一、領導重視，是搞好機要檔案保密安全的前提
兩年前，我縣沒有專用機要檔案室，檔案櫃一直沿用80年代的木櫃，其它的硬體設施幾乎是個空白。同時檔案管理人員不固定，檔案管理常常出現脫節現象，對機要檔案的保密安全構成嚴重威脅。對此，在全省機要檔案保密安全檢查時，省委辦公廳、市委辦公室都提出了批評，並把我縣列為全省重點整改單位。這種局面引起了縣委領導的高度重視，縣委常委、縣委辦公室主任王中義同志立即把機要檔案管理工作列入重要工作日程，在縣委常委會上作了專題匯報。提出了縣委領導要帶頭遵守機要檔案的管理制度，帶頭清退機要檔案，並多次在縣委辦公室主任辦公會上安排部署加強機要檔案管理工作，從而保證了經費和人員到位，為我們做好機要檔案管理工作提供了有力的保障。
為了使這項工作做得實而又實，細而又細，主任經常到機要檔案室實地檢查工作，定期聽取工作匯報，提出指導性地工作意見，對於工作中出現的問題及時加以解決。主任時常找機要員談心，在噓寒問暖中了解機要員工作中有什麼阻力，生活上有什麼困難，待遇上有沒有應該解決的而未解決的難題，並一一作出解答。在日常工作中，他強調指出作為一名機要員必須具備“三種精神”，即：不計報酬、樂於吃苦、默默奉獻的“老黃牛”精神；不計名利、紮實工作、腳踏實地的“馬前卒”精神；不計得失、忠於職守、認真負責的“螺絲釘”精神。由於領導重視，我縣機要檔案管理工作發生了質的變化。一是形成了一套以“提高檔案利用效率，保證檔案運轉安全”為目的的機要檔案管理機制，既充分發揮黨的檔案效用，又保證了檔案安全。二是明確一名機要員（副主任科員）負責機要檔案管理工作，確保機要檔案有人管，有人問。三是我們落實了機要員崗位津貼每月100元，極大地調動了工作積極性。四是縣機要局專門設立一間機要檔案室，配置了“三鐵兩器一機”即：鐵門、鐵窗、鐵櫃、報警器、滅火器、電話機,這些硬體的配置，為機要檔案管理人員創造了良好的工作環境，為提高機要檔案保密安全打下了堅實的基礎。
二、完善制度，是搞好機要檔案保密安全的保障
俗話說沒有規矩不成方圓。機要檔案管理工作是一項政治性、保密性、技術性很強的工作，為了使機要檔案管理有章可循，我們根據上級要求和工作實際，從抓制度入手，使各項具體工作都作出了明確而嚴格的規定。一是建立檔案登記制度。我們建立了《收文登記本》、《發文登記本》、《轉辦登記本》、《借閱登記本》、《機要資料夾走向登記本》。做到每份檔案走向清楚，有據可查。二是針對機要檔案管理工作的各個環節，制定了七個制度。它們分別是：《機要檔案分發制度》、《機要檔案轉辦制度》、《機要檔案傳閱制度》、《機要檔案借閱制度》、《機要檔案保管制度》、《機要檔案回收制度》、《機要檔案存檔制度》等規定，並裝框上牆，使各項工作職責分明，操作有序。三是實行督促檢查制度。在日常的工作中，我們發現檔案出現的丟失現象，主要根源在於錯過了查找檔案的最佳時間，因此加強機要檔案管理工作，貴在平時，功在平時。我們堅持以自查為主，領導督促為輔的方針，具體做到三查：一是查崗，就是定期不定期檢查機要員按時上下班情況，在崗值班情況，確保機要員一直處於待命狀態，隨時向領導以及秘書工作人員提供檔案資料。二是查勤，就是堅持每月檢查一次記錄本登記情況，檔案的運轉情況以及相關制度的落實情況。並將檢查結果作為年終考評依據，對於成績優秀的實行獎勵，對於成績差的進行通報批評。三是查漏，就是每季檢查一次上級來文有沒有漏登現象，傳閱件有沒有漏傳現象，受文單位有沒有漏領現象，檔案回收有沒有漏繳現象。通過平時的查漏，及早發現工作中存在的問題，以便贏得充足的時間來解決這些問題。