十一、 供應商提出對賬時，由品種負責人向財務人員預約，除每月前後五天，三天內財務人員應安排對賬，對賬周期不得超過三天，對賬後雙方確認對賬函。
十二、 庫存商品中同品種不能超過三個生產企業，特殊情況必須由需貨部門按新品採購流程執行。
十三、 配合質量管理部門，按照gsp要求索取合格的供貨商資料。
十四、 向供應商辦理付款時需符合《契約管理制度》之規定。
十五、 簽訂採購契約，包括以下最有利的條件(質量、包裝、品牌、折扣、價格、進貨獎勵、廣告贊助、促銷辦法、訂貨辦法、訂貨數量、交貨期限、付款方式及送貨地點等)。經運營部審核後方可簽訂。
開票組一般程式檔案
一、 開票員開票後，出票員覆核並列印出庫單，開票員開票的最小單位可以為最小包裝的1/2，除近效期催銷產品，按先產先出原則開單，否則倉管員有權不發貨，並在半小時內通知開票員。出庫單開出後次日前必須提貨，系統以開票為準掛應收賬。
二、 關於零貨的開票規定：不足一件的拼箱允許兩個批號開單。
三、 商品資料內的銷售價由銷售內勤及時維護，維護時在價格調整單內調整。開票價格不能低於含稅進價，如遇特殊情況，銷售部門可與採購部、運營部溝通解決。
四、 開票員惡意拆單與銷售員惡意開整件貨後拆零退回的，視為情節惡劣的三級錯誤，按三級錯誤規定處理。
倉儲操作處理程式
一、對於本地採購，貨物採購完畢後，由司機配合採購員安排送到倉庫，驗收員在半個工作日內按gsp規範完成驗收。對於外地採購，貨物到達本地後，由採購內勤電話通知司機在半個工作日內提貨並檢查包裝是否完整，送至倉庫進行驗收入庫，驗收員在接到貨物後半個工作日內按gsp規範完成驗收。五十個品規以上的複雜來貨按上述流程，但驗收入庫與系統錄入工作時間可以視品規數計算延長。
二、驗收員根據預到貨日期從業務軟體中提取採購到貨通知單，照單驗收實物，驗收完畢後做系統入庫。出現以下情況驗收員必須在到貨後一個小時內通知採購品種負責人，驗收員根據採購品種負責人反饋的信息決定是否繼續驗收：
1、到貨數量超出採購到貨通知單的數量;
2、缺少隨貨同行、質檢報告等其它資料;
3、業務軟體中沒有相應的採購到貨通知單。
三、質量管理員在一個工作日內列印入庫單，所有入庫相關單據交予財務部記賬，不能跨月。
四、倉管員憑出庫單按商品品名、規格、生產廠家、批號、數量準確發出貨物，倉管員發出貨物的同時由覆核員照單覆核，按銷售單位或區域分類打包封箱，按覆核員備貨庫庫管儲運員的順序點清交接。所有的發貨手續必須清楚，倉管、覆核員、儲運員與收貨人必須在相關單據上籤字確認。
五、17：00以前開的出庫單，倉庫必須在當天下班前將貨物備好，放在發貨區。17：00以後開的出庫單，在次日12：00以前備好發貨。備貨時新開的單據放在下一輪備貨，不得插隊。
六、客戶或業務員收到貨後，如有疑問須在三個工作日內向部門反饋。
七、新增供應商信息、產品信息和客戶信息必須由質量管理員處理。
八、質管倉儲部必須每周實行動態盤點，每個月進行一次盲盤，必須做到賬實相符，賬賬相符。發生貨物短少的，庫管員承擔相應損失，必要時承擔法律責任。