一、會議紀要的概念和特點
1、會議紀要的概念
會議紀要是記載、傳達會議情況和議定事項的公文。它是根據會議的宗旨，按照會議記錄、會議檔案材料和會議的活動情況綜合加工整理而成的反應會議基本情況和主要精神的紀實性檔案，它的作用是“上呈下達”會議精神，交流情況，指導工作。
2、會議紀要的特點。
1)紀實性。會議紀要是記載會議基本情況和主要精神的，它必須據實寫作。會議未涉及到的問題不能寫;會議在研究問題時如果意見不一致，應些多數人的意見，或者把幾種意見都寫上，不允許憑空杜撰。紀實性是會議紀要的生命。
2)紀要性。會議紀要不是把會議中所涉及到的所有問題無一遺漏地寫出來，而是把那些主要的情況和研究決定的重大問題、決策意見寫出來，是摘其要而紀之，切忌面面俱到，堆砌材料。
3) 約束性。會議紀要一經下發，便要求與會單位和有關人員遵守、執行。在這一點上，與決議基本一致，只不過比決議的規定性、嚴肅性程式低些。
二、會議紀要的結構和寫法。會議紀要由標題、正文和落款三部分組成。
1、標題
它有三種寫法：一是由機關名稱或會議名稱加文種組成。如《中國美術家協會書記處書記會議紀要》;二是由會議內容加文種組成，如《關於研究黑龍江三江平原農業開發問題的會議紀要》;三是正副標題法，如《對比反映差距，差距說明潛力——××市六個棉紡織廠廠長座談紀要》。
2、正文。會議紀要的正文一般包括三部分
1)開頭。一般要寫明會議的要求，包括會議召開的時間、地點、主持單位，與會人員及會議的議題等。有的還可以寫出會議程式或概述會議總的情況。要求簡明扼要，不拖泥帶水。
2)主體。寫會議上反映的情況、研究的問題、做出的決定性意見和解決問題的措施等。對會議上的主要情況，要寫明會議主要做了什麼事，要求儘量精煉簡要，對會議的主要精神，要多概括出與會人員對會議議題的主要看法。寫作時一般採取綜合反映的辦法，在每段的開頭用“會議指出”或“大會認為”“大家提出”“會議強調”等形式把會議的主要精神高度概括，準確無誤地反映出來;會議議定的事項可根據其內容確定寫法，內容較多的採取分條列項的寫法，力求做到條理清楚，具體明確。
3、結尾。寫會議號召，或突出會議的意義，還可寫明主辦單位對貫徹會議精神的一些要求。有的會議紀要沒有這一部分。
4、落款和時間。 可寫在文尾的右下方，也可寫在標題之下，用括弧括上。
三、會議紀要的寫作要求和注意事項：
要求;1、要真實地反映出會議的情況和與會者的觀點。
2、要突出中心議題，真正地寫出會議的“要”來。
3、要條理清晰，語言準確，使人一目了然。
4、紀實寫完後，必須經主管領導過目，同意簽發，加蓋公章，才能形成檔案。
四、注意事項：
1、六要素齊全。時間、地點、主持人(或主持單位)、參加人(代表或單位)、議題、決議。
2、要條理化。用綜合概括式把眾多意見分類整理後再分項寫。
3、注意語言的準確簡潔和習慣語的使用。
【範例參考】
關於協調解決沙面大街56號首層房屋使用權問題的會議紀要