一、崗位描述（崗位設定的意義）
文員是屬於公司行政人員的範疇，它的設定是為了更好的實現公司的內部管理。作為一名文員，其主要的工作是協助公司的各方人員工作的順利開展，工作難度不是很大，但是很雜，也很重要，是一個企業不可或缺的崗位。
二、工作內容
1、前台
一個公司的前台就是一個公司給人的第一印象，是一個公司展示給客戶的最先的形象。前台是公司形象的首席代表，很重要。那么前台的工作自然也是非常的重要的。前台的工作主要包括以下幾個方面：
（1）來訪人員的接待：有客戶來訪，應禮貌友好的微笑、問好，並詢問到訪目的及其約見人員，然後請到訪人員在休息室就坐，給到訪人員倒水，最後電話告知約見人員並依據其意見進行處理；
（2）電話接聽、轉接、記錄、轉達；
（3）檔案的列印、複印，傳真的傳送及接收；
（4）公司信件、快遞等的簽收、傳達；
（5）報紙的收發整理；
（6）會議的各項工作：
a、通知應參會人員會議的時間、地點及會議的主要內容，
b、會場的布置準備工作，
c、會議前與會人員的簽到，
d、做好會議記錄，
e、會後會場的整理；
（7）物品領取的登記及物品回收登記入檔；
（8）保持前台的乾淨整潔不凌亂；
（9）其他協助性工作。
2、客服工作
（1）電話約訪、回訪客戶；
（2）客戶叫裝叫修電話的接聽及處理：接聽電話並做好記錄，然後找出客戶跟蹤單，填寫叫修單，確定技術人員，傳送信息或電話通知技術人員客戶信息（包括姓名、地址、電話、機型、叫修內容等）；若自己不能進行處理，則請示上級主管，由其進行處理。
3、檔案管理
（1）客戶檔案管理：客戶檔案的分類、建檔及更新；
（2）員工檔案管理：新進員工檔案的建立、更新及完善；
（3）員工離職手續的辦理：已領取物品的收回，人員檔案的重新歸檔等。
4、網站維護
（1）對公司的網站進行日常的更新維護，主要是行業新聞的每日更新及公司內部公告的發布和業績的通報；
（2）網站進行模組整改時能提供網站的整改方案。
5、其他
檔案的錄入、整理、存檔等，以及其他協助性的工作或應急工作。
三、所屬部門
文員歸屬部門是由公司的特殊性及崗位的普遍性所決定的，文員既屬於行政部的行政人員，又屬於售後部的售後服務人員。
四、考勤考核
1、考勤
（1）上班時間：
周一至周五 上午8：10—12：00
下午14：00—18：00
周六、周日 周六9：00 準時參加售後部會議
周六周日會安排行政人員輪流值班
2、考核
（1）每天按時上班，上班打卡考勤，下班不用打卡；
（2）每天下班前半個小時即17：30，填寫《當天工作總結及計畫表》，表格的填寫要求真實、客觀、恰當詳細的分點列示；
（3）如要請假或調班，則要求提前申請；若因特殊情況無法提前申請，則事後應補寫申請單，說明事由；否則視為曠工。
3、國家法定節假日（元旦、春節、清明、五一、中秋、國慶、等）的假期按照國家有關規定執行。
五、所需技能
1、能較為熟練的使用office 辦公軟體，熟悉電腦的基本操作；
2、熟練使用列印傳真一體機；
3、其他應具備的基本技能。
六、所需職業素養
待人友善熱情，有較好的服務精神，處事細緻謹慎，有上進心，學習能力較強，能吃苦耐勞，具備較好的團隊合作精神。
本職工作：
l 行銷公司員工人事檔案的建立、整理、利用、歸檔
l 每日總部人員考勤記錄，案場考勤抽查
l 各部門、案場用人編制計畫的匯總、初審、提報
l 行銷公司經理、員工培訓計畫編制、預算、實施
l 協助人員招聘、面試、帶教檢查、綜合考核
l 月考核的催辦、匯總、提報
l 各部門人員調動、配置
l 獎懲提議、初審、提報
l 員工工資、福利
l 員工談心
l 負責總部檔案管理
l 建立健全各級檔案管理制度，落實到人
l 半年一次的檔案歸檔移交工作落實
l 對各部門檔案工作的指導、管理、檢查。
工作責任：
l 考核匯總工作及時、準確。獎懲分明；
l 檔案管理工作制度化、規範化， 保存完整；
l 能根據公司及員工發展需要制定培訓計畫並付諸實施；
l 為各部門工作提供必要的人力資源，因材施用；
l 建立良作的溝通協調關係，及時反映員工的思想狀況。
工作範圍：
公司所涉及的人事工作、檔案工作。
素質要求：
l 身體健康，25歲以上，大專以上學歷，有人事檔案工作經驗者為佳。
l 工作認真負責。協調溝通能力較強，細緻周到，處事有原則性，有保密觀念。
文員崗位職責(綜合部)
1、負責綜合部日常事務性工作；負責中心各種文稿的列印、傳送，負責中心檔案材料的領取；
2、認真貫徹執行黨和國家各項法規、政策及中心各項規章制度；
3、負責辦理各類檔案的收發、登記、閱簽、清退、整理、歸檔、保密工作；
4、負責辦公室的日常管理工作，負責受理投訴和來訪接待、收發傳真、考勤登記、接聽電話等工作；
5、負責中心會議的籌備、會議通知的擬寫、下發工作，負責會議記錄和文材料的整理。
6、負責收集和撰寫有關信息，及時向領導提供信息參考和建設意見。提請領導應儘快辦理的有關工作；
7、負責人事、勞資、倉庫管理等工作。
8、完成領導交辦的其它工作。
主要負責生技部的日常事務工作，直接對生技部負責人及其助理負責，在對口工作上接受其他相關上級領導的指導和管理。
一、負責訂單跟蹤
這裡訂單包括：在以銷定產情形下，銷售部門提交的客戶訂單（或契約）；在以產定銷情形下，計畫部門下達的指導性儲備產品生產計畫單。
1、收集資料：①向銷售及計畫部門收集銷售訂單（或契約）、指導性儲備產品生產計畫單；②向銷售及計畫部門索取定製產品的相關技術檔案、工藝檔案、樣衣樣料、以及各種動態變更單。
2、確認訂單：與相關部門共同對訂單或契約標的“款式、數量、交期、工藝與質量要求、樣衣樣料”進行書面確認。
3、督辦評審：嚴格按《客戶訂單（或契約）評審程式》，督辦生技部門、生產車間對訂單的評審工作。
4、最佳化方案：督促相關技術人員詳細最佳化客戶提交的技術參數及其生產工藝檔案，勾通協調每一個細節問題，整合相關資料，為生技部負責人決策生產方案提供依據。
5、反饋意見：跟蹤管理好客戶訂單，充分做好與此相關的銜接工作。要及時同相關方進行勾通，及時向客戶、內部相關部門、相關領導反饋勾通意見、匯報情況，特別是對於涉及生產訂單的不確定性內容要及時回響，必要時直接保持與客戶進行雙向的良好溝通，勾通與反饋情況要做好相關記錄，必要時申發檔案確認。
二、督辦生產流程
協助生技部領導及助理，對產前準備、產中管理、產後服務進行跟蹤與督辦。
1、根據訂單或指導計畫，通過erp系統編制生產計畫，報生技部領導審批。
2、督辦相關技術人員的“款式設計、樣衣試製、生產工藝編制、打板、工序分配、用料核定、工時測定”工作，收集各技術員工作中形成的技術工作底稿。
3、根據技術工作底稿，通過excel精準編制“款式信息資料、工藝指導書、分碼尺寸表、工序分配表、單件成衣物料消耗清單、工時測定表”等技術表單，經生技部領導審核後，報送相關領導組織評審。其中《單件成衣物料消耗清單》報送財務總監組織評審核准材料消耗定額，《工時測定表》報人力資源總監組織評審核定工時工價，其他內容及樣衣樣料報生技領導組織評審並修正各項指標。
4、根據生產計畫、單件成衣物料消耗清單、生產能力（物料存量、機器設備、生產人員），及時通過erp系統計算分析，進行生產排期、編制原輔材料《採購計畫》、班組《加工單》報批。
5、負責各款面、輔、物料、紙樣、樣衣的來料跟進。負責船頭板、產前板、選樣貨的收集及傳遞工作。
6、負責生產跟單控制與協調，保證進度和質量。
7、負責維護erp系統中的“款式、工序、工時、加工單變更”、
8、負責收集整理“裁床單、車間班組收發單、生產人員工菲單”，並組織人員核對、錄入erp系統。
三、處理日常事務
負責生技部各種生產報表的數據統計及分析，並向有關部門報送單證和報表。
1、負責各車間，各部門生產進度，檢驗報告的收集、整理。
2、起草生產相關各類制度、通知、宣傳文稿，經審批後進行編輯列印與發放。
3、協同其他部門的工作。如及時處理好erp系統管轄模組的信息數據、報送相關財務報表、協助管理工人考勤、進餐、住宿工作等。
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