應注意的是，只有當簽發人兼任多種職務時，才可將代表一種職務簽發的檔案抄送給另一種職務的自己，例如經營管理職務的陸倩芳總裁簽發的檔案，抄送給董事局職務的陸倩芳副主席;上級將公文抄送給下級的情形一般存在於答承性質的公文，例如，復函和批覆。
會議要求文秘人員不僅在自己擬寫公文時避免以上常見的明顯錯誤，同時在上傳其他人員擬寫的公文到oa之前，也要檢查是不是存在以上錯誤並提前修改，以便提高公文審批流轉速度。
本次會議還與大家分享了公文的高頻用詞，並重申了公司公文的格式要求，要求 oa發文填寫主文檔的主題按照"發文單位+'-'檔案主題+'的'+文種"格式和要素填寫。
會議最後，xx副總監再次要求集團文秘系統的全體人員正確定位自己、發揮頭腦的潛能，並再次強調電話規範和檔案流轉需要記錄。x總希望文秘系統的全體同事，提高素質，提高水平，履行好文秘工作的六大職責，為公司的高效運作貢獻自己的智慧和力量。
簽署：xx