2、典型。是指那些反映事物本質，有關反代表性和鮮明個性特徵的材料。要選用那些內涵豐富，概括力強的事例。這樣的材料能起到以一當十的作用，既能增強文字的表現力和說服力，又可避免文章羅列現象、臃腫冗長的弊端，使文章更精煉準確。
3、恰當。即主題和材料的關係要恰當。選用的材料要緊扣主題，最能為表現主題服務的材料。一個材料用不用，怎么用，依據只有一個，即表現主題的需要。要恰當，還要善於對材料進行改造製作。就是在使用材料時能根據需要賴變換角度。從這個角度看可能與主題的關係不大，但換個角度看卻非常有利於主題的表達。這裡的關鍵是對材料要吃透，對主題要吃透。所說的“妙筆成花”即是。
（四）搭好結構
結構即文章的骨骼。機關套用文的結構一般情況下，因為長期使用已經形成了固定的模式，所以我們一定要按照固定的模式來寫作。這裡要強調的有兩點，一是我們一定要熟悉，掌握，熟練使用各種機關套用文的模式，選準使用文體。二是注意各種文體之間的語言區別，時態區別，人稱區別，角度區別等等。舉例說明請示與批覆、講話與總結、計畫與方案的區別。
（五）駕馭好語言
語言是文章的血肉。機關套用文的語言要注意四點：
1、平易樸實。機關套用文要求對客觀事理作如實反映，其語言主要用客觀的，平實的，質樸、直敘的手法。但是並不是排斥生動的語言，恰當的比喻和具有邏輯力量的排比。2、準確精當。首先要選用那些與要反映的事務最恰當最準確的詞語。其次注意選擇句型句式，注意語法。不要因為語法錯誤、邏輯混亂、追求語言華麗，句型結構影響表述的準確性，甚至顛倒了原意。
3、簡要鮮明。什麼叫藝術，有人說“藝術就是三行去掉兩行”，就是強調語言的精煉。機關套用文的語言一定要直截了當，不拖泥帶水，不能丟三落四，更不能含糊其詞，模稜兩可。要把那些對表現主題可有可無的，意思重複的，空話、桃花刪去。做到“篇無累句，句無累字”。力爭在最短的篇幅里涵蓋最大的信息量，更清晰準確地說明事理。
4、通俗規範。在機關套用文中使用的字、詞、句一定要是大眾化的，通俗易懂的。引用古人的話，一定要譯出現代意思，切忌孤傲、生僻的字詞。在規範性檔案中還要注意不要使用容易引起歧義的文字。一些在網上使用的字詞句，因為不規範，在機關套用文中不許使用。
三、關於總結的寫作
（一）總結的作用
1、尋找規律，提高認識。通過總結對以往的時間進行回顧，分析，研究，評價，鑑定。把正反兩個方面的經驗條理化，找出規律性的東西來。
2、提供情況，便於指導。領導部門為了全面掌握情況，指導工作，經常要求下級部門提供各種總結，所以下級部門必須愛上級要求、領導意圖和方針政策，如實反映情況，總結經驗教訓。
3、改進工作，提高效率。通過總結可以促使我們調查研究，反思上端工作的成效，得失，推動分析，歸納，找出規律性的東西。
（二）總結的類別
我們常用的總結大致可分為兩類：一是全面總結。可以是一段時間的全部，也可以是一項工作的全部。二是專項總結。僅就某一項工作而言。
（三）總結的結構
大致可分標題、正文、落款，三部分。重點和大家探討正文部分的結構。
正文部分應包括：基本情況、主體、結語三部分。