(二)發文處理
收發人員收到發文檔案、原稿"收(發)文登記單"(一式五聯)，即將發文檔案及原稿送請監印人員用印。檔案封發投郵後，登記單第一聯依收發文編號的流水號裝訂；無須待覆檔案，第二、三聯即予銷案，如須待覆者，第二聯由收發人員暫存，第三聯送經辦部門主管，均依待覆日期的先後整理以備稽催；第四、五聯連同發文原稿及底本依其類別編寫檔號，將檔號及銷案日期填記於第一聯後，第四聯交還經辦人存查，第五聯連同發文原稿、底本歸檔。
第十四條 外界復文的處理
收發人員及文書經辦部門收到外界復文，除按收文程式處理外，收發人員應抽出原發文的第二聯銷案，將銷案日期轉記原發文的第一聯，並將收文日期及字號轉記於原發文後歸檔的第五聯，經辦部門接到復文時，主管應抽出原發文的第三聯銷案，經辦人應於原發文的第四聯填記收文日期及字號。
ⅲ.關係企業來往檔案
第十五條 行文方式
(一)正式以公文用紙或油印函件行文者，依本章的規定處理。一般性的規定、通知、
公告等函件無需復文時，發文部門仍辦理髮文手續，受文部門則依下列方式處理：
1.主管部門對其直轄部門行文時，受文部門免辦收文手續。
2.總管理處各部、室、中心及各公司相互行文，由受文公司總經理室或部、室、中心文書管理部門辦理收文，其轉交所屬部門時，所屬部門免辦收文手續。
3.受文部門依前二項的規定免辦收文者仍應處理呈核後依收文日期先後順序歸檔。
(二)以"業務接洽便函"行文者，依第十六條規定辦理。
(三)各類文書的行文，應就組織層級需要數量一次印發，避免逐級轉文重印延誤時效。
第十六條 業務接洽便函之處理
(一)發文
經辦人發文時，應將接洽內容列記於"業務接洽便函"第一聯，並填記文書類別、受文者、待覆期限、附屬檔案等各欄，呈請主管判行後另依式填寫三聯連同第一聯呈主管主管簽署，一併送收發人員編號並記載於"收(發)文編號登記表"再送監印人員用印後，由收發人員將"業務接洽便函"第二、三、四聯送交受文部門，第一聯則依待覆日期之先後整理以備稽催。
(二)收文
受文部門的收發人員收到"業務接洽便函"第二、三、四聯，於便函上填記收文時間、編定收文號碼並記載"收(發)文編號登記表"將便函第二、三、四聯送呈部門主管批定經辦人後，由收發人員將二、三聯交由經辦人承辦，第四聯經經辦人簽收後由收發人員按發文部門要求的待覆日期先後整理，以備稽催。
(三)復文
經辦人收到來文應於第三聯擬具復文稿並填寫銷案或待覆日期，及預定保存期限(如需簽辦，則以"文書籤辦單"辦理，簽辦單連同"業務接洽便函"第三聯處理)，經主管判行後，依式填寫於第二聯，一併呈主管簽署再送由收發人員轉請用印並抽出原暫存之第四聯轉記銷案或待覆日期，將第二聯送交受文部門(原發文部門)，第三、四聯編定檔號填記於檔號欄後；第三聯依其類別歸檔；第四聯依收文流水編號的順序存查。如未結案，則第四聯按待覆日期先後整理以備稽催。
(四)回文處理
發文部門的收發人員收到復文部門送達的便函第二聯時，於原暫存的第一聯註記復文的收文時間；第二聯轉送經辦人呈閱辦妥並註明預定保存期限送收發人員抽出第一聯銷案，再一併編定檔號填記於檔號欄，第一聯依發文流水編號的順序裝訂存查，第二聯依其類別存檔，如未結案，第一聯需加注復文部門要求的待覆日期，並按此日期的先後整理以備稽催，再行復文時，則依發文程式辦理。