檔案建立管理制度 篇1
一、管理規章制度
科學管理、合理量化、健全制度是我們取得成功的重要保障,為了達到高標準的管理目的,我公司已成功導入iso9000質量管理標準模式。在接管物業以後,將嚴格按照質量管理體系的標準,實行專業化、規範化管理。制定出管理規章制度總計74條,其中公眾制度12條,內部崗位制度20條,運作管理制度32條,員工培訓考核制度10條。
1.公眾制度
(1)《業戶手冊》。
(2)《業主公約》。
(3)《精神文明公約》。
(4)《樓宇使用維護管理規定》。
(5)《二次裝修管理規定》。
(6)《二次裝修管理協定》。
(7)《裝修人員管理規定》。
(8)《出入物品管理規定》。
(9)《安全管理規定》。
(10)《消防管理規定》。
(11)《清潔衛生管理規定》。
(12)《園林綠化管理規定》。
2.崗位職責
(1)物業經理崗位職責。
(2)經理助理崗位職責。
(3)物業管理部經理崗位職責。
(4)物業管理文員崗位職責。
(5)物業管理員崗位職責。
(6)物業商務管理員崗位職責。
(7)物業清潔員崗位職責。
(8)工程管理部經理崗位職責。
(9)工程技術員崗位職責。
(10)強電技工崗位職責。
(11)弱電技工崗位職責。
(12)暖通工崗位職責。
(13)維修工崗位職責。
(14)工程文員、資料員、倉管員崗位職責。
(15)安全經理崗位職責。
(16)安全管理員崗位職責。
(17)財務經理崗位職責。
(18)財務會計崗位職責。
(19)財務出納崗位職責。
(20)財務收費員崗位職責。
3.運作管理制度
(1)《員工手冊》。
(2)《管理人員文明服務準則》。
(3)《員工辦公制度》。
(4)《各部門月工作計畫及總結制度》。
(5)《物業管理工作廉潔制度》。
(6)《員工培訓制度》。
(7)《內部財務管理制度》。
(8)《檔案資料管理制度》。
(9)《值班管理制度》。
(10)《公用品申請、購買、領用制度》。
(11)《員工宿舍管理評比制度》。
(12)《接待投訴處理及回訪制度》。
(13)《維修回訪制度》。
(14)《機電設備的編號方法》。
(15)《機電設備的統計制度》。
(16)《配電房管理制度》。
(17)《物業防火安全檢查制度》。
(18)《大廈應急滅火搶救方案》。
(19)《物業管理運作流程》。
(20)《業戶投訴處理程式》。
(21)《業戶入住工作程式》。
(22)《業戶入住裝修管理工作程式》。
(23)《物業管理檔案建立工作程式》。
(24)《物業管理檔案監督工作程式》。
(25)《物業資料控制工作程式》。
(26)《公共設施維修、養護工作程式》。
(27)《機電設備維修工作程式》。
(28)《安全管理工作程式》。
(29)《消防應急處理工作程式》。
(30)《園林綠化管理工作程式》。
(31)《清潔管理工作程式》。
(32)《社區文化開展工作程式》。
4.員工培訓考核制度
(1)《新員工入職培訓制度》。
(2)《在崗員工循環培訓制度》。
(3)《員工工作考核及獎罰制度》。
(4)《員工崗位責任月考核成績匯總表》。
(5)《經理助理崗位月工作考核表》。
(6)《部門經理崗位月工作考核表》。
(7)《部門員工崗位月工作考核表》。
(8)《業戶意見月x統計表》。
(9)《員工違章違紀處理意見申報表》。
(10)《物業管理工作情況一覽表》。
二、物業檔案建立與管理
1.資料收集
資料的收集堅持內容豐富的原則,根據實體資料和信息資料的內容,在實際工作中從需要和服務的角度出發,擴大信息的`收集來源,從時間上來講是指從規劃設計到工程竣工的全部工程技術維修資料,從空間上講是指物業構成的全部,大到房屋本體公共設施,小到花草苗木都應有詳細的資料。
2.資料分類整理
(1)分辨真偽。
(2)分類排序。
(3)組編檔號。
(4)裝訂精美。
3.檔案資料管理
(1)採用原始檔案和電腦檔案雙軌管理制。
(2)採用多種形式的文檔儲存方法,便於原始檔案的管理(如:採用錄像、刻盤、膠捲、照片、圖景等方法)。
(3)建議儘可能的採用電腦儲存,便於查找調用,以便更好地保護原始檔案的資料免受翻動的磨損和損壞。
(4)建立健全的檔案外借管理規定,檔案管理必須專人負責,應做到保管、保密,工作細緻;如有破損,應及時修補。
(5)檔案管理室必須達到防火、防潮、防變質的三防'標準。
檔案建立管理制度 篇2
一、總則
1、為了規範全公司的檔案管理，充分、合理利用檔案資料為公司服務，特制訂本管理制度。
2、本制度適用於公司及所屬各單位檔案管理。
3、本制度最終解釋權歸公司綜合部，綜合部負責本制度的修訂完善。
二、檔案管理機構的設定及基本要求
（一）檔案劃分及管理部門
1、檔案是指本公司過去和現在，在從事經營管理、科學技術、企業文化等活動中形成的對公司有保持價值的各種文字、圖表、聲像等歷史記錄。
2、公司設立檔案室，隸屬於綜合管理部，並設定檔案管理人員，負責檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。公司制定明確的檔案管理人員崗位職責，檔案管理人員必須嚴格履行職責。
3、公司檔案根據其重要性和保密程度分為公司級和部門級，公司級檔案應按標準規範進行分類，有規範的檔案編號和標籤，並建立電子與紙張分類目錄。
（二）各部門資料管理
1、公司所屬各部門必須設兼職的資料管理員，制定明確的檔案管理員崗位職責，規範部門檔案管理，實行部門檔案與公司檔案歸口管理。
2、各部門根據部門資料性質結合公司級檔案管理辦法，實行統一的標準分類管理。
3、檔案的借閱和移交、銷毀，必須按照公司管理規定執行。
三、檔案分類
（一）檔案質量
1、檔案封面應逐項按照規定用碳素鋼筆或中性筆書寫，字跡要工整，清晰，封面題名應能準確反映出卷內檔案材料的內容。
2、檔案檔案禁止使用鉛筆、原子筆、複寫紙。破損的檔案檔案要進行修復處理。
3、檔案必須遵循檔案材料形成的規律和特點，保持檔案材料之間的聯繫，區分不同的價值，便於保管和利用。
4、檔案盒表面為《檔案目錄》，檔案盒內檔案沒有題名的，由檔案人員根據內容擬定標題。
5、檔案盒封面應註明立卷人，審核人，立卷時間。
（二）立檔
1、檔案檔案材料按照批覆在前，請示在後，正件在前，附屬檔案在後，印件在前，定稿在後，重要法規性檔案的歷次稿件排列在定稿之後。
2、跨年度的請示與批覆，有批覆的在批覆年立卷，無批覆的放在請示年立卷；跨年度會議檔案放在會議開幕年立卷；跨年度的規劃放在第一年立卷；跨年度總結放在最後一年立卷。
3、檔案檔案資料按時間順序排列，收交時公文處理用紙在前，收文在後；內部制發檔案，發文正稿在前，依次為公文處理用紙，發文底稿。
（三）分類
1、檔案各級分類應賦予統一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內容性質為原則，並要一定範疇，不能籠統含糊。（如：證照類目、制度類目、檔案類目、契約類目等）。
2、公司檔案大致分為以下幾類：
（1）證照類：營業執照及各類證照，註冊資料、年檢資料、公司章程等；
（2）檔案類：分外來檔案（政府職能部門的往來檔案）和內部檔案；
（3）制度類：管理制度彙編；
（4）契約類：分內部經營管理契約和業務契約兩種。
（5）計畫總結類：分年度計畫及總結等；
（6）會議紀要類：辦公例會紀要等
3、檔案的歸口存放部門
（1）公司各類批文、契約、協定、證照、存放於綜合管理部。
（2）公司的各種財務資料、稅務資料存放於財務部，由財務部按國家及公司有關規定進行整理、分類存檔。
（3）有關工程的各類圖紙、技術資料，由工程部和研發部負責保管。
（4）有關房產銷售的銷售契約，由市場行銷部負責保管。
（5）除售房契約外，所有對外簽訂的契約，必須將原件存放在綜合管理部。
（四）檔案編號
1、檔案分類各級名稱經確定後，應編制《檔案登記目錄表》，將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。
2、檔案分類各級名稱及其代表數字一經確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審查討論，並擬定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。
3、公司檔案員負責檔案檔案材料的收集、整理，按照《檔案登記目錄表》條款“對號入座”，各部門要積極配合公司檔案管理工作。
4、為規範管理便於查找，所有檔案盒應按照規定進行編號。按照公司名稱、部門名稱、檔案類別、檔案盒號碼分為四個部分。
四、歸檔及保存年限
（一）歸檔的檔案資料，應按自然形成，保持歷史聯繫的原則和歸檔要求特徵及檔案內容進行歸檔，在一個卷內要按問題或者檔案形成的時間，系統的排列並填寫《卷內目錄》。
（二）歸檔的同類檔案資料在卷內應按保存期限分別裝訂，保存期限分為定期和永久。定期按檔案材料的保持價值分為1年，5年，15年。
檔案的保管期限除政府有關法令或本公司其它規章制度特定者外，一律按下列規定辦理：
1、永久保存：公司章程；股東名簿；股東會、董事會、監事會會議紀要；公司證照；各級批文；印鑑；公司年度經營計畫和總結；年度財務報表；重要技術資料；不動產所有權狀及其它債權憑證；人事資料；大型活動的圖片、音像資料；其它核定應永久保留的檔案。
2、十五年保存：會計憑證（其他財務檔案的保存期限按國家相關規定執行）；其它經核定須十五年保存的檔案。
3、五年保存：期滿或解除的契約、協定；完工後的項目方案；其它經核定須五年保存的檔案。
4、一年保存：部門工作計畫和總結；完成後的部門請求報告；無長期保存必要的檔案。
5、公司的規章、制度由綜合管理部視其有效期予以保存
6、1年以下暫時保存：結案後無長期保存必要者。
（三）公司可根據實際情況擬訂檔案資料保存期限的補充規定。
（四）歸檔的檔案資料種類，份數以及每份的頁數均應齊全完整，每份檔案的正件與附屬檔案，印件與定稿，請示與批覆，轉發檔案與原件，多種文字形成的同一檔案，均不得分開。
（五）按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫卷內目錄表。全部檔案組成後，要對檔案做統一排列並編寫檔號。
五、檔案日常管理
（一）借閱
1、借閱手續
（1）總經理、副總經理、總監等公司高管借閱非密級檔案可直接通過檔案管理人員辦理借閱手續。
（2）因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門負責人辦理《借閱檔案申請表》並送達相關領導核批。
（3）各部門經辦人員因業務需要借閱檔案時，應由其部門負責人出示經公司領導或主管領導審批同意借閱的書面《檔案資料借閱登記表》向檔案員借閱，經辦人必須在公司借閱登記表上籤字。
（4）檔案管理人員接到《檔案資料借閱登記表》，經核查後，取出該項檔案，並在借閱登記表上註明借出日期和歸還日期，以備及時催還。
（5）檔案歸還時，經檔案員核查無異後，檔案即歸入檔夾，填寫歸還日期，取消借閱記錄。
2、檔案借閱審批許可權
（1）證照類：含營業執照及各類證照，註冊資料、年檢資料、公司章程等；該類檔案資料的借閱由綜合部審批後交由公司常務副總審批。
（2）檔案類：分外來檔案（政府職能部門的往來檔案）和內部檔案；該類檔案資料的借閱由綜合管理部審批。財務檔案、法律文書等重要檔案借閱須由常務副總及總經理批准。
（3）制度類：管理制度彙編；該類檔案資料的'借閱由綜合管理部審批。
（4）契約類：分內部經營管理契約和業務契約兩種。該類檔案資料的借閱由綜合管理部審批後交由公司常務副總審批。
（5）計畫總結類：分年度計畫及總結等；該類檔案資料的借閱由綜合管理部審批後交由公司常務副總審批。
（6）會議紀要類：辦公例會紀要等。該類檔案資料的借閱由綜合管理部審批。
（7）涉密檔案類：公司機要檔案中絕密檔案原則上禁止借閱，特殊情況下絕密檔案的借閱由總經理及董事長審批、機密檔案的借閱由常務副總及總經理審批、秘密檔案的借閱由綜合管理部及常務副總審批、
3、借閱人不得轉借、拆卸、調換、污損所借的檔案，不得在檔案上圈點、畫線和塗改，未經批准不得複印和摘抄檔案。
4、借閱人確因工作原因需要複印檔案或摘抄檔案，需借閱部門負責人書面請示，經綜合管理部及常務副總批准。
5、借閱人對檔案的借閱需在檔案室內完成，嚴禁私自帶出檔案室。因工作需要或特殊情況下需帶出檔案室的，在填寫《檔案資料借閱登記表》和獲得審批時需按填寫要求註明相關事宜。
6、借閱人應於規定期限內歸還。如有其他人借閱同一檔案時，應變更借閱登記，不得私自授受。
7、借閱人必須在規定期限內歸還所借檔案資料，情況特殊者可填寫《檔案資料續借申請單》，主管領導簽字後續借。借用重要檔案（如各類政府批文、證照原件等）當日必須歸還，其他檔案資料借用時間不得超過七天。若到期不能歸還，又未辦理續藉手續，檔案管理人員將出具《閱檔催還單》，借用人在收到《閱檔催還單》三天內，應及時歸還檔案。愈期仍未歸還者，將來強制其歸還檔案，並給予相應處分。
8、丟失政府下達的重要檔案者，應主動去政府部門補辦檔案，同時應承擔補辦手續費和影響、拖延他人辦事的損失費。若丟失檔案者補辦不齊，處以500元至3000元的罰款。若檔案丟失，給公司造成重大經濟損失者，根據實際情況和公司規定進行處罰。
9、丟失技術變更單或其他單據，造成公司經濟損失者，處以損失費用2倍的罰款。
（二）銷毀
1、公司任何個人或部門非經允許和批准不得銷毀公司檔案資料。
2、每年保管期限已滿的檔案由檔案員編製紙質和電子的《檔案銷毀審批表》，報公司負責人審核批准，並指定其監銷人後方可進行銷毀。《檔案銷毀審批表》需註明：銷毀檔案目錄、公司負責人意見、檔案人簽章、監銷人簽章、銷毀時間。
3、銷毀前，按照清冊清點；銷後，在清冊上籤名蓋章，並將監銷情況報告本單位負責人。《檔案銷毀審批表》需永久保管，一式兩份，綜合管理部及申請部門各留存一份。
4、在銷毀公司檔案資料時，必須由總經理或常務副總經理或綜合管理部指定專人監督銷毀。
5、保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案有下列四種：未結清的債權債務；未了事項；正在項目建設期間的建設單位、經核定仍有保存參考價值者。應單獨抽出立卷，直到事項完結時為止。
（三）移交
1、需要進行移交的檔案，需由檔案員編制《檔案移交登記表》，報公司負責人審核批准並指定其監交人後，方可進行移交。《檔案移交登記表》需註明：移交檔案目錄、公司負責人意見、移交方簽章、監交人簽章、接收方簽章、移交時間、移交原因。
2、移交前，按照清冊清點；移交後，在清冊上籤字，《檔案移交登記表》一式兩份，移交方和接收方各一份並永久保管。
（四）保密
1、檔案室的任務是集中統一管理公司已形成的全部檔案資料檔案，維護檔案的完整和安全，主動做好檔案的提供利用工作。任何無關人員未經許可不得入內。
2、檔案員應忠於職守，遵守紀律，保守秘密，樹立全心全意為公司各項工作服務的思想，主動，準確，迅速地為利用者提供檔案資料。
3、愛護檔案室的一切設施設備，任何人未經許可不得使用及隨意翻動。
4、機要檔案分為：絕密、機密、秘密三級。機要檔案的界定標準：絕密檔案包括公司發展中的經營戰略、經營方向、經營規劃、經營項目及經營決策、戰略性的合作協定及金額在1000萬元以上的重大契約。機密檔案包括財務資料、公司重要會議紀要、公司經營情況、人事檔案、薪資檔案、勞動契約、技術資料、金額在100－1000萬元的契約。秘密檔案包括重要項目資料、項目契約或協定。
六、附則
（一）在本制度框架下，公司各部門可根據實際狀況制訂更為具體的實施細則，但不得與本制度發生衝突，經報綜合部備案後，與本制度具有同等效力。
（二）本制度自印發試行之日起執行。
七、檔案管理人員職責
1、負責收集、統計、整理、立卷、鑑定、保管公司檔案；積極開展檔案的提供利用工作；
2、認真學習檔案管理的相關規定、技術和業務知識，掌握歸檔的基本方法，保證檔案質量。
3、定期擦拭檔案架，保持檔案清潔，以防蟲蛀腐朽，如有破損或褪色的資料，應當及時進行修補和複製，裝訂部分過窄或有字跡的資料，要用紙加以襯邊。紙面過大的書寫材料，要按宗卷大小摺疊整齊，對字跡難以辨認資料，應當附上抄件。
4、歸檔要注意整潔，歸檔前要先對檔案資料進行分類，再把檔案資料按類別分組後分別裝入卷宗，以便歸檔時所有資料都能隨手而得，避免盲目查找。
5、做好保密工作，並採取防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強光等措施。
6、每年進行一次檔案清理，編制或更新《檔案保管手冊》做好檔案索引，以便查閱。
檔案建立管理制度 篇3
1、為了更好的建立安全生產記錄，確保全全數據的完整性和連續性，特制定此制度。
2、公司的安全生產制度根據液態奶事業部安全生產管理要求。制定了五個安全生產管理台帳，五個管理台帳主要包括:安全生產檢查台帳、安全生產教育台帳、安全生產獎罰台帳、安全技術措施台帳和安全事故台帳。
3、生產檢查台帳中記錄了三個方面的內容:日常性安全檢查記錄、季節性安全檢查記錄和綜合性安全檢查記錄。
4、生產教育台帳包括:事業部級安全生產教育台帳、工廠二三級安全生產教育台帳和安全活動台帳。
5、獎罰台帳包括:安全生產獎勵台帳和安全生產處罰台帳。
安全生產技術台帳包括:安全技術措施改造項目及投資費用、安全隱患整改項的安全投入、安全活動支付的資金投入。
6、生產事故台帳應記載事故類別:人身傷害事故台帳、設備事故台帳和其他的事故台帳。
7、生產的檔案由公司安全員根據日常的檢查以及各科室安全員上報的相關數據統一管理記錄。