提出擬辦意見必須慎之又慎，在實際工作中，領導同志對於擬辦意見一般都比較重視，而且多數是贊同的，因此，文秘人員在提出擬辦意見時一定要嚴肅認真、過細工作。對於篇幅較長的請示、報告，應劃出要點標記，或附以摘要，為領導同志節省閱讀時間。擬辦意見提出後，經辦人員要工整填寫《收文處理單》或《請示、報告呈批單》。
二、批辦
批辦是指受文機關的文秘部門主管領導對經辦人員提出的擬辦意見進行審核批示。經辦人員提出擬辦意見後，要報送文秘部門的主管領導審定。文秘部門的主管領導對擬辦意見進行審閱修改的過程，就是對請示、報告的辦理進行把關、批辦的過程。批辦是請示、報告辦理的一個重要環節，批辦意見的正確、恰當與否，直接關係到請示、報告辦理的質量。文秘部門的主管領導在批辦請示、報告呈批（閱）件時，要認真閱讀原文，吃透來文本意，站在全局的高度，琢磨研究經辦人員提出的擬辦意見是否準確可行，是否附齊相關背景材料，提出的建議或傾向性意見是否有政策依據等。對經辦人員提出的擬辦意見審核完畢，主管領導應迅速批示，及時退交經辦人員，以便及時進入下一辦理環節。批辦意見，要視來文的內容而定。一般來說，對需要辦理和回復的請示公文，要批明承辦部門、承辦人、承辦期限及處理要求和方法等；需由兩個以上部門承辦的，要明確指定牽頭的部門（主辦單位），以避免推諉、拖延和積壓；對有緊急或重大事項的請示、報告，可先請主要領導同志審示，再按領導同志批示辦理。批辦意見沒有固定的格式。一般來說，語氣要比較肯定，如“擬同意擬辦意見，請××同志審示”、“請轉××單位閱辦”、“請先徵求××部門意見，再報××同志批示”、“請××單位牽頭，會同××辦理”、“請××同志批示”等。
批辦一般應當注意以下問題：1、要針對報告內容或請示中提出的問題和要求，明確批示處理的原則和方法。對經辦人員提出的擬辦意見要表明是否同意，如果有什麼補充或糾正的意見，應有明確表述，不可輕易簽署“同意”，更不可隨便劃個圈或打個勾了事。批辦意見用詞要明晰、簡要，使承辦人員能準確理解意圖，切忌模稜兩可，使承辦部門和承辦人員無所適從。2、批辦要及時。經辦人員對需要辦理的請示報告提出擬辦意見後，呈送給主管領導同志進行審閱批示時，主管領導應及時予以批辦，如果主管領導對請示、報告呈批（閱）件批辦不及時，將會影響下一環節的辦理。3、負責批辦的主管領導對擬辦意見審核修改後，要在批示意見後面簽上自己的姓名和日期。姓名要寫全，切忌只寫一個姓。日期最好是註明年、月、日，緊急而又重要的檔案，還要註明批辦的時、分。
第三節承辦、呈批與催辦
一、承辦
承辦是指主管部門對屬於自己職責範圍內的公文進行辦理。請示、報告經文秘部門主管領導批辦後，承辦人員要按批辦意見或轉送承辦單位辦理，或自己直接辦理。承辦一般分三種形式：一是由領導同志承辦，即由領導同志提出處理意見，包括經領導集體研究討論提出的處理意見，如一些重大而又複雜的請示公文、突發事件的報告等；二是由承辦單位的有關責任人員先提出處理意見，然後報其主管領導審閱批准；三是由職能部門研究後提出處理意見。做好承辦工作，應注意以下幾個問題：