寫公文不同於閒談、聊天，可以東拉西扯，想到什麼說什麼，寫公文必須根據一個目的，圍繞主題去寫，否則，寫了許多事情，讓人看不出表達的主要意思是什麼，便失去了寫公文的意義。公文主題是構成公文的要素，它在公文中占有特殊地位，是公文的“靈魂”和“統帥”。具體來說，主題在公文中有三個作用：
一、主題是衡量公文價值的主要標尺
人們寫公文，目的是用公文的內容去影響別人、說服別人，公文作用的大小，主要取決於通過全文所表現出來的基本精神和基本觀點。因此，衡量公文的價值，關鍵要看公文內容所表達的主要思想、意見和主張。只是形式好，而內容粗製亂造，甚至存在嚴重問題，這種公文不僅沒有多大價值，還會產生不好的影響。既然評價公文著重看思想內容，而主題是公文思想意義的集中表現，所以說主題是衡量公文價值的主要標尺。由於主題有如此重要的作用，學寫公文便不能不在提高確立主題上多下點功夫。
二、主題是公文寫作的出發點和核心
一篇公文寫什麼與不寫什麼，是詳寫還是略寫，都要根據主題確定，主題起著統攝材料的作用。由於主題不同，選材的依據便有差別，對材料的剪裁、提煉也就不一樣，主題支配並制約著公文的布局謀篇，使用什麼結構方式，採用什麼安排順序，都要服務於主題的需要。主題指揮著公文語言，一篇公文採用何種語態，運用哪些詞語，如何把話說得準確、嚴謹、得體，都應視主題需要而定。所以在公文寫作中，也應“以意為主”，“意在筆先”。動筆之前，首先確立主題，然後據旨擬題、選材，布局謀篇，遣詞造句。
三、主題體現黨的方針政策和國家的法律法規
公文要反映黨和國家以及一定的社會組織的意志。而這種意志往往是通過一定事實上的法律、法規和方針政策體現出來的。因此，公文主題必須符合黨和國家的方針、政策及有關規定。它即使不是直接制定和發布法律、法規、方針、政策的，而是反映情況、匯報工作、請示報告的，也要有一定的法律、法規、方針、政策作根據，決不能隨心所欲、任意而為，更不能無中生有、生編硬造。