秘書是一種特定的社會角色，全美秘書協會《章程》對秘書人員的要求是：要象心理學家一樣善於洞察別人的心靈；要象文學家一樣善於駕駛文字；要象外交家一樣有瀟灑的風度；要有靈活運用各種辦公自動化機器的能力……
社會對秘書人員有一種期望：能幹、善於處事、謙虛友好等。
作為秘書人員，對自己應有較高期望。社會心理學認為，對自己期望高的人，相應地在某一領域取得成功的可能性也越大。皮克馬利翁效應。
大致說來，秘書人員應當接受才幹、智慧型、心理、道德4種訓練。換言之，一個合格的秘書人員應當具備必要的才幹素養、智慧型素養、心理素養和職業道德。
（一）才幹素養
做工作要儘可能做得出色，這就需要才幹。秘書工作所需要的才幹包括哪些？
1、精明的辦事能力
秘書的基本職能就是辦事，辦事能力是秘書工作的重要能力。辦事能力涉及完成任務的情況和臨機處事的本領。要具有一定的辦事能力，必須以知識面廣、頭腦清楚、思維敏捷、手腳勤快、經驗豐富為基礎。
辦事能力主要體現在：
1）理解和領會能力：就是要聽得快，聽得清，記得牢。為此，要有集中的注意力，靈敏的反應力，深刻的理解力，牢固的記憶力，機智的組合力和精湛的品評力。
2）條理和駕馭能力：善於把繁雜的機關事務處理得井井有條。
3）口頭表達能力：這是對秘書職業的特殊要求。會說話，這是一門學問，而且是事關辦事成敗的基礎。什麼是會說話呢？起碼要做到：①口齒清楚，②達意準確，③有點說話的藝術。前兩條是最基本的，第三條是進一步的要求，它包括了感染力、說服力、風度、禮貌等等。
類語言學認為人的口語由兩部分構成：聲音要素和功能性發聲。聲音要素包括音調、音量、音速和音質，功能性發聲含哭、笑、哼、哈、嘆息、其他表情等。
提高口頭語言表達能力還應研究體態語。
4）應變能力：世界上的事物總是瞬息萬變、不斷發展的，人們辦事的計畫和預案，常常會與現實不大相符，甚至大相逕庭，有時會突然變化，把原來的計畫和預案完全打亂。在這種情況下，秘書人員要胸有成竹，臨機不亂，迅速做出抉擇，一案不行另換一案，原則不變，靈活處置。
5）交際能力：處理人際關係是一門學問。“世事洞明皆學問，人情練達即文章”。一個秘書如果很善於交際，見面就熟，使人很容易接近，也容易被人信賴，那么，辦事的成功率就比較高。秘書的交際能力，多半是體現在工作協調中。尤其要注意處理好與領導的關係。秘書與領導的關係是工作關係，秘書要處理好與領導的關係，關鍵是出色地做好為領導服務的工作。
還有其他條件。總之，辦事能力是個綜合水平的體現。
2、較強的文字表達能力
自古以來，中國人就視文章為“經國之大業，不朽之盛事”（曹丕《與吳質書》）。真正寫好文章，不是小事，而是關係治國安邦的大事，千古不朽的好事。文字表達能力是秘書人員的基本功。秘書幾乎整天與文字打交道。人們常把秘書稱為“秀才”，道理正在於此。
寫作是個痛苦的過程，常給人“難產”的感覺。
秘書人員文字表達能力的形成和提高，有賴於長期的、反覆的、刻苦的寫作實踐。有一言應記取：文章得失不由天，厚積善識多實踐。