是幾個大概的主要方面,作為文員最值得注意的是"越位行為" 越位主要表現在幾個方面:
1:決策越位:
文員只能 "謀"而不能'斷' 有的文員混淆了決策和 輔助決策的內容,擅做主張,按照自己的想法去處理重大問題!,有可能造成比較嚴重的失誤!即使僥倖沒有出什麼問題也是不值得提倡的,記住了,你的領導才是決策者,你只能提供參考!
2:表態越位:
表態:是表面對一件事情可行的肯定答覆,但是表態是需要一定的身份 的作為文員,你必須要在有領導授權的情況下才有發言權,否則你的態度只能代表你自己而已!
3: 工作越位:領導和文員都有自己的職責範圍,該由領導去完成的工作儘量讓領導去做,作為文員,你可以提供最全面的協助,千萬不要為了給領導留下工作積極,表現能力,或者認為自己甚至比領導還能幹,這是典型的出風頭....不可取!
4:社交越位:
文員經常會陪同領導參加一些社交活動,應該注意的是儘量突出領導的地位,自己哪怕是口才超越領導也要退居二線,因為你是文員,場面上的應酬你能應付,一旦具體到公司具體事務以後,你就會發現自己仍然需要請示身邊被你冷落的領導! 這會讓場面變得很糟糕,也會讓自己在領導眼裡成為一個 不懂得尊重自己的人!
文員工作中要注意自己的許可權範圍!除了處理企業行政事務或接受上司授權處理有關業務或事務之外主要要明白以下幾點:
前台文員工作職責
1.負責前台服務熱線的接聽和電話轉接，做好來電諮詢工作，重要事項認真記錄並傳達給相關人員，不遺漏、延誤；
2.負責來訪客戶的接待、基本諮詢和引見，嚴格執行公司的接待服務規範，保持良好的禮節禮貌；
3.對客戶的投訴電話，及時填寫登記表，並於第一時間傳達到客戶服務團隊，定期將客戶投訴記錄匯總給副總經理；
4.負責公司前台或諮詢接待室的衛生清潔及桌椅擺放，並保持整潔乾淨；
5.接受行政經理工作安排並協助人事文員作好行政部其他工作；
認真執行目標卡的管理規定，完成本部門分配的工作和任務。
前台文員服務規範
造訪：
客戶或來訪者進門，前台馬上起身接待，並致以問候或歡迎辭。如站著則先於客人問話而致以問候或歡迎辭。
單個人問候標準語如下：
“先生，您好！”或“先生，早上好！”
“小姐，您好！”或“小姐，早上好！”
“您好！歡迎來到xx公司。”
來者是二人，標準問候語則為：
“二位先生好！”
“二位小姐好”
“先生、小姐，你們好！”
來者為三人以上，標準問候語則為：
“各位好！”或“各位早上好！”“各位下午好”
“大家好！”或“大家早上好！”“大家下午好！”
對已知道客戶或來訪者姓名的，標準問候語如下：
“x先生好！”
“x小姐好！”
對已是第二次或二次以上來公司的客戶、來訪者，在沿用“單個人問候標準語”並看到客戶點頭或聽到客戶跟說“你好”之後，還可選用如下標準問候語：
“先生，我記得您前不久(以前)來過我們公司，今天光臨，再次表示歡迎！”
a)引導客戶或來訪者到諮詢廳就座，遞上茶水，送上公司行銷宣傳資料；
b)當場解答或電話通知相關業務接待人員出現，介紹時先介紹主人，後介紹客人；
c)引領客戶或來訪者接觸相關人員，行走時走在客戶或來訪者側前位置，並隨時用手示意。途中與同事相遇，點頭行禮，表示致意；
d)進入房間，要先輕輕敲門，聽到回應再進。進入後，回手關門；
e)介紹雙方，退出。如相關人員抽不開身回應，則安撫客戶或來訪者稍等，退出。
當值前台為女性，著職業套裝，化淡妝。男性，則著西裝，打領帶。
禁忌：頭髮髒且蓬亂；穿拖鞋或穿皮鞋而不穿襪；口腔不衛生。
電話：
1．聽到鈴響，至少在第三聲鈴響前拿起話筒；
2．聽話時先問候，並自報公司、部門。標準語如下：
“您好，xx公司！”或“您好，這裡是xx公司！”
對方講述時留心聽並記下要點，未聽清時，及時告訴對方。隨後根據對方的初次問話，迅速判斷出他有何需求？作出標準回話。
諮詢家裝業務：先生(小姐)，關於這方面情況(家裝諮詢)，讓我們公司客戶顧問x先生為您服務吧，他可以全面、專業地解釋您所想了解的問題，我把電話轉過去，請稍等。
聯繫業務：與本公司關聯的業務則轉接相關部門相關人員；無關聯業務，則直接回答：先生(小姐)，我們公司現在沒有這方面需要，請您聯繫其他公司吧，謝謝！
找人：先生(小姐)，您找的x先生(小姐)名叫什麼？您跟他(她)預約了嗎？請您稍等。(然後接通本公司x先生的電話，詢問轉接與否。)
不指明的電話，判斷自己不能處理時，可坦白告訴對方，並馬上把電話轉給能處理的人，在轉交前，應先把對方所談內容簡明扼要地告訴接話人；
通話簡明扼要，不應長時間占線。
結束時應說“謝謝！”，禮貌道別，待對方切斷電話，再放下聽筒。
商務文員工作職責與流程
文員隨從事務的類型很多，諸如隨領導進行商務調查研究、隨領導出席會議、談判、商務出訪（出縣、出省、出國）。隨從事務，往往內容不同，時間有短長，但其工作程式都大致雷同。以隨從領導出訪為例，其工作程式大致可分為三個階段：
1、準備階段
當領導確定出訪後，文員要在出發前做好充分的準備工作，包括思想、組織、物質和資料等方面的準備工作。
（1）思想準備。文員要了解商務出訪的意圖、目的；出訪的內容和重點；邀請單位和對象；參加出訪的有關人員；出訪的大致日程安排；希望邀請單位做哪些準備工作等。
（2）組織準備。文員要做到：根據領導指示擬制出訪方案；通知有關部門確定參加出訪的隨從人員名單，並進行編組和分工；組織所有人員參加預備會，聽取領導關於預備工作的指示，學習有關檔案，布置具體任務；印發出訪方案和日程安排；與邀請單位聯繫，使其有所準備。
（3）資料準備。文員要收集：邀請單位的歷史沿革，領導班子，當前工作發表及評價的資料；同出訪工作相關的領導指示政策，法規性檔案；同出訪中心內容相關的理論和典型經驗方面的資料；出訪地區有關地理、氣候、交通情況以及風土人情方面的資料。
（4）物質準備。文員要攜帶：辦公用具、常用藥物、差旅費以及照相機、收錄機等文化用品。
2、出訪階段
（1）做好組織安排。領導商務出訪免不了有察看商品生產現場，召開座談會或個別訪問等形式。這就要求隨從文員為之安排好時間、地點和有關人員。無論哪種活動，隨從文員都要做好記錄，以便事後分析、研究。
文員看到、聽到的情況要及時、準確地向領導匯報。
（2）主動提出建議。在出訪階段，隨從文員如發現問題，應主動向領導提出如何處理的建議。
（3）及時同企業聯繫。在領導出訪期間，文員要同原企業及時溝通信息。如將外出領導的活動情況及時用通訊工具告知企業，使企業留守領導者掌握外出領導的狀態。同時也要從企業內部獲取信息，使外出領導及時了解領導的重要指示，以及原企業的工作動向，保證領導信息靈通，以利實施不間斷的指揮。
（4）處理好日常事務。隨從文員要主動處理日常的事務工作。在組織安排中碰到人事、時間、地點等方面的矛盾，要主動協調，儘量做好事半功倍，提高效率。還要儘可能保證首長的生活和休息，使之身心健康、精力充沛地投入工作。
3、結束階段
隨從文員要做好出訪活動的善後工作，這個階段主要有：
（1）做好返程安排。聯繫安排好返程的交通工具，預定好車、船、機票，安排好途中食宿，確保領導的安全。
（2）整理調查資料。回企業後，要把出訪中發現的問題整理歸納成條，提出改進工作、解決問題的建議。
（3）抓緊有關問題的落實。在出訪時，領導答應辦的事，回企業後文員要及時通知、督促有關部門抓好落實，做到言而有信，件件有著落，事事有回音。
（4）報銷差旅費。隨從文員要協助領導結算開支、報銷差旅費、償還預借款。
（5）回顧總結。隨從文員工作要對自己跟隨領導出訪期間的工作進行回顧總結，主動徵求領導的批評、幫助，這對文員自身的提高不失為一種有效的辦法。
文員在整個跟隨領導外出活動期間要時刻注意維護領導的威信，執行政策，遵守紀律，謙虛謹慎，平易近人，為領導、也為文員自身樹立良好的形象。
外貿跟單員的職責
跟單員的主要工作是在企業業務流程運作過程中，以客戶定單為依據，跟蹤產品（服務）運作流向並督促定單落實的專業人員，是各企業開展各項業務，特別是外貿業務的基礎性人才之一。一名合格的跟單員需要掌握外銷、物流管理、生產管理、單證與報關等綜合知識。
國際商務單證員處理的是國際間的商品買賣過程中的單證製作、驗審等工作（解決單證從無到有的過程）。他的工作範圍是包括收證、審證、制單、審單、交單、歸檔等一系列業務活動。
外銷員是指在具有進出口經營權的企業從事進出口貿易工作的專業人員，主要工作內容有從事國際貿易交流活動、外貿立項、談判、契約的製作、簽定、執行等。
報關員的主要工作就是根據國家的法律法規、海關的辦事程式判斷某些貨物需要何種手續並準備相關檔案，按要求製作報關單等並向海關申報，還要配合海關查驗、繳納相關稅費等。他的工作的主要目的是為了能讓貨物順利出口，而單證員的工作則是為了製作符合信用證，契約規定的單證，實現順利結匯、收匯。
生產跟單員職責
一、 首先是從板單跟起
1接到hk客人板單先對進行文處理，翻譯成中文。
2進行逐項檢查板單，看清楚客人要求：a.首先是主料，如面料的品種、紗支、組織、克重、顏色，弄清楚是否有特別要求，比如磨毛、絲光，防靜電、防皺等處理；然後註明要求下單給布廠訂板布（或者提供面料小樣給布廠分析組織成分要對方報價提供板布） b.看需要何種輔料，包括底面縫紉線、拉鏈（是否特指，如ykk）、紐扣、雞眼、人帶、花邊、丈巾、羅紋、主標、水洗標、吊牌、裝飾牌等。整理清楚查尋本廠是否有倉存物料可用，如沒有速下單訂購。
3. 根據客戶板單要求，研究是否有不合理的地方，著重看一下有無特殊要求，如有指示不明的地方要及時和客戶溝通，如客戶無特別要求則可按照常規操作自行設計工藝和製作要求，制定自己的工藝單。
4.工藝單要註明面輔料要求，洗水方式，用線要求，縫製要求，印、繡花及其它處理，交板日期等，（如果客戶板單中對印、繡花方面沒有詳細的資料和明確指示，僅僅是要求有繡花或印花，但效果要好，那么跟單員就要揣測客戶的心態，自己主動去創新設計一些東西，聯繫印花和繡花廠儘快出樣供客戶選擇批核）。
5.完整的樣板工藝生產通知單+齊全的面輔料交給樣板房起頭板
6.板房做好樣衣後交給跟單員安排洗水，跟單員查看樣衣符合各項要求後交給聯繫好的洗水廠並交代清楚洗水要求。如果有特別要求的要事先車好褲筒確認洗水ok後才可以洗樣衣。洗水回來由跟單員檢查核對符合要求後交給板房做後整，（如不合要求需要再返洗或重新做板）。
7. 板房整理好樣衣檢查輔料齊全，尺寸無誤後交給跟單員。跟單員要自己在檢查核對（並做好度尺記錄）無誤寄給客人。
二、送樣 跟進核價
1.跟單員寄出樣板同時要安排進行核價，並填寫核價單，在填寫核價單時一定要認真，清晰、力求準確（核價單資料後附）包括面料、紗支、克重、幅寬，用量，單價，印、繡花價格和各種物料價格和用量；加工費，洗水費，出貨運輸檔案費，以及利潤等一覽表。
2.核實板單上客戶要求的紗支、克重、幅寬或有關面料生產的
產難易度，主要是與布廠同事溝通，落實確定後明確面料價格資料，方便用料的價格核算。由裁床核算樣板用量或者跟單員自己核算。
3跟單員要對輔料情況（特別是有些客戶對輔料指定供應廠家的，要對輔料的價格進一步落實好，以免以後大貨投產後出現價格上的差異）進行詳細了解，要廣泛尋求輔料供應商進行尋價，避免報價失誤，造成不必要的損失。
4跟單員提供板單及樣衣給生產部對照，進行生產量及加工費的計算和報價。
5.有關洗水印花（繡花）問題的價格問題一定要在做板時就和各加工廠確認談好價格，避免落單後做貨價格有出入。
6.匯總資料，核算價格。如果客戶有特殊要求的時候，一定要有明確指示，如面料有特殊要求或牽扯到面料檢測及成衣檢測、跟單員一定要特別注意，還有輔料比較奇特的（比如需要起模的），印、繡花，洗水價格等。所有這一切,都必須詳細準確的寫到核價資料里,以備後查.
跟單員的職責
跟單員的職責1:跟單員是業務員。他的工作不僅僅是被動的接受訂單，而是要主動的進行業務開拓，對準客戶實施推銷跟進，以達成訂單為目標，既進行業務跟單。因此，跟單員要：
（1）尋找客戶：通過各種途徑尋找新客戶，跟蹤老客戶。
（2）設定目標：主要客戶和待開發的客戶。我們的工作著重點及分配的工作時間。
（3）傳播信息：將企業產品的信息傳播出去. from
（4）推銷產品：主動與客戶接洽，展示產品，為獲取訂單為目的。
（5）提供服務：產品的售後服務，及對客戶的服務。
（6）收集信息：收集市場信息，進行市場考察。
（7）分配產品：產品短缺時先分配給主要客戶。
跟單員的職責2:跟單員是業務助理；跟單員在許多時候扮演業務經理助理的角色，他們協助業務經理接待，管理，跟進客戶，因此跟單員要：
（1） 函電的回覆：
（2） 計算報價單
（3） 驗簽訂單
（4） 填對帳表
（5） 目錄，樣品的寄送與登記
（6） 客戶檔案的管理
（7） 客戶來訪接待
（8） 主管交辦事項的處理
（9） 與相關部門的業務聯繫
跟單員的職責3:跟單員是協調員：跟單員對客戶所訂產品的交貨進行跟蹤，即進行生產跟蹤。跟蹤的要點是生產進度，貨物報關，裝運等。因此，在小企業中，跟單員身兼數職，既是內勤員，又是生產計畫員，物控員，還可能是採購員。在大企業，則代表企業的業務部門向生產製造部門催單要貨，跟蹤出貨。
跟內單的流程
跟單除了專業技術之外，還有的就是要注意和工廠的關係處理，這是一個很重要的關鍵。
跟單的步驟包括：產前樣的確認，船樣的確認，生產中工廠和公司之間的銜接溝通，原料的質量鑑定，生產技術，產品包裝方式，交期的跟催和跟進，等等，總之包括生產的全過程。
還有的一種跟單是業務跟單，多為外貿公司，對技術的知識要求不是太高，主要是負責生產工廠和客人的聯繫，並安排出貨方式和船期，付款等 。當然對於面料（服裝）的質量也相當重要。
跟內單的大致流程如下：從客戶下單到簽定完契約，根據排料室提供的排版圖進行前期的面料準備工作，同時可著手下投產資料單給各個部門（包括計畫辦、品質部、技術部、採購部）。面料到廠後可根據工廠的實際情況到車間跟蹤一下生產進度，以便更好的與客人溝通，並及時讓客人了解工廠的大貨操作情況，以備在出現特殊情況下（如交期不及時、不能按時交貨等）讓客人在第一時間得到訊息，避免出現客人提前訂好船期或空運，因退倉不及時而給工廠造成不必要的損失。
外貿跟單文員詳細工作職責與流程
外貿跟單員實際上已經可以稱為"高級文員了"相對薪資比較豐厚,但是要求也相當高,希望大家能不斷充實自己!挑戰自己!
1、 “要做老闆，先做業務員；要做總經理，先做跟單員。”如果你想學 管理，最好的就是從跟單員開始。毫不誇張的講：“在一個工廠里，相對而 言，除跟單員外，幾乎所有的工作都是執行性質的，唯跟單員工作是計畫性、管理性的。-------奇怪嗎？不奇怪 。一個工廠所有的工作都是以客戶和訂 單為中心去展開，作為站在‘訂單的高度上’去工作的跟單員，當然就沒有 誰比他更抽象、更有管理性了！！”
2、跟單員的工作其實真的很重要：
a． 面對客戶、面對訂單開展工作的跟單員 ，在當今社會競爭日益激烈 的市場經濟環境下，重要性不斷突顯出來，在很多公司，跟單員成了老闆們 的“特別助理”
b． 跟單員是企業與市場、業務員與客戶之間聯繫的紐帶
c． 隨著商品市場的多樣化、小批量化以及節奏的加快 ，跟單員工作質 量的好壞直接影響公司的服務品質和企業形象
d． 跟單員工作是一項非常“綜合性”和“邊緣性”的“學科” ：對外 要有業務員的素質，對內要有生產管理的能力。
e． 作為一個企業的接單、跟單、出貨的視窗 ，跟單員不了解工廠生產 環節的運作情況，那是難以想像的
f． 在訂單的生產來說，執行者是生產部門 ，跟單員對客戶負責而追求 的交期達成率就幾乎“掌握在” 生產部門的手裡了。於是，溝通、跟催等 能力就特别致命。這是跟單員工作的挑戰性所在。
g． 有些時候，跟單員是業務經理的助理；有些時候 ，跟單員是業務部 門所有業務人員的助理；有些時候，跟單員是老闆的助理；更多的時候，跟 單員是客戶的助理。
3、跟單員這個崗位是對傳統組織架構的一種超越：它可能掛在業務部 ， 也可能掛在總經理室或廠長室，但它的工作卻是跨部門的，它似乎要去“指 揮”很多部門。------於是它不只是對傳統組織形式的一種超越，同時更是對傳統“官本位” 組織作風的一種超越。是的，可以不必誇張的說 ：自從 有了跟單員這個崗位，中國企業的管理似乎也上了一個新的台階。
（1） 一個企業之存在，一個企業之生存與發展，都是以訂單為主線條的，作為訂單的跟進者，跟單員的工作跨越了一個企業運作體系的每一個環節！ 中國文員
（2） 站在訂單和客戶要求的角度，跟單員的“官”雖然小，但是，“權力”卻大著呢！----問題的關鍵只在於，你是否能把它用好。
（3） 跟單員的“權力”是做事做出來的：事是別人在做，而你又不是別人的頂頭上司，於是，你的溝通技巧、借力使力、四兩搏千斤的能力和手法就特別重要！
（4） 一個公司的客戶資料，對公司里的很多人都會保密，但是不可能對跟單員保密---事實上，跟單員每日都在經手著公司的客戶資料。於是：一方面要求跟單員對公司忠誠，另一方面，老闆、總經理們對跟單員自然會“疼愛有加”！
（5） 在企業管理來講，跟單員前途無量！企業以訂單為主線，生產以客戶為中心，管理則以跟單為核心，作為一名跟單員---面對客戶、面對訂單開展工作的跟單員，在當今社會競爭日益激烈的市場經濟環境下，重要性不斷突顯出來，在很多公司，跟單員成了老闆們的“特別助理”
（1） 隨著商品市場的多樣化、小批量化以及節奏的加快，跟單員工作質量的好壞直接影響公司的服務品質和企業形象
（2） 跟單員工作是一項非常“綜合性”和“邊緣性”的“學科”：對外要有業務員的素質，對內要有生產管理的能力。
（3） 作為一個企業的接單、跟單、出貨的視窗，跟單員不了解工廠生產環節的運作情況，那是難以想像的
（4） 在訂單的生產來說，執行者是生產部門，跟單員對客戶負責而追求的交期達成率就幾乎“掌握在” 生產部門的手裡了。於是，溝通、跟催等能力就特别致命。這是跟單員工作的挑戰性所在。
（5） 有些時候，跟單員是業務經理的助理；有些時候，跟單員是業務部門所有業務人員的助理；有些時候，跟單員是老闆的助理；更多的時候，跟單員是客戶的助理。
（6） 跟單員工作的管理性：如果你想學管理，最好的就是從跟單員開始。毫不誇張的講：“在一個工廠里，相對而言，除跟單員外，幾乎所有的工作都是執行性質的，唯跟單員工作是計畫性、管理性的。-------奇怪嗎？不奇怪。一個工廠所有的工作都是以客戶和訂單為中心去展開，作為站在‘訂單的高度上’去工作的跟單員，當然就沒有誰比他更抽象、更有管理性了！！”
（7） 跟單員這個崗位是對傳統組織架構的一種超越：它可能掛在業務部，也可能掛在總經理室或廠長室，但它的工作卻是跨部門的，它似乎要去“指揮”很多部門。------於是它不只是對傳統組織形式的一種超越，同時更是對傳統“官本位” 組織作風的一種超越。是的，可以不必誇張的說：自從有了跟單員這個崗位，中國企業的管理似乎也上了一個新的台階。
生產跟單流程
生產跟單總的流程
1.下達生產通知書。
跟單員接到客戶訂單後，應將其轉化為生產通知單。通知單要明確客戶所訂產品的名稱，規格型號，數量，包裝要求，交貨期等。
2.分析生產能力
生產通知單下達後，要分析企業的生產能力。能否按期，按質地交貨。如不能應採取什麼措施？要不要外包？
3.制定生產計畫：
生產計畫的制定及實施關係著生產管理及交貨的成敗。跟單員要協助生管人員將訂單及時轉化為生產通知單。
4.跟蹤生產進度
（1） 生產進度控制流程；
（2） 生產進度控制作業程式；
（3） 生產進度控制重點；
a．實際進度與計畫進度發生差異，要找原因。通常有下列原因：
1．原計畫錯誤；
2．機器設備有故障；
3．材料沒跟上；
4．不良率和報廢率過高；
5．臨時工作或特急訂單的影響；
6．前製程延誤的累積；
文員
①負責工廠的檔案、檔案管理。
②負責會議的通知安排，做好會議記錄和紀要整理，及時傳達和傳遞。
③協助廠長起草和簽發相關檔案。
④起草本部門的工作流程。
⑤做好保密工作，凡涉及公司及領導工作中的各類秘密信息和資料不可傳播。
⑥協助廠長完成日常工作的追蹤、匯報及部門間的溝通，協調等。
計調
①進行訂單分析編制年、季、月計畫初稿供生產主任審核、廠長審批。
②對批覆的計畫初稿重新編寫成主進度計畫。
③以主進度計畫編制生產日排程表。
④按照程式變化或其他因素的變化調整生產計畫。
⑤協助生產主任解決產品線衝突。
⑥協助制定安全操作規程。
統計
①負責工廠的生產進度，物料進庫進度，品質、生產效率，機台利用率的準確統計。
②負責夜班人員的時數統計及夜班補貼的發放。
③負責加班工時的統計。
④注塑廠的工藝檔案的整理與收發管理。
⑤工治具、設備台帳的建立與收發工作。
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