一、文章要素
公文與其他文體一樣，也是由一定的要素構成的，這就是人們常說的文章“四要素”：材料、主題、結構、語言。
1、材料
材料是指為某一寫作目的收集、攝取以及寫入文章之中的一系列事實或依據。
材料工作有四個環節，即：材料的占有，鑑別，選擇和使用。
（1）材料的占有：占有材料有兩條途徑，一是親身經歷所獲；一是調查閱讀所獲。
（2）材料的鑑別：鑑別，就是對材料進行分析、比較的研究過程。
（3）材料的選擇
（4）材料的使用
2、主題的概念：所謂主題（主旨、發文意圖），即作者在說明問題、發表主張或反映生活現象時，通過文章全部內容所表達出來的基本觀點或中心思想。
3、結構：對結構的總體要求是：嚴謹、自然、完整、統一。
4、公務文書運用語言的標準是：準確、簡潔、平實。
二、公文的表達方式
通用的表達方式有：敘述、描寫、對話、抒情、議論與說明。公文以實用為目的，故很少使用描寫、對話、抒情，而較多運用敘述、議論、說明等方式。
第二章辦公自動化
第一節計算機基礎知識
1、計算機由硬體(Hardware)和軟體(Software)兩部分組成。
2、硬碟是計算機中最重要的外存設備。
3、音效卡是多媒體計算機的主要組件之一。它包含記錄和播放所需的硬體。
4、鍵盤是計算機最主要的輸入設備，可以進行英文、漢字、數字等輸入。常見的鍵盤主要有機械式和電容式兩種，現在的鍵盤多是電容式鍵盤。
第二節WINDOWS98視窗作業系統
第三節辦公室常用設備
1、印表機：目前，印表機主要有針式印表機、噴墨印表機和雷射印表機。
2、數碼機機：數位相機是光、機、電一體化的產品。圖像的數位化存儲是數位相機的特色。數位相機有輸出功能、即拍即顯功能和聲音記錄功能等。
3、數碼攝影注意事項。
4、數位相機的保養。
5、靜電
複印機的使用。
第四節計算機網路
1、計算機網路的概念
所謂計算機網路，就是把分散布置的多台計算機及專用外部設備，用通信線路互連，並配以相應的網路軟體所構成的系統。
2、計算機網路的組成：網路大體上由兩部分組成，一是通信子網，二是資源子網。通信子網：負擔全網數據傳輸和通信處理工作。資源子網：包括網路的數據處理資源和數據存儲資源，負責全網數據處理和向網路用戶提供資源及網路服務。
3、計算機網路的主要特徵。
4、網路的主要功能
5、計算機網路有多種分類方法：（1）按照傳送數據所用的結構和技術分類：交換網：包括電路交換網、分組交換網；廣播網：包括分組無線網、分組交換網。（2）按照網路覆蓋的範圍分類。區域網路（LAN-LocalAreaNetwork）：是指那些聯結近距離計算機的網，包括辦公室或實驗室的網（十米級網）、建築物的網（百米級網）、校園網（千米級網）。廣域網(WAN-WideAreaNetwork)：是指實現計算機遠距離聯結的網，廣域網有城域網(MAN-MetropolitanAreaNetwork，十公里級)、地區網或行業網（百公里級）、國家網（千公里級）甚至洲際網（萬公里級）。（3）按照網路的拓撲結構分類，可分為星型網、匯流排型網、環型網和樹型網等。（4）按照通信傳輸介質發類，可分為雙絞線網、同軸電纜網、光纖網和衛星網等。（5）按照信號頻帶占用的方式分類，可分為基帶網和寬頻網。
6、網路可提供的服務。
第三章速記基礎
第一節速記的概述
一、速記的概念：“速記”，顧名思義，就是快速記錄的意思。速記的特點就是快，速度是速記的靈魂，速記能把語言完整無誤地記錄下來。目前，我國推行的速記方式，是“雙式速記”——“漢字速記”與“拼音速記”。漢字速記就是漢字的快速記錄。它是在已掌握漢字的基礎上來提高記錄速度的。拼音速記是用一些簡單符號和省略方法來記錄語言的。速記是一種採集信息、爭取時間、講求速度、提高效率的現代化書寫技術。
二、速記在秘書工作中的作用
1、記錄有聲語言
在各種會議中作記錄是秘書經常性的工作。會議記錄的主要方法有四種：
（1）完全記錄法。
（2）精詳記錄法。
（3）精要記錄法。
（4）補充記錄法。
2、記錄無聲語言
（1）秘書用速記及時、準確地摘抄資料，收集、儲備信息，協助領導做好工作。
（2）秘書用速記起草文稿、草擬發言提綱和各類公文，能節省許多寶貴時間，大大提高工作效率。
（3）速記記“秘本”。
3、速記與錄音機、電腦等現代化技術工具各具特色，相輔相成。