上班的時候，曾與局機關及下屬部門從事文秘工作的同志在一起探討過機關應由文寫作的問題。
最近，在清理工作筆記時發現了當年的備課筆記。今天把它放在部落格里，主要出於兩點考慮：一是給當年的工作留一個記憶的影子；二是如果正在從事文秘工作的朋友看到，能從中得到點滴啟發，本人將感到欣慰。
為了留下一個真實的記憶，這次錄入時除刪除了例子外，其他未作任何修改。
一、機關套用文寫作應注意的幾個原則
（一）明確目的
機關套用文的突出特點是實用性強。這就從根本上決定了寫作之前一定要首先明確目的。沒有明確的目的，不知道要解決什麼問題，寫作時就會心中無數。目的明確了，就能迅速選擇合適的文種，收集相關的材料，有的放矢地進行說明和分析，提出中肯的意見和行之有效的解決問題的辦法，措施。例如：
1、有利於選準文體。目的不明，也許把該用請示的，寫成了方案。
2、上級部門要聽我們毛項工作的匯報，首先要弄清3個問題：
（1）是全面聽取工作和進展情況；
（2）是要對該項工作當前亟待解決的問題進行分析研究；
（3）還是要通過聽匯報了解下步工作的大蒜、安排。
如果是（1），那么要對該項工作的前段情況進行全面系統地分析、匯報；如果是（2），那要弄清前段工作的重點、難點是什麼，並對其進行重點撰寫，或專項匯報；如果是（3），在對前段工作簡要匯報之後，重點對下步工作提出安排意見，打算。
由此可見，三者使用的問題儘管相同，但主題各異，所需的材料更不一樣。所以，撰寫材料之前一定要弄清目的，即乾什麼用。
（二）熟悉業務
機關套用文是應機關工作需要，用於機關實務的文章，必然要涉及到本部門工作的實際情況和業務工作的基本知識。從某種意義上來說，文秘人員要比業務處室的人員更要熟悉業務。這裡所說的熟悉業務，主要是本部門，本單位的基本情況，包括職能、政策、法規，各處室的業務關係，主要工作流程、法定程式，以及部門的特點，要求，以及當前的工作重點。熟悉這些情況，有利於書寫中提出問題，分析問題，有的放矢地提出解決問題的辦法，言簡意賅地進行表述。反之，寫出的文章難以避免泛泛而談，隔靴搔癢，甚至脫離實際，驢唇不對馬嘴。
在熟悉本部門，本單位的業務知識之外，文秘人員還應具備與本部門相關的知識。比如勞動保障部門的文秘人員，除了對上述的知識有比較清晰準確地了解，掌握之外，還應對政治經濟學、哲學、邏輯學、商業保險知識，以及生產、交換、分配方面的知識都應有所了解。由於常常要對一些統計報表進行分析，還應掌握一些統計學、數理統計等方面的知識。當然，必須具備，還應不斷提高的，還有文化素養，駕馭語言文字的能力。
（三）掌握政策
勞動保障工作的政策性非常強，這不僅僅表現在我們下達的規範性檔案中，即便是總結、匯報、請示、以至經驗材料中都體現著政策。所以文秘人員，特別是搞綜合的同志一定要掌握政策，熟悉政策，利用好政策（這裡說的利用好政策是指用政策來分析問題，認識問題，提出解決問題的辦法），用政策指導寫作的全過程。如果寫作人對政策部了解，或了解不深透，那么對問題的揭示程度就會缺乏深度，解決問題的辦法就會缺乏力度。
（四）善於調查
調查有許多方式，除常規的調查方法之外，重點要說的是要做個有心人。注意從平時的工作中，與同事們的接觸中，會議中，了解情況，掌握第一手材料。目前，我們的工作特點往往是每項活都是急的，按部就班地去調查，了解情況根本就沒有這種可能。這就要求綜合材料人員要注意從平時的工作中通過觀察來了解情況，積累素材。