擬寫檔案要保持嚴肅性，要求用材料說明觀點，用觀點統帥材料，是說觀點必要有實際材料加以說明，運用材料必須緊密結合觀點；絕不是說可以事先主觀地劃出一個思想框框，然後去拼湊材料，沒有材料就去編造、移花接木、渲染拔高，用一些偶然性的、非本質的虛假的東西作為表達某種觀點和意圖“依據”。這樣來寫檔案，是違背實事求是的根本原則，是決不容許的，必須嚴加禁止。
還需要說明的是，擬寫檔案要有觀點和材料，也並不是說任何檔案都必須具有這兩個方面。例如，一封介紹信、一個具體問題通知、一個簡要的批覆、一項法規、法令等，一般都不需要引用什麼材料來闡明觀點，而主要是說明具體意見、要求和規定，交代有關事項和做法等。
2、要文句簡練、交代清楚。擬寫檔案既要儘量節省用字、縮短篇幅、簡潔通順，又要注意交代問題清楚明了。如果為了說清楚問題，就寫得囉嗦冗長，是不可取的；而為了簡便省事，交代不清，使人莫名其妙，也是不符合要求的。正確的寫法，應該是宜簡則簡，宜詳則詳，詳略得當。敘述的文字力求簡練；需交代的重點，如文中涉及的人名、地名、機關名稱、或者使用規範化簡稱，簡稱必須是人所共知的，並且要注意不與其它機關發生重複和不至於誤解，不得隨意亂用簡稱。如將“××省委組織部、宣傳部”簡作“×省組宣”《會使人看不用代稱“滬”、“渝”。縣以下不為人們熟知的地名，前面應冠上所屬的省名、地區名、縣名等。某些事物的全稱很長，可以使用已為人們所熟悉的省略叫法，如“兩個文明”、“實現四化等。不得隨意創造使人難以理解的叫法。
文中引用的有關論述，應註明出處。引用其它檔案時，應寫明它的發文機關、發文日期、發文號或檔案的全標題；引用的語句，應加引號標明。文中提及的人名，如果不為對方所熟悉，在第一次出現時，應當寫明他的職務、身份和全名，以下可以簡稱。文中遇有特別生僻的詞語，應加以注釋。總之，不能認為自己清楚的事，對方也必然會了解。要從對方考慮別人讀了這份檔案是否清楚明確。
一般來說，擬寫檔案不僅要注意文具通順、遵守文法規則、正確使用標點符號，還要注意是否交代清楚了什麼機關、什麼時間、什麼地點、什麼問題、什麼情況、什麼原因、自己有什麼處理意見、對對方有什麼要求等。為使檔案的主題鮮明、眉目清楚，除了簡短的檔案外，一般均應開宗明義，首先交代全文的目的或結論，作為導語，然後再分幾層意思說明，在全篇的結尾部分，還可以對全篇的要旨作一個適當的概括，並表明對收文機關的要求。例如要求這份檔案在什麼時間、什麼範圍傳達，什麼時間開始執行，請示答覆或僅是上報備案等。
五、反覆檢查，認真修改
初稿寫出後，要認真進行修改。寫文章，須要下功夫。自古以來，好文章都要經過反覆修改的。寫檔案也同樣，尤其是重要的檔案，往往要經過幾稿才能成熟。擬寫檔案時，自己起草以後，一定要反覆閱讀幾遍，仔細地逐字逐句斟酌修改，連標點符號也不要放過。
1、關於主題的修改。看主題思想是否正確，主題的論述是否集中，主題挖掘得是否深刻。只有主題改好了，其他方面的修改才會有所依據。