（10）公文要嚴格按規定格式列印。機要公文密級和緊急字樣分別標在公文眉首的右上角，字型為3號黑體，緊急字樣列秘密字樣之上。公文標題字型為2號小標宋體，正文為3號仿宋體。“主題詞”用3號黑體字，詞目用3號宋體字。正文一般每頁排22行，每行排28個字，字型行距符合規範要求，公文用紙用us型紙（條件具備後逐步過渡到規定的a4格式列印），付印的文頭紙與發文機關應相符。公文頁數超過兩頁的，必須編印頁碼。涉密檔案應指定專人列印，所使用的計算機軟碟專用並加密，必要時要做消除處理。
（11）繕印後的公文在用印前，由主辦部門相關人員負責與文稿核對準確後方可用印。公文用印要端正、清晰，印章的下部邊緣壓蓋成文日期。公文用印後，不再另署發文機關名稱。
（四）公文分發及報送
1、以礦黨委、行政、黨政辦公室名義下發的公文，無論何部門起草，成文後一律交礦黨政辦公室統一分發；其它各類檔案由成文單位負責發放，嚴禁在各類會議上發放檔案。公文發放要建立《檔案發放清單》。基層各單位和機關各部室應有專人負責檔案領取，如有緊急檔案應根據黨政辦公室通知隨時領取。
2、凡主送集團公司黨委、行政的請示或報告，只報送一份給集團公司黨政辦公室機要科，嚴禁多頭報送。抄報、抄送集團公司黨委、行政或有關部室的檔案，由黨政辦公室機要文書定期集中報送，緊急情況下須隨時報送。
（五）公文歸檔
1、公文形成後，由礦黨政辦公室機要文書負責將領導簽發原件及3份正式檔案暫集中保管，次年3月底前由機要文書向檔案室核對交清。歸檔的公文必須符合存檔要求。
2、礦黨政及礦黨政辦公室召開的各類會議所形成的會議檔案、材料，由承辦部門人員負責收集整理後，及時交檔案室歸檔。
（六）隨著無紙化辦公的逐步推行，今後紙質檔案將逐步取消，改由網上審批、簽發、發放，以電子文檔傳輸，相關管理規定屆時另行下發。
二、收文管理
（一）礦黨政辦公室接收的外來各類檔案、電報、傳真、公函等公文，由黨政辦公室機要文書負責簽收、分類、登記、編號、傳閱、辦理、保管、存檔等工作。所接收公文由黨政辦公室主任提出擬辦意見，送礦有關領導批示後按順序傳閱或辦理。
（二）對集團公司通過辦公網路下發的各類檔案材料，機要文書應及時接收，原則上當日下發的檔案必須當日接收，緊急檔案隨時接收。同時，要根據領導批示的意見，及時轉有關領導和部門辦理。
（三）公文承辦部門（人員）要將公文辦理情況及時向領導和黨政辦公室反饋，並在公文處理單上籤字註明。
（四）公文處理必須準確、及時、安全，運轉的每一個環節應建立登記、簽字制度，避免延誤或丟失。未經領導批准，不準對外提供公文，不準隨意複印檔案。
（五）礦黨政領導及職能部室參加國家、省、市及外地區召開的各種會議所發的檔案、材料，原則上由隨行人員或相關職能部室人員收集後，交礦黨政辦公室機要文書按收文程式處理，次年初交檔案室分類歸檔，以便調閱和使用。
三、考核規定
（一）礦黨政辦公室為全礦公文管理的主管部門，負責公文管理制度的制定和日常管理及考核工作。
（二）公文主辦部門違反公文審核程式的，每出現一次對所在部門罰款100元。