2)對於零星或急件採購的物品(如零星物料用品、少量補充的基礎性原材料等)，金額較小，可以不簽定協定，以經辦的採購員戶頭辦理入庫手續。
2、供應商貨款結算
1)個體戶供應商貨款支付的規定：凡以個人名義與酒店簽訂協定的供應商，在協定中必須詳細註明該供應商姓名、身份證號碼、聯繫電話和地址(一家供應商只能以一個人名義簽訂協定，不得多戶多人)。財務根據此協定中提供的資料錄入電腦，並據此開戶名稱辦理入庫手續。在支付貨款時，由協定中的供應商持本人身份證領取現金或支票，出納員必須與電腦資料逐一核對無誤後，方能發放。
2)以單位名義開戶的供應商貨款支付的規定：凡以單位名義與酒店簽訂協定的供應商，在協定中必須詳細註明該單位全稱、開戶銀行、賬號、委託經辦人姓名、身份證號碼以及貨款的支付方式(支票、電匯等)，收款單位必須與契約單位一致，否則，必須由契約單位出具委託付款協定書，並由其法人簽字、蓋章認可。
3)供應商供貨、結款應嚴格按照協定執行，即：在辦理入庫時，以協定中的單位名稱開戶;在進行貨款支付時，由協定中的委託經辦人持本人身份證領取支票(電匯由出納員直接按協定辦理)。如有變更，須有加蓋該供應商單位公章或財務專用章的、負責人簽名的書面變更通知，出納員方可辦理結算手續。
3、所有以供應商名義辦理入庫和結算手續的貨款支付，原則上不得由酒店採購員代為結算，如有此情況，出納員有權拒絕付款。
4、供應商付款方式的規定：個體戶性質的供應商以現金支票或轉賬支票方式支付，其他供應商原則上要求以轉賬支票、電匯或銀行匯票方式支付。
5、供應商貨款結算流程及時間的規定：供應商貨款集中按月支付，下月支付上月貨款。
a、每月的18日-20日為上月貨款對賬日。供應商將上月的貨物驗收單整理，開據正規有效的發票(不得使用複印件)，在採購部貼上填寫《報賬單》，註明單據張數、貨品名稱、金額和供應商單位或姓名，由經辦採購員簽字後，到財務部往來賬會計處對賬。財務部往來賬會計對貨款的結算金額的真實性、發票及報賬單填寫的規範性、有效性進行認真審核，不合規定者不予以辦理。
b、每月的21日-23日為採購部負責辦理貨款審批手續日。由採購部指定專人將已對賬的貨款單據統一收取，並報採購經理和各酒店總經理審核簽字後，交酒店管理公司財務經理審核。
c、每月的23日-28日為財務付款結算日。酒店管理公司財務經理將審核無誤後的貨款單據交出納。出納按貨款支付方式之規定開出支票或匯票，並通知供應商領取貨款。
d、上述結算時間的規定一般不得變動，除此時間之外的對賬和結算(特殊情況除外)財務一律不予受理。
第六章 現金的日常管理
第十六條 現金管理制度
1、實行備用金管理辦法。備用金(庫存現金)在核定的限額內使用。酒店備用金的領用包括：出納員、收銀主管、前台收銀員、各營業點收銀員、採購員。原則上出納員庫存現金不得超過一萬元;收銀主管一萬五千元;前台收銀員一萬元以及各營業點收銀員找零用備用金伍百元;採購員備用金一萬元。
2、除零星開支部分從庫存現金中支付外，其他一切支出必須從銀行提取，不得坐支。因特殊情況需要坐支現金的，需報財務部負責人批准，核定坐支範圍和限額。庫存現金超過限額的部分，必須當日送存銀行。