3、正文。即公文的具體內容，是公文的核心部分。需要使用序數符號標明層次時，一般排列順序是：第一層用“一”，第二層用“（一）”，第三層用：“1.”，第四層用“（1）”。行政規章視需要按章、節、條、款、項標明層次。正文的位置在主送機關以下。較長的公文一般由開頭、主體、結尾三部分組成。正文的寫法從內容上講，要把事情交待清楚，什麼事、什麼問題，準確無誤。觀點要鮮明。需要受文單位做什麼，解決什麼問題，準確明白。從形式上講，條理層次清楚，文字簡練確切，標點符號準確無誤，篇幅力求短。
4、發文機關。是指正文之後、附屬檔案之下所署發文機關名稱。發文機關的位置在正文之後偏右下方。如果正文占滿了公文紙的全頁，不得不在下一頁落款時，可將落款放在空白頁。發文機關應寫機關全稱或規範化的簡稱（也可用單位的印章代替）。
5、成文日期。是以領導人簽發的日期為準。經會議批准的檔案，以會議通過的日期為準，電報以發出日期為準，幾個機關聯合發文的，以最後一個領導人簽發的日期為準。成文日期使用公元紀年，用漢字書寫。成文日期的位置一般在發文機關的下面。成文日期是檔案生效和查閱的重要依據，要求準確、完備、具體，不能忽視。
6、印章。印章是發文機關表示對公文負責並標誌公文生效的憑證。公文除會議紀要外，都應加蓋印章。聯合上報的非規章性檔案，可由主辦單位加蓋印章。聯合下發的公文，聯合發文機關都應加蓋印章。印章一般蓋在成文日期之處，上邊沿不壓正文，下邊沿騎年蓋月。
7、附屬檔案。公文如有附屬檔案，附屬檔案名稱注在正文之後，檔案落款之前，如有兩個以上附屬檔案應註明附屬檔案的順序。附屬檔案與主件訂在一起傳送，如不能訂在一起，應在附屬檔案首頁左上角註明主件的發文字號和附屬檔案的順序號。
8、抄送機關。即指除主送機關以外需要了解該公文內容的有關機關。在實際工作中，需注意幾個方面：抄送機關不能濫抄濫送，也不能漏抄漏送；請示公文不得同時抄送下級機關；向下級機關的重要行文要抄送直接上級機關；向下轉發上級機關的檔案，不要再抄送上級機關。
（三）文尾部分包括主題詞、抄送欄、印發機關與印發日期、印製份數等項。
1、主題詞標於文尾部分抄送欄之上。上報的檔案從受文機關制發的主題詞表中選取詞標註，其它檔案可從本機關制定的主題詞表中選詞標註。標註主題詞一般選3—5個單一詞組，以先內容、後形式的順序排列。標註主題詞應準確、規範。
2、抄送欄位於主題詞之下、印發機關與印發日期欄之上。抄送範圍如涉及各方面機關，一般按黨委、人大、政協、法院、檢察院、軍隊、政府部門的順序排列。抄送機關的名稱用全稱或規範化簡稱。
3、印發機關與印發日期欄位於抄送欄之下，左端標註公文印發機關名稱，右端標註印發日期。翻印檔案，此欄標註翻印機關名稱和翻印日期。
4、檔案印製份數標註在印發機關與印發日期欄之下右側，標註有“（共印x份）”。