第十二條 銷毀時要有檔案人員二人以上，並由主管部門派人監銷，共同在銷毀清冊上籤字。
第六章 檔案的保密安全
第十三條 檔案管理人員和借閱檔案人員必須嚴格遵守國家保密法及公司各項保密制度，認真做好保密工作。
檔案管理人員，必須嚴格執行檔案查閱借閱制度；履行借閱登記手續，認真審查審批許可權是否符合規定的要求。
第十四條 借出的檔案材料務必定期歸還。借出使用期間，不許轉借他人，不許帶入公共場所。
第十五條 任何人不許將檔案內容泄露給無關人員，如有泄露和公布檔案內容者，應視情節輕重，按《檔案法》要求嚴肅處理。
第十六條 檔案管理人員向借閱檔案者提供、出具有關證明時，一定要以檔案材料原始記載為依據，不得弄虛作假出假證；涉及企業機密的檔案材料，必須經總經理同意後再作決定，嚴防泄密。
第十七條 檔案室禁止吸菸，嚴禁將易燃易爆物品和私人物品帶入庫房, 明顯處要有安全防火設備。
第十八條 非檔案管理人員，未經批准不準進入。
第十九條 檔案人員下班必須對檔案室進行檢查，鎖好門窗、檔案櫃，切斷電源後方可離開。
第七章 檔案的利用
第二十條 凡需利用檔案者，均須填寫檔案查閱單，依據調閱許可權和檔案密級，經各級領導簽批後方能憑單閱檔。
第二十一條 案卷一般僅供在檔案室閱看，利用檔案人員必須愛護檔案，不得塗改、損壞、私自抄錄、複印、圈點、批註等。
第二十二條 查閱文書、人事、財務、科技檔案，分別由總經理辦公室、人事、黨委、財務、技術、設計等主管部門負責人簽批。抄摘檔案內容，須主管部門同意才能帶出檔案室。如需複印檔案資料，應有主管部門批准並在查閱單中註明複印內容，由總經理辦公室安排。
第二十三條 本單位借閱檔案應由本部門負責人簽字，外單位借閱檔案，應持有單位介紹信，主管部門簽署意見後，經總公司主管領導或總經理、黨委書記批准。
第二十四條 借閱期限不得超過15天，到期歸還；如需再借，應辦理續藉手續。
第二十五條 借閱檔案應嚴格履行手續，辦理借閱登記，當麵點交清楚。歸還時嚴格檢查，並在借用登記予以註銷。借閱者要愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自塗改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發現遺失或損壞，應及時報告主管領導。
第二十六條 檔案管理人員對查閱借閱檔案及歸還檔案，均應在檔案查閱登記薄上進行登記；對重大或重要項目的查閱，要做好利用效果的反饋工作。
第八章 附則
第二十七條 總公司制定的其他專項檔案管理辦法及保管期限，為本規定的補充。
第二十八條 本規定從印發