（一）基本情況。
1．總結必須有情況的概述和敘述，有的比較簡單，有的比較詳細。這部分內容主要是對工作的主客觀條件、有利和不利條件以及工作的環境和基礎等進行分析。
2．成績和缺點。這是總結的中心。總結的目的就是要肯定成績，找出缺點。成績有哪些，有多大，表現在哪些方面，是怎樣取得的；缺點有多少，表現在哪些方面，是什麼性質的，怎樣產生的，都應講清楚。
3．經驗和教訓。做過一件事，總會有經驗和教訓。為便於今後的工作，須對以往工作的經驗和教訓進行分析、研究、概括、集中，並上升到理論的高度來認識。
4．今後的打算。根據今後的工作任務和要求，吸取前一時期工作的經驗和教訓，明確努力方向，提出改進措施等。
（二）寫好總結需要注意的問題
1．總結前要充分占有材料。最好通過不同的形式，聽取各方面的意見，了解有關情況，或者把總結的想法、意圖提出來，同各方面的幹部、民眾商量。一定要避免領導出觀點，到民眾中找事實的寫法。
2．一定要實事求是，成績不誇大，缺點不縮小，更不能弄虛作假。這是分析、得出教訓的基礎。
3．條理要清楚。總結是寫給人看的，條理不清，人們就看不下去，即使看了也不知其所以然，這樣就達不到總結的目的。
4．要剪裁得體，詳略適宜。材料有本質的，有現象的；有重要的，有次要的，寫作時要去蕪存精。總結中的問題要有主次、詳略之分，該詳的要詳，該略的要略。
5．總結的具體寫作，可先議論，然後由專人寫出初稿，再行討論、修改。最好由主要負責人執筆，或親自主持討論、起草、修改。
（一）文種特徵
“計畫”不是黨和國家公文法規中確定的主要、正式文種，但我們對它的使用卻是非常之多。大至國家，小到一個鄉村、連隊、車間、商店、學校、又有誰在年始、月初不訂計畫，不做安排？因為做工作事先沒有計畫、安排，“東一榔頭，西一槓子”，就等於是“沒有頭的蒼蠅亂撞頭”。
“計畫”是對未來一定時期內的全面工作或某項工作提出指標、要求、措施、步驟、期限的文種。它是科學管理中的主要環節，是搞好管理工作的基礎，是巨觀控制的依據，是獲得最佳成效的途徑。決策部門的領導者可以憑此統籌全局，縱橫協調，綜合平衡，理順關係，減少盲目性，增強預見性，合理安排人力、財務、物力，以低消耗取得高效益，從而取得領導、指揮民眾去實現計畫目標的主動權。
“計畫”不是單一的文種，它是由“計畫”、“構想”、“綱要”、“規劃”、“要點”、“安排”、“方案”、“預案”等文種共同組成的一種文體，叫做“計畫性文體”。
“構想”——屬於工作的初步構想，是粗線條的具有遠景性、理想性、可變性的一種在時間上大都在XX年以上的計畫性文種。
“綱要”——既具有遠景發展構想，又具有較強的政策性、思想性、指導性的提綱挈領式的計畫性文種。它與其他計畫性文種相比，突出的特點是：在時間上，不像“構想”的跨度那么大，又不似“討‘劃”、“安排”的跨度那么小，多在5至XX年之間；在空間上，局面比較大，多用於全局或某一方面重要工作的發展設計；在內容上，多為經濟和社會發展方面的事項，文字表述多為條款式，即由若干方面的諸多條條組成，全文的條條統一排列序號。