公文擬寫的步驟與方法大體同一般文章的寫作相似，但是由於公文在性質、作用及其寫作要求上不同，擬寫時也有一些需要特別注意的問題。
公文的擬寫通常按以下步驟進行。
一、明確發文主旨
任何一份公文都是根據機關工作的實際需要來擬寫的。因此，在動筆之前，首先要弄清楚發文的主旨，即公文的主題和發文的目的，包括以下幾項內容：
1、檔案的中心內容是什麼？比如布置工作，提出主要抓哪些問題，主要成績及存在問題，下一步的打算；再如請求事項，擬請上級機關答覆或解決什麼問題等。
2、根據檔案內容，準備採用什麼文種？比如，匯報工作情況，是寫專題報告還是寫情況簡報；針對下級機關來文所反映的問題，是寫一個指示或復函，還是寫一個帶有規定性質的通知等。
3、明確檔案傳送範圍和閱讀對象。比如，是向上級領導機關匯報，還是向下級所屬單位介紹和推廣工作經驗；是給領導幹部、有關部門工作人員閱讀，還是向全體幹部或人民民眾進行傳達等。
4、明確發文的具體要求。例如，是要求對方機關了解，還是要求對方機關答覆，是要求各收文機關貫徹執行，還是供對方參照執行、研究參考、徵求意見等。
總之，發文必須明確採取什麼方式，主要闡述哪些問題，具體要達到什麼目的，只有首先對這些問題做到心中有數，才能夠落筆起草檔案。
二、收集有關材料，進行調查研究
發文的目的和主題明確以後，就可以圍繞這個主題收集材料和進行一定的調查研究，當然，這也要根據具體情況，並不是擬寫每份檔案都要專門進行這一步工作。例如，擬寫一個簡短的命令、通知，寫一封內容比較簡單的公函，呈報一項請示等，一般來說不需要專門做收集材料和調查研究的工作，在明確發文主旨之後，稍加考慮就可以提筆寫作了。但是對於問題比較複雜，或雖有領導人對問題處理的原則意見，但還沒有形成具體有觀點和材料，還要進行具體分析和歸納；或擬寫篇幅較長的檔案，擬定工作計畫、進行工作總結，起草規章、條例，擬寫工作指示和領導人講話等，往往都需要收集有關材料和進行一些調查研究工作，因為概念的形成過程，判斷的形成過程，推理的過程，就是調查和研究的過程，就是思維的過程。人腦是能夠反映客觀世界的，但是要反映得正確很不容易。要經過反覆的考察，才能反映得比較正確，比較接近客觀實際。寫出的檔案要符合實際，也必須經過這樣一個過程。
怎樣為擬寫檔案收集材料和進行調查研究呢？一是收集和閱讀有關的文字材料；二是到實際當中收集活材料。例如，要草擬本部門的年度工作計畫，首先需要查閱黨和國家有關的方針政策和指示精神，上級機關布置的任務，本部門去年的工作計畫和工作總結，以及參考兄弟單位的有關工作計畫等。還要認真研究本部門今年面臨的形勢，今年的中心任務，上級要求；本部門當前的工作狀況，存在的有利條件和不利因素，有什麼潛力；研究針對實際情況應當提出哪些具體指標，需要採取什麼保證措施等。再如，擬寫一個全面的工作總結，需要查閱原訂的工作計畫，上級機關頒發的主要的領導性檔案，這一時期本機關制發的主要檔案、下屬機關報送的主要檔案，有關的重要會議檔案，本機關的大事記等；請本機關各個部門的同志開個座談會，了解各部門的工作情況和工作體會，召集有關人員醞釀討論總結提綱等。在全面調查和收集了有關材料的基礎上，分析研究主要進行哪幾項工作，取得的主要成績及其原因，工作中的主要經驗教訓等。