總公司檔案管理暫行規定
第一章 總 則
第一條 為加強公司檔案管理，提高檔案利用效率，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《企業檔案管理規定》，結合企業實際，制定本規定。
第二章 檔案管理
第二條 公司檔案實行集中與分級管理相結合的原則，檔案室在總經理辦公室領導下，負責全公司主體檔案的管理，並對部門及所屬單位檔案管理工作進行指導、監督和檢查。
第三條 檔案室履行下列職責：
（一）貫徹執行《檔案法》等有關法律、法規和方針政策，制定本企業檔案材料歸檔和檔案保管、利用、鑑定、銷毀、移交等有關規章制度；
（二）統籌規劃並負責本企業檔案的收集、整理、保管、鑑定、統計和提供利用工作；
（三）指導各部門和所屬單位檔案材料的形成、積累、整理和歸檔工作；
（四）監督、指導本企業所屬機構的檔案工作。
第四條 各部門確定人員負責歸檔檔案材料的收集和整理，按各種檔案歸檔時間定期交檔案室集中管理。
第五條 檔案工作人員應當忠於職守，遵紀守法，具有相應的檔案專業知識和業務能力。
第三章 檔案的歸檔
第六條 歸檔的範圍是公司在籌備、成立、經營、管理及產權變動過程中形成的具有保存價值的檔案材料。
一、本企業內部形成的檔案材料；
二、本企業所屬單位和派出機構（包括境外機構）應報本企業的檔案材料；
三、本企業引進項目、外購設備等帶來的檔案材料；
四、本企業投資的全資、控股、參股企業應向本企業提交的檔案材料；
五、本企業參與的合作項目，合作單位按要求應向本企業提交的檔案材料；
六、本單位執行、辦理的外來檔案材料。
第七條 歸檔的時間:
一、管理性檔案材料一般應在辦理完畢後的第二年上半年歸檔。
二、工業企業產品、非工業企業業務項目、科研課題、基建項目檔案材料在其項目鑑定、竣工後或財務決算後三個月內歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔。
三、外購設備儀器或引進項目的檔案材料在開箱驗收或接收後即時登記，安裝調試後歸檔。
四、企業職工外出參加公務活動形成的檔案材料應在活動結束後及時歸檔。
五、會計檔案材料在會計年度終了後由會計部門整理歸檔，保管一年後向檔案部門移交。
六、電子檔案邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質檔案歸檔時間一致。
七、磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的檔案材料應在工作結束後及時歸檔。
第八條 下列檔案材料應隨時歸檔：
一、變更、修改、補充的檔案材料；
二、企業內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的檔案材料；
三、企業產權變動過程中形成的檔案材料；
四、其他臨時活動中形成的檔案材料。
第四章 檔案的鑑定
第九條 每年應對檔案進行一次清理，從檔案的內容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面鑑別，確定各類檔案的保管期限（文書、財務、科技檔案見具體辦法附表）。
公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。介於兩種保管期限的，保管期限從長。
第五章 檔案的銷毀
第十條 檔案銷毀的具體工作由檔案室管理室承辦，對已失效的檔案，認真鑑定，編制銷毀清冊，立卷歸檔，永久保存。
第十一條 送交檔案形成部門（分公司）對擬銷毀案卷的清冊進行初審，經處（分公司）級負責人簽字同意後，連同銷毀檔案的書面報告送總經理簽字批准。