崗位名稱：董事長秘書
直接上級：文秘科
間接上級：董事長
崗位性質：負責董事會有關文書材料等文秘工作
管理許可權：受董事長委託，行使對董事會日常工作協調和會議召集管理許可權
管理責任：對所承擔的工作全面負責
主要職責：
·負責召集董事會議；
·負責董事會議的記錄；
·負責公司印章、法人章的管理；
·負責董事會會議籌備、通知；
·負責會議材料的整理、存檔工作；
·負責會議資料的發放、收集；
·負責董事長來往信件的處理工作；
·做好保密工作，並嚴格遵守公司保密規定；
·文秘科科長因公外出或不上班時，代職行使科長的職責，管理本科工作
兼職工作：
·負責公司的傳真接收和發放；
·負責公司檔案的打和複印；
崗位要求：
·具有大專以上的文化程度；
·具有較強的文組織和管理協調能力；
·原則性強，並具有較強的責任感和事業心；
·具有較強保密思想觀念和意識。
參加會議：
·參加董事會和公司召開的有關會議；
·參加董事會、公司各類工作協調會和評比會。
董事長辦公室秘書崗位職責及工作流程
工作內容
工作要求
工作流程
一、
辦公室
內 務
1 、辦公環境
明亮整潔
一塵不染
家具擺放整齊
辦公桌無檔案累積
檔案整齊規範
圖書排放整齊
1、 每天準時上班。
2、 開窗通風。
3、 清潔辦公室：每天將辦公桌、椅、檔案櫃、窗台擦拭一次。
4、 清理花木：鮮花每天換水一次，其他花木沒有枯葉、雜草。
5、 為董事長備好茶水（董事長到辦公室的同時）。
6、 每天下班前清理辦公桌一次，關閉好門窗、電源等。
7、 及時清理辦公、生活垃圾，不讓垃圾在室內過夜。
8、 每兩周吸塵一次。
2 、檔案管理
流程齊全
分類合理
處理及時
管理規範
1、 對所有檔案先進行識別，並分類登記，再分別辦理。
2、 外來紅頭檔案：填寫收文處理單，向周浦秘書辦索要收文編號，及時送批和傳遞發放，並留下記錄。
3、 內部紅頭檔案：作好收文記錄並放置在待處理資料夾內，便於董事長看閱。
4、 外來公函、通知及文資料：及時送交董事長閱示，根據董事長批示正確辦理（不急的檔案資料放置在待處理資料夾內）。
5、 內部通知、報告：及時送交董事長閱示，根據董事長批示正確辦理（不急的檔案資料放置在待處理資料夾內）。
6、 公司各部門（單位）送交董事長簽的，根據送交人的意見給予及時傳遞辦理。
7、 重要的和緊急的檔案，須提醒董事長。
8、 每天將送交董事長批示、看閱的檔案清理一次，並核對登記記錄。
9、 根據檔案積累的情況及時進行存檔，並作好相應記錄，便於查閱。
二、來賓接待
彬彬有禮
熱情接待
1、 笑臉相迎，茶水相待。
2、 詢問來賓情況：來訪目的，有無預約及身份情況等。
3、 索要名片。
4、 及時向董事長請示。
5、 按董事長意見引見，接待（按情況給予續茶水）。
6、 根據客人來訪時間及職務等級，徵詢領導意見後確定是否客餐、宴請。
三、會務服務
1、 董事會
準備充分
安排周全
接待周到
組織完善
1、 會議議程的擬定。
2、 確定與會人員。
3、 會議通知起草和傳送。
4、 會議檔案的準備。
5、 會議場所的確認及會場布置。
6、 會議簽到及記錄。
7、 與會人員的接待工作。
2、 工作會
1、 檢查會場環境是否乾淨整潔。
2、 檢查會議通知是否到位。
3、 檢查會議檔案準備是否齊備。
4、 會議人員的接待。
5、 會議期間的服務。
董事長助理崗位職責：
（1）協助配合董事長搞好公司的全面工作，在重大問題上必須同董事長的想法保持一致；
（2）執行董事長決議，保證經營目標的實現，及時、足額地完成公司下達的利潤指標；
（3）貫徹執行公司的各項規章制度和業務準則，並負責下達公司各項工作和指標；
（4）一切行為要對董事長負責，要把公司的利益放在首位，同時與下屬職員做好思想溝通，讓員工的利益與公司一致；
（5）需具備積極敬業、善於溝通、技能突出、知識廣泛、開拓創新的素質；並具有領導、計畫、分析、決策的能力，在公司中有一定的威信；
（6）要營造良好的工作環境，協調好上下級關係，發揚團隊精神，發揮業務團隊的領導作用；
（7）通過自己和員工的敬業精神、良好形象、語言魅力贏得客戶的尊重和信任，搞好與客戶的關係，拓展新客戶渠道，起到組織計畫與評估的領導作用；
（8）積極完成董事長交辦的其他工作任務。