文種是內容性質、具體功用相同的同類公文的規範化名稱，在公文上標註文種可以為撰寫者和閱讀者雙雙帶來便利：有了文種，撰寫者會有所遵循，可以更加有針對性地採用不同的原則、方法和手段去創製能最有效解決特定問題的公文，並將其迅速準確地投入生效過程；有了文種，可以幫助閱讀處理公文的人們一目了然地了解和把握具體公文的性質、公文對自己行為的影響，從而迅速確定辦理這一公文的基本方法、程式與需採取的有關措施。但是，要真正獲得這樣的效果，其前提就是文種的標註本身必須準確，不能出現錯用、誤用。實事求是地說，要在目前我國常用公文文種的數量較多、文種之間的差別比較精細的情況下做到這一點，確實不是一件容易的事情，非常需要我們努力研讀《中國共產黨機關公文處理條例》《國家行政機關公文處理辦法》等規範性檔案，對若干在性質、用途相近相似的文種的適用範圍及其他一系列特點認真進行辨析，分清它們之間的區別。如下幾組文種尤其有此需要。
一、“條例”“規定”“辦法”間的區別
“條例”與“規定”和“辦法”相比，主要特點是所涉及事物和問題的性質更重要，範圍比較寬；內容高度概括；有效的時間與空間範圍廣闊，穩定性強；對制定與發布機關的地位有較嚴格限制，如行政系統只有國務院有權使用，“國務院各部門和地方人民政府制定的規章不得稱“條例”（見1987年4月21日國務院發布的《行政法規制定程式暫行條例》）黨的系統也只限“用於黨的中央組織制定規範黨組織的工作、活動和黨員行為的規章制度”（見1996年5月3日中共中央辦公廳印發的《中國共產黨機關公文處理條例》）；一般屬於“自主的”規範性公文，即自身即可創造新的規則。
“規定”的特點是使用範圍廣泛，對制定和發布機關的地位無嚴格限制；所涉及事物和問題不如條例重大，範圍相對窄一些；內容詳盡具體，針對性強；一般既可是“自主的”規範性公文，也可以是“補充的”規範性公文（內容為依法或根據授權補充其他規範性公文的內容，對其加以細化和完善），也可以是“執行的”規範性公文（直接為有效執行其他規範性公文而制定，自身不創造新的規則，只是對這些公文在何種情況下適用做出具體規定，對有關概念和問題做出精細的解釋說明）。但從實際使用情況看，規定更適合作為“自主的”和“補充的”規範性公文。
“辦法”比“規定”所涉及的事物和問題的規模要更小一些，性質也相對輕一些；針對性更強，內容也更加詳盡、具體而精細，更重直接的可操作性；除了一部分為“自主的”公文外，大部為“執行的”規範性公文，如各種“實施辦法”即均具備這種性質。
二、“決定”與“命令”的區別
“決定”與“命令”的不同點主要在：在使用許可權方面“命令”非常嚴格，只有法律明確規定的機關可以使用，“決定”則可較普遍地使用；在適用的事務方面，“命令”涉及的是特定的具體事務，“決定”則既涉及這類事務也涉及一部分非特定的具有普遍性的反覆發生的事務，公文本身也反覆適用，即具有規範性公文的一些特點；在表達方面，“命令”高度簡潔，只表達作者的意志和要求，“決定”則既表達意志、要求，又闡發一定的道理，交代執行方面的要求，指明界定有關事物的標準等。