(三)集團文秘工作人員應履行的職責
x總以文秘人員考核表為依據，要求集團的文秘人員履行商務溝通、辦公室事務管理、文書工作、會議管理、商務活動、信息檔案管理的六大職責。
x總指出，以上六大職責中，目前發揮得不好，或者說整個文秘系統的軟肋在於文書工作和信息檔案管理這兩項，要求大家認識到：文秘人員如果不能完成這兩類工作，那么只是手腳被使用，充其量是一個勞動力;只有能完成兩類工作，腦力、智慧被使用，才是腦力勞動者，也才是真正的文秘。因此就要多練習，熟能生巧，尤其是公文寫作、發言稿的撰寫。x總還要求文秘人員會使用outlook，尤其是會用該軟體中任務管理與會議管理功能。
二、文秘工作分享、介紹oa發文規則。
本次會議，集團行政管理部劉闖就集團本部公文近期發現的一些普遍性錯誤、公文的規範語言、公文格式和oa發文規則和與會人員進行了分享。會議歸納集團本部公文錯誤類型中頻率較高、錯誤較明顯的有以下幾種：
(一)文種
"通知"和"函"混用，要求熟悉各種文種的使用範圍，依據公文的實際內容來選擇文種。
(二)檔案編號
年份號兩邊的括弧選用錯誤或者編號為個位時流水號錯誤。年份兩邊的括弧應選"〔〕"，不用"()"、"【】"等;流水號為個位數時，前面不編虛位。
(三)標題
標題過長或標點中使用標點符號。除了書名號外在標題中一般不用其它的標點符號;標題應簡短，由"'關於'+事由+文種"構成，要避免把標題當正文寫。
此外，標題還存在文不對題現象，例如，明明是一份會議通知，卻把標題寫成了《關於確定xxx會議的事宜》，一次會議 "確定"不確定是相對主辦者和承辦者來講的，這與邀請別人參會完全是兩個不同的概念。
(四)主送部門、發文部門
把檔案主送給不存在的部門或公司已撤銷、更名的部門，寫發文部門搞不清本部門名稱。要求文秘人員熟悉公司的架構，按照公司組織架構的標準名稱來寫主送、發文部門。
另外，還要注意在公司公文"發文單位"中最低一級應是集團、區域的二級部門和項目的一級部門。
(五)正文
1.正文中的引文只有編號，沒有檔案名稱。要求引文應先寫檔案名稱，再用括弧的方式寫檔案編號。
2.正文一頁寫完，在最後一行寫上"轉頁"或"見下頁"等字樣。因為公文是用頁碼分頁的，無需寫上提示性字詞。
3.正文的邏輯層次序號，公司大部分公文都不規範，要求用國標的格式分層編號。
(六)結尾用語
常見的錯誤是在在結尾用語手加上"!"，如"特此通知!"正確的用法是後面用句號或不用任何標點。
(七)附屬檔案
表示多個附屬檔案層次關係常見的錯誤是寫成"附屬檔案一、附屬檔案二……"、"附屬檔案：一、……"等，正確的寫法應是"附屬檔案：1.……"，注意的是附屬檔案名後面不用任何標點標點符號。
(八)抄送(抄呈)
常見的錯誤是發文單位自己抄送檔案給自己：一是抄送給該份檔案的簽發人;二是抄送給自己的組成部門，例如房管中心發文，抄送給"綜合管理部"，這兩種寫法都不符合行文規則。