3、財物管理人員有下列情況，應報總經理處理。
（1）對所保管的財物有盜賣，掉換或化公為私等營私舞弊行為；
（2）對所管的財物未經批准而擅自轉移、私借或損壞不報告行為；
（3）未盡保管責任或由於過失致使財物被盜，損失或盤虧。
附屬檔案——採購及供貨管理制度
一、採購程式
1、各部門需要零星物品購置時，應由該部門組長填寫申購單
→庫管簽字→部門負責人簽字→總經理簽字→採購實施購買。
2、採購人員購貨時，須對多家（三家以上）進行價格、質量比較；供貨商定向送貨的不得高於既定價格標準。
二、採購方式的確定
1、對於用量大、消耗快、周轉頻繁的原材料，應該選擇供貨商送貨的方式。
2、對於使用頻率低，不容易集中採購的零星物品及餐中斷檔急需物品可由採購人員採購。
3、採購方式上採用“定點、定價、定時”採購原則。
4、對於一些特殊的原材料可由外地發貨，按計畫定期申購。
三、供貨商進場程式
1、供貨商的尋找原則上由採購主管負責，總經辦主任、財務會計協助；
2、供貨商進場首先與總經辦主任接洽，總經辦主任在財務會計的協助下（財務會計全程參與），談妥相關契約細節（以酒樓契約範本為標準契約格式），經總經理審查批准後，由總經理出面代表酒樓與供貨商簽定合作協定。
3、總經辦以書面形式通知財務會計、庫管及相關使用部門負責人，並將已簽定的契約（協定）送交財務部一份備檔，另一份留存備查。
四、供貨商處罰程式
1、凡供貨商違反相關合作條款（送貨不及時、原材料質量問題、拒絕送貨、配合工作不到），到由總助、行政總廚、財務會計、庫管告知辦公室；
2、辦公室了解事情原委後，由辦公室主任作出處罰決定，開出罰單；
3、辦公室所開罰單交總經理審批；
4、辦公室將對供貨商的罰單交財務部執行，財務部在結算供貨商款項時按罰單標準予以扣除。
五、供貨定價制度
（一）原材料市場價格調查
1、酒樓每月組織供貨市場調查不得少於兩次，且應填寫市場價格調查表，寫明市調時間及地點，各參加人員在市調錶上籤字。財務會負責調價表格列印、價格記錄工作並負責調價表保管。
2、市場調查由總助、行政總廚、總經辦主任、財務會計組成，具體由財務會計召集。
3、市場調查時間定於每月日、日，如恰逢周末，應作適當順延。
（二）定價程式
1、每次市場價格調查後，應及時制定當期的供貨商品執行價格，先由總助、行政總廚、總經辦主任、財務會計、採購主管初定，再交總經理審定後，最後交董事會審批。董事會審批後將執行價格以書面形式交財務部執行。
2、原材料採購定價標準
處在批發價和零售價之間（即高於批發價低於零售價）。
3、價格調整：
因市場變化情況特殊，供貨商提出價格調整要求，首先由供貨商報總經辦主任，總經辦主任了解相關市場情況後與總助，財務會計碰頭商量定出調價草案，再報總經理審批。
（三）供貨商的更換與續用
在合作過程中如發現供貨商有不履行契約的行為，且經溝通後無效，由總助、總經辦主任、財務會組成審查小組，集體討論決定是否更換、續用，然後報總經理最後裁奪。