3、工作依據，檢查憑證。依據和憑證作用是公文的基本作用。上級依據上報的公文審批、答覆、決定；下級依據下發的公文開展工作。離開了公文，工作便失去了依據，必然各行其是。上級的決策是否正確，下級情況反映是否屬實，公文是最好的憑證。工作開展後，評價其效績，也要以公文為檢查憑據。
4、溝通信息，聯繫公務。各機關在公務活動中，用公文與上下左右的機關進行聯繫，相互告知情況、交換情報、交流思想、接洽工作、協調工作。隨著公文在其間的往復運行，整個機關係統由此聯成一體，使各項工作能高效率、有秩序地開展起來。
5、宣傳教育，統一思想。公文不僅要傳達決策意圖、布置任務，還要解釋原因、說明情況，讓人們知道為什麼要這樣做，從思想上弄清問題，提高認識。充分發揮公文的宣傳教育作用，可以使廣大幹部、民眾明確目標，統一思想，以積極的態度對待工作，提高工作的自覺性。
三、公文的寫作格式及要求
公文一般由文頭、正文、文尾三部分組成。
（一）國家機關正式公文的文頭一般由檔案名稱稱、發文字號、簽發人、秘密等級、緊急程度等組成。占檔案首面的三分之一到五分之二，用橫隔線與正文分開。
1、檔案名稱稱由發文機關全稱或規範簡稱加上“檔案”二字組成（函只署發文機關名稱），置於首面的上端，用莊重、醒目的字型套紅印刷。兩個以上機關聯合行文，牽頭主辦機關排列在前，也可只用主辦機關的名稱。黨委和政府聯合行文，黨委排列在前。
2、發文字號由發文機關代字、標於括弧內的年份、順序號組成，位於檔案名稱稱之下、橫隔線之上的正中位置（函的發文字號標註在標題的右上方）。兩個以上機關聯合行文，只標明主辦機關的發文字號。
3、上報的檔案，應當在發文字號的同一行右端標明簽發人姓名。
4、秘密等級、緊急程度，應視檔案內容需要從上至下依次標註在檔案名稱稱的左上角。秘密等級依次分為“秘密”、“機密”、“絕密”三種；緊急程度分為“急件”、“特急件“。機密、絕密檔案應標註份號。
5、政府令的文頭由套紅印刷的“×政府令”和編號組成。政府令的編號為“第×號”。
（二）公文的正文部分一般包括標題、主送機關、正文、附屬檔案、發文機關等。
1、標題。公文標題應當準確、簡要地概括公文的主要內容，一般由發文機關名稱、內容提要和文種三部分組成。公文標題的作用，一是提示內容、點明主題，使人一目了然；二是給公文定名，標題就該公文的名稱，便於收文機關登記管理，便於查找詢問。公文標題位於橫隔線之下居中位置。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不加標點符號，不能以引用檔案字號代替內容提要。
2、主送機關。指收受、辦理檔案的單位。俗稱“抬頭”。除“公告”、“通告”以外，正式公文一般都應標明主送機關。主送機關名稱位置一般在標題之下，正文之上左端頂格位置書寫。“決定”、“命令（令）”、“會議紀要”等文種，主送機關可置於文尾主題詞之下抄送欄內，標為“主送：××”“或分送：××”，或在抄送欄內連同抄送機關一併用“送：××”。向上級機關的請示，只寫一個主送機關，如需同時送其它機關，用抄送形式。