第十一條 收(發)文字號的制定管理
(一)對外行文的字號
1.公司：x1x2(x3)總字第○○○○號。x1x2為公司簡稱；x3為地區別，不需分地區者省略；○○○○為公司收(發)文流水號。
2.事業部(含直屬部門)：x1x2(x3)x4字第○○○○號(x4為事業部或直屬部門代字，由各公司總經理室制定管理)。
3.營業部門：由各公司總經理室制定。
(二)對關係企業行文的字號
1.由各公司總經理室統一制定管理。
2.總管理處各部、室、中心由總管理處總經理室統一制定管理。
(三)收發文編號
1.由文書管理部門按年份依流水號碼一文一號編列。"業務接洽便函"另行編定，亦采流水號碼一文一號編列。
2.復文以收文號碼為發文號碼，如有二號以上來文併案處理，以最後的收文號碼為發文號碼。
3.主動發文號碼與一般收復文號碼採取同一編號順序。
ⅱ.與外界來往檔案
第十二條 收文
(一)登記、分文
來文由收發人員拆封后，於"收(發)文登記單"登記收文編號、收文日期、來文者、來文字號、來文日期、附屬檔案及摘要後，送分文人員依其性質判定文書類別、經辦部門，再由收發人員分發。
(二)檔案的分送
收發人員分發檔案，應留存"收(發)文登記單"第一聯，依收文編號之流水號碼裝訂之。其餘第二、三、四、五聯連同來文以"分文專用卷宗"送交經辦部門主管核定"要""否"答覆及處理期限，記入"收(發)文登記單"第二、三、四、五聯，第二聯於當天簽收後，夾放於"分文專用卷宗"退還收發人員，由收發人員按處理期限的日期先後予以整理為檔案催辦之用。
(三)檔案交辦
經辦部門主管將檔案批交辦理時，應將經辦人姓名記入"收(發)文登記單"第三、四、五聯，留存第三聯按處理日期之先後整理稽催督導，第四、五聯連同檔案交經辦人辦理。
(四)檔案處理
1.經辦人辦理檔案時，應將擬辦或復文擬搞簽呈主管判行。
2.經辦人應將處理經過、結果或復文摘要記錄於"收(發)文登記單"第四、五聯記要聯記要欄(如不敷使用時，得以"文書籤辦單"補充，簽辦單隨同"收(發)文登記單"第五聯流程處理)，並填記預定保存期限及銷案或待覆日期後連同來文(復文時需附復文稿)經呈判後打字、校對再轉送文書管理部門收發人員。經辦部門主管於檔案判行後，將"收(發)文登記單"第三聯抽出銷案。
3.收發人員收到辦妥的來文及"收(發)文登記單"第四、五聯時：
①如無需復文者，依其類別編定檔號填記於第四、五聯將檔號及銷案日期轉記第一聯，抽出原留存的第二聯銷案，並將第五聯同檔案歸檔，將第四聯退還經辦人。
②如需復文者，將復文及復文搞送請監印人員用印後，復文封發投郵；來文、復文稿、復文底本則依其類別編寫檔號填記於第四、五聯後，第五聯連同來文、復文稿、復文底本歸檔，並抽出原留存的第二聯銷案(如需待覆者，則將第二聯依待覆日期的先後整理以備稽催)，再將第四聯退還經辦人。經辦部門如業務需要，可以復文底本留存。
4.來文附屬檔案如屬現金、支票、匯票或其他有價證券等，經辦部門經辦人於接到來文時，應即繳交出納部門簽收不應隨文傳遞。
第十三條 主動發文
(一)擬稿、登記
經辦人以公文稿箋擬妥文稿，檢附"收(發)文登記單"一式五聯，填寫受文者、類別、經辦部門、內容摘要、附屬檔案、經辦人姓名、預定保存年限及銷案或待覆期限等欄，呈部門主管會核稿人員經判行，送收發人員編號，轉打字、校對後，送交文書管理部門收發人員。