一、會議紀要的概念
“會議紀要”是黨和國家行政機關兩大公文法規中所明確規定的18個主要文種之一，適用於記載、傳達會議的主要精神和議定事項。也就是說，“會議紀要”就是對會議的目的、要求、主要精神及決定事項加以文字歸納整理，用以上傳下達，統一認識，推動工作。 在行文關係上，“會議紀要”由會議主持機關審定製發，既可以報給上級反映情況，也可以發給下級貫徹執行，具有指揮的權威性。
二、會議紀要的特點
(一)內容的紀實性。“會議紀要”如實地反映會議內容，它不能離開會議實際搞再創作，不能搞人為的拔高、深化和填平補齊。否則，就會失去其內容的客觀真實性，違反紀實的要求。
(二)表達的要點性。“會議紀要”是依據會議情況綜合而成的。撰寫會議紀要應圍繞會議主旨及主要成果來整理、提煉和概括。重點應放在介紹會議成果，而不是敘述會議的過程，切忌記流水帳。
(三)稱謂的特殊性。由於會議紀要反映的是與會人員的集體意志和意向，因此，一般採用第三人稱寫法，常以“會議”作為表述主體，如： “會議指出”、“會議認為”、“會議強調”、“會議要求”、“會議決定” 等，這些就是稱謂特殊性的表現。
三、會議紀要的分類
按照會議的性質，會議紀要可分為綜合性紀要和專題性紀要。 綜合性紀要。側重於全面概述會議的基本情況，包括會議的議題、討論情況、討論結果等。這種會議紀要多用於領導集體辦公的會議，如區政府常務會議和區政府專題會議等。
專題性紀要。主要反映與會者就會議研究事項，在統一認識的基礎上所形成的決定、決議。各種各樣的協調會、交流會、座談會、研討會的會議紀要多屬於這一類。
四、會議紀要的結構
會議紀要一般由標題、導語和主體三部分組成。
(一)標題
標題必須寫得明確，決不能僅以“會議紀要”為題。標題有以下寫法：一是“會議名稱+紀要”，如《六屆區政府第50次常務會議紀要》。二是“會議內容+會議紀要”，如：《關於物流基地拆遷許可證辦理問題工作會議紀要》等。
(二)導語
概括交待會議召開的時間、地點、主持人、會議名稱、主要議題或需解決問題、參加人員等，然後以“現紀要如下”、“會議議定如下事項”或“會議討論結果如下”等語句轉入下文。這項內容主要用以簡述會議基本情況，因此，文字必須精煉。
需要注意的是，屬於綜合性會議的，參會範圍比較大，在導語中可簡化參加人員一項，但在會議紀要的結尾部分必須清晰的表述出、列席人員名單，這一部分要根據簽到情況如實書寫。因此，會前的簽到工作很關鍵，工作人員一定要詳細記錄出席會議實到人員的姓名、職務。
(三)主體
主體也是紀要的核心內容，主要記載會議情況和會議結果。寫作時，要注意緊緊圍繞會議中心議題，把會議的基本精神，特別是會議形成的決定、決議，準確地表達清楚。
在具體寫法上，不同類型的會議紀要寫法也不同。
★綜合性紀要。要根據會議議題，分別把會議對每項議題形成的決定、決議等表述清楚。
★專題性紀要。要根據會議內容，著重把會議形成的決定、決議等一一表述清楚。
其實，也可以把專題性紀要作為是綜合性紀要中的一個議題來理解。
五、會議紀要的寫法
(一)寫作原則
一是要明確宗旨。擬寫會議紀要一定要本著“記錄要點”的宗旨，概括地傳達會議的精神和要求。要根據會議的具體內容，抓住會議的中心思想、中心問題、中心工作，以及會議的主要內容。
二是要忠實會議。會議紀要主要是概括會議的共同決定，反映會議的全貌，因此，必須從會議的客觀實際出發，忠於事實，忠於原意，絕不能隨意篡改會議討論結果，或在紀要中夾雜起草者的任何個人情感。
三是要注意條理。撰寫會議紀要是一個對會議討論意見綜合、分析、整理加工的過程，也就是理論化、條理化的過程，既要盡力給予理論上的概括，提綱挈領，又要對會議討論的意見分類歸納，分清層次。
(二)寫作技巧
為了敘述方便，眉目清楚，常用“會議指出”、“會議認為”、“會議強調”、“會議要求”、“會議決定”等詞語，做為段落的開頭語，再對會議精神及討論結果加以集中概括，簡明扼要地將會議中心內容反映放出來。
需要注意的是，以上詞語主要用作會議中每個分項議題討論情況概述的段落開頭語使用，不作為小標題使用，不必標註“一、二、三、四‥‥‥” 。
會議指出：就是簡要闡述議題提出的背景、意義以及目的。
會議認為：根據會議的主題和基本導向，對會議討論過程中某些已為多數與會者所認同的結論性意見的概括。對一些比較重要的意見和觀點，不妨多化點筆墨予以介紹。
會議強調：是指對議題中重點應注意問題的特彆強調或著重提出，旨在突出某事，讓各部門重視某事。
會議要求：是指根據議題及會議的具體情況對工作任務提出的具體要求和希望。
——對全區各單位提出要求 ——對主責單位提出要求 ——對相關涉及單位提出要求 ——對議題內容提出要求 ——針對議題內容提出廣泛性要求 提醒：會議要求切不可混淆於會議強調。 會議決定：就是在會議上議定的相關事項。
屬於會議議定事項，雖然沒有寫會議決定的字眼，也是會議決定內容。
對於議定了一系列的事項，也可以直接標出“會議決定：一、二、三、四”。
總之，要想把會議紀要寫好，首先,就要明確開會的目的，其次,要通盤了解會議的進行情況，最後,還要仔細分析研究會議的發言記錄和其他相關的文字材料。在通盤了解、全面把握會議進程的基礎上寫成的會議紀要才會是成功的會議紀要。