1.外貿信函的概念
商貿英文書信在我國又稱為外貿書信，它是指外貿公司(企業)及其人員在對外貿易活動中，與涉外企業及其人員之間相互往來的以商貿交往為內容的各種英文信件。廣義上的商貿英文書信還包括電報、電傳、明信片以及各種商務報告書、廣告詞等。商貿英文書信是外貿交往的重要工具，外貿人員不僅要懂得外貿英語，而且必須善於運用外貿英文與貿易夥伴進行書信交流。
與普通信件相比，商貿英文書信有其特殊的格式、固定的商業術語和特定的商業習慣用語。由於東西方文化的差異，它與中文書信在形式和內容上也都有很大的不同。因此，要寫好商貿英文書信，除了要求撰寫人精通英語，具有較高的商貿專業水平和政策、法律水平以外，還必須認真研究商貿英文書信的寫作特點和技巧，即信封的寫法和信內的信頭、收信人名址、稱呼、正文、結尾、簽名等幾大部分。
2.外貿信函的分類
外貿信函從功能、用途上可分為：建立商貿關係、尋求代理、查詢信用、推銷產品、詢問報價、訂購貨物等數種。
3.外貿信函的結構
(1)信封。信封一定要寫得準確、整潔，是寫信封的基本要求。但英語和漢語在地址的寫法上是截然不同的。
英文信封的基本格式是(美國式)：
the tenth nationalbank，stamp
101 wall street，
new york 5.n.y.，
u. s. via air mail
mr.liming，
no 363，renmin road，
chong qing，630000
china
這是英文信封的通常寫法。按照中文習慣，則是這樣的：
630000
中國重慶人民路363號： 貼郵票
李 明 先生 收
美國紐約市第5郵區·華爾街101號第10國民銀行寄
由上例可見，英文和中文信封寫法的最明顯的區別，是收寄信人的先後排列不同。英文信封是先在左上角寫上寄信人的名址(這是美國式寫法，英國式寫法往往將寄信人名址寫在信封的左下角。)，在信封正中寫上收信人名址。在名址的排列順序上，是先寫收(寄)信人的姓名(名稱)，第二行寫住址的門牌號、街名，第三行寫城鎮名稱及所在地區的郵政區碼，第四行寫州名、國家名稱。我們所熟悉的漢語信封寫法和這就大不一樣了。需要注意的是，我國由國內發往國外的信件，郵電部門規定有統一的外函信封。其要求是，信封的正面寫收信人名址，背面寫寄信人名址。收信人名址套用英文書寫，寄信人名址除國名用英文書寫外，均用中文書寫。
(2)信頭。商貿英文書信與中文書信不同的一個特點是，在信紙的開頭必須首先寫上信頭，即寄信人的名址和寫信日期。而在中文信件中，這一部分是放在書信的末尾的。這是英文書信的固定格式。通常，信頭寫在信紙的右上角，先寫寄信人名址(與信封上寫法一樣)，再寫寫信日期。但也有寫在信紙正上方和左上角的。如：
例一：
150 kensington road
brooklyn，new york 12②，n.y.③