第五十五條 檔案整理
(一)保管人員應將每月增加的機密檔案，於翌月五日前填更"機密檔案增列表"呈總經理(專業性者呈經理)核閱。並於每年年底清理檔卷，將認為已無需繼續保管或已消失機密性質的檔案，造具"機密檔案銷毀表"呈報總經理(專業性者呈經理)核准後銷毀或送回原經辦部門按一般文書辦理歸檔。
(二)保管人員應於每月底查對"機密檔案增列表"及"出國計畫書"或"工作計畫表"，如有應送而未送歸檔者，則以便函稽催經辦部門送交歸檔。
(三)機密檔案應單獨成立檔卷，與其他一般檔案分開保管。
第五十六條 調卷
(一)各部門需調閱機密檔案時，除依第四十八條規定方式辦理外，經辦人填具"調卷單"註明調閱期間及用途，應經調閱部門廠處長證明並送保管部門主管同意後，始得調卷。
(二)保管人員接到經核准之"調卷單"，應即開立"檔案傳遞記錄卡"一份，連同密件交予調卷人簽收後，"檔案傳遞記錄卡"由保管人員留存。用畢歸還時，密件經保管人員點收無誤後，將歸還時間填記於"檔案傳遞記錄卡"並經調卷人簽認後一併存檔。
第五十七條 副本
機密檔案需影、複印時，應呈經理以上主管(專業性者呈廠處長以上主管)核准後，交由保管人員印發，並將份數登記於"機密檔案保管備查簿"；副本(含複印件)視同正本依本規則的規定辦理。
第五十八條 檔案管理
經辦人、保管人員或調卷人員應妥善管理經手的機密檔案；倘有下列情形之一者，依人事管理規則第十四條或第三十六條的規定議處：
(一)拆散原案顯有弊端者。
(二)原案被污損、抽換、塗改或遺失者。
(三)擅自將檔案攜帶外出，轉借或出示於人及其他宣洩機密情事者。
(四)調卷逾期拒不歸還而不申述理由者。
(五)擅自請託他人代抄、代描、複印或打字、印刷者。
(六)檔案分辦傳遞時，未以"檔案傳遞記錄卡"記載或未於分辦當日下班(或完工)時收回(繳回)妥藏者。
□ 附則
第五十九條 檔案處理日數的統計
(一)各收發人員根據"收(發)文登記單"第一聯，業務接洽便函第一聯(發文)及第四聯(收文)分別造具"檔案處理統計表"一式二份，於翌月五日前，一份呈送經理核閱後存經理室備查(全公司的"檔案處理統計表"應呈總經理核閱後存總經理室備查)，一份自存。
(二)處理日數計算標準
1.收文案件：自總收文之日起至復文發出或檔案歸檔之日止，所需日數扣除例假日後為實際處理日數。
2.發文案件：自檔案發出之日起至其銷案之日止，所需日數扣除例假日後，為實際處理日數。
第六十條 文書用紙
(一)對關係企業外機構之行文以公文用紙為之。對客戶或廠商行文得以印有公司名銜的書函。
(二)關係企業內部各部門間的行文以"業務接洽便函"為之，但公司間的行文亦得以公文用紙。
(三)電報以電報專用紙。
(四)簽呈以簽呈專用紙。
第六十一條 檔案處理之稽查
各公司總經理室應不定期派員稽查各部門之文書處理情形並隨時予以輔導，如有異常應即通知經辦部門主管處理之。
第六十二條 實施與修改
本辦法經營決策委員會通過後實施，修改時亦同。