六、關於是否交押金問題：本著為同學負責的精神，學習部決定按各院所報人數收一定的保證金，方法如下：
報名的同學每人交納10元保證金，由班長匯總後將保證金交給學院學習部，學院學習部將全部保證金匯總後交給團總支保管（學生會不負責保證金的收取）。考完後，學習部將未考試人員名單匯總後交給各學院團總支，在保證金里扣除相應金額。
七、報名時間截止後，安排人員製作准考證，按院發放准考證，並做好已報名但未拿到准考證的同學給予及時補辦准考證的工作，派人負責對準考證進行更正修改工作。
比賽所需協作的其它部門
1．比賽前期辦公室抽調人員擬定通知以及負責報名事宜。
2．社會實踐部負責諮詢報名工作（八教、九教設立諮詢點）。
3．宣傳部抽調人員寫海報宣傳報名事項。
4．報名時由辦公室負責抽取有時間的各個部門的成員（八教、九教設立報名點）。
5．請網路部負責准考證、監考證、巡考證製作及複印。
6．請女生部和學科部負責准考證的填寫及糾正事宜。
7．請體育部負責准考證發放到各院。
8．調用學生會其它部門成員及各院學習部的成員參加監考及裝訂事宜。
9．競賽分數的統計事宜請各部門有時間的同學協助。
10．請宣傳部負責獲獎證書的填寫。
11．根據情況請各部門同學協助獲獎證書的傳送。
12．網路部抽調人員在網上公布賽後獲獎情況。
13．由女生部和學習部負責獎品購買。
14．自律部負責考場秩序，防止出現混亂局面。
會議方案
為更好地組織此次新生英語競賽，有計畫、有步驟地開展各項工作，充分調動和發揮各層工作人員的積極性和創造性，協調各環節的工作有序開展，舉辦好此次競賽活動，特籌備下列會議。
1．學生會全體人員動員會議
會議時間：200*年10月15日
會議地點：團委會議室
組織單位：學生會
負責單位：學生會學習部
主 持 人：
出席人員：學生會各部門成員
會議內容：組織全體人員回顧上屆新生英語競賽的有關情況，總結經驗併力求創新，同時商討本次競賽活動具體事宜，詳細分工，開展好競賽前期活動，號召大家以飽滿的熱情投入到工作中去。
2．學院學生分會學習部部長第一次會議
會議時間：200*年10月17 日19:00點
會議地點：團委會議室
組織單位：學生會
負責單位：學生會學習部
主
持 人：
出席人員：學生會學習部全體人員、各學院學生分會學習部部長
會議內容：詳細說明本屆新生英語競賽的活動方案，廣泛徵集各學院意見，安排好宣傳報名工作，積極動員各學院投入到工作中去，獲取各學院學生分會的支持與協助。
3．學院學習部長第二次會議
會議時間：XX年10 月30日
會議地點：團委會議室
組織單位：學生會學習部
主 持 人：
出席人員：學生會學習部全體人員、各學院學生分會學習部部長
會議內容：向各學院學習部部長公布活動進展狀況，安排活動的下一步進程，廣泛徵集意見，相互交流，加強溝通，共同商討解決工作中存在的問題，明確責任分工，確保後期順利開展。
4．賽前動員會議
會議時間：200*年11月3 日
會議地點：八教116
組織單位：學生會
負責單位：學生會學習部
主 持 人：