第一章 公文概述
第一節 含義
公文，即公務文書的簡稱，屬於套用文。公文有廣義和狹義之分。廣義的公文，是指黨政機關、社會團體、企事業單位為處理公務而形成的文字材料。狹義的公文，是指黨政機關處理公務時所使用的公文。
第二節 分類
公文按其行文方向，可分為上行文、下行文、平行文。上行文是指下級機關向上級機關報送的公文，如請示、報告等。下行文是指上級機關向所屬下級機關的行文，如決定、指示、公告、通知、通知、通報等。平行文指同級機關或不同隸屬機關之間的行文，如函等。通知、公文紀要有時也可作為平行文。
公文按其時限要求，可分為特急公文、急辦公文、常規公文。公文內容有時限要求，需迅速傳遞辦理的，稱緊急公文。緊急檔案可分為特急和急件兩種，緊急公文應隨到隨辦，時限要求越高，傳遞、辦理的速度也就要求越快，但要“快中求準”。隨著社會的發展，對公文的時效要求越來越高，即使常規公文，也應隨到隨辦，以提高辦文效率。
公文按其機密程度，可分為絕密公文、機密公文、秘密公文、普通公文。絕密、機密、秘密公文又稱保密檔案，是指內容涉及黨和國家的機密，需要控制知密範圍和知密對象的檔案。檔案的密級越高，傳達、閱辦、保管的要求也越嚴。
第三節 公文的行文關係
一、行文關係，是各級黨政機關、各個部門和單位之間的組織關係和業務關係在公文運行中的體現。機關部門、單位之間的相互關係，一般可分為同一系統上下級之間的相互隸屬關係，同一系統的平級機關之間以及同一機關各部門之間的平行關係，不同系統的機關、部門之間不相隸屬關係。行文關係是根據行文單位各處的隸屬關係和職權範圍確定的。
二、建立正確的行文關係，遵守必要的行文規則，有助於機關、部門、單位維護正常的領導和管理，避免行文混亂，防止“公文旅行”，克服文牘主義，提高工作效率。一定的行文關係，規定和約束了公文按照一定的方向運行，通稱為行文方向。行文方向是行文關係的反映。行文方向分為上行文、平行文和下行文。在具體行文中，根據組織關係和工作需要，可以採取逐級、多級、越級、直達、直接等不同的行文方式。
三、遵照以下規則：按照職權範圍行文、按隸屬關係行文、一般應當逐級行文等。
四、行文其他注意事項：主送與抄送應準確得當；一般應一文一事；準確把握聯合行文規定、公布公文如不另行文，應在公布時註明。
第二章 辦公用文
公文的種類簡稱文種。根據國務院辦公廳1999年修訂發布的《國家行政機關公文處理辦法》規定，公文種類主要包括：命令（令）、議案、決定、指示、公告、通告、通知、通報、報告、請示、批覆、函、會議紀要。
公文作為傳達和貫徹黨和國家的方針政策、聯繫和處理各級機關公務的工具，體現著組織的意志，表達著組織的主張，顯現著組織活動的行為目的。因此，公文的種類和體式取決於公文的性質和公務活動的內容與方式。不同的文種反映著公文不同的內容與作用。各機關在擬制公文時，必須從實際需要出發，根據本機關的職權範圍、所處地位與發文目的，正確使用文種。在機關單位，除了套用公文之外，經常用到的還有
常用文書。常用文書包括：計畫類、總結類、講話類和信息類等。
一、通告
（一）、通告的概念
通告適用於在一定範圍內公布應當遵守或者周知的事項。
（二）、通告的特徵
1、用於宣布一般性事項，有別於公告宣布重大事項。
2、通告只在國內一定範圍內公布，有別於公告向國內也向國外公布。
3、通告可以由各級機關、人民團體、企業或事業單位發布，有別於公告只能由地位較高機關發布。
4、通告不寫抬頭，無主送單位。
（三）、通告的種類
周知類通告。主要是使受文者了解重要情況、重要訊息。因此文中不提直接的執行要求。
執行類通告。主要向受文者交待需要遵守、執行的政策、措施以及其他行為規範，具有一定的強制力。
（四）、通告的寫作格式
通告由標題、正文、發文機關和日期等部分組成。
標題由發文機關、事由、文種構成。根據具體情況，也可使用發文機關加文種、事由加文種或只寫“通告”二字。
正文
由緣由和通告事項兩部分組成。緣由為發布通告的原因和根據，事項為須知和遵守的內容。用“特通告如下”轉承連線。通告事項是面對大眾的，應簡潔明了，敘述清楚，通俗易懂，便於掌握。結尾部分可提出要求、希望，並用“特此通告”作結。有時也可不寫，形式比較靈活。
署名和日期正文後簽署發布通告的機關名稱和日期。
二、通知
（一）、通知的概念
通知適用於批轉下級機關公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文；發布規章；傳達要求下級機關辦理和有關單位需要周知或者共同執行的事項；任免或聘用幹部。通知大多屬下行公文。
（二）、通知的種類
印發、批轉、轉發性通知。用於印發本級機關，批轉下級機關，轉發上級機關、同級機關和不相隸屬機關的公文以及發布某些行政法規等。
指示性通知。上級機關對下級機關某一項工作作出指示和安排，而根據公文內容又不必用“命令”或“指示”時，可使用這類通知。
知照性通知。用於告之各有關方面周知的事項等。這種通知傳送對象廣泛，對下級、平級均可傳送。
事務性通知。用於上級機關對下級就某一具體事項布置工作，交待任務；同級機關及不相隸屬的單位之間就某一項具體工作的進行或某一具體問題的解決要求對方配合、協助辦理等。
任免、聘用通知。用於任免或聘用國家機關工作人員職務等。
（三）、通知的寫作格式
通知的寫作形式多樣、方法靈活，不同類型的通知使用不同的寫作方法。
1、印發、批轉、轉發性通知的寫法。標題由發文機關、被印發、批轉、轉發的公文標題和文種組成，也可省去發文機關名稱。正文須把握三點：對印發、批轉、轉發的檔案提出意見，表明態度，如
“同意”、“原則同意”、“要認真貫徹執行”、“望遵照執行”、“參照執行”等；寫明所印發、批轉、轉發檔案的目的和意義；提出希望和要求。最後寫明發文日期。
2、批示性通知的寫法。標題由發文機關、事由和文種組成，也可省去發文機關名稱。正文由緣由、內容包括要求等部分組成。緣由要簡潔明了，說理充分。內容要具體明確、條理清楚、詳略得當，充分體現指示性通知的政策性、權威性、原則性。要求要切實可行，便於受文單位具體操作。
3、知照性通知的寫法。這種通知使用廣泛，體式多樣，主要是根據通知的內容，交代清楚知照事項。
4、事務性通知的寫法。通常由發文緣由、具體任務、執行要求等組成。會議通知也屬事務性通知的一種，但寫法又與一般事務性通知有所不同。會議通知的內容一般應寫明召開會議的原因、目的、名稱，通知對象，會議的時間、地點，需準備的材料等。
5、任免、聘用通知的寫法。一般只寫決定任免、聘用的機關、依據，以及任免、聘用人員的具體職務即可。
三、報告
（一）、報告的概念
報告適用於向上級機關匯報工作、反映情況、提出意見或者建議，答覆上級機關的詢問。報告屬上行文，一般產生於事後和事情過程中。
（二）、報告的種類
綜合性報告。是將全面工作或一個階段許多方面的工作綜合起來寫成的報告。它在內容上具有綜合性、廣泛性，寫作難度較大，要求較高。
專題性報告。是針對某項工作、某一問題、某一事件或某一活動寫成的報告，在內容上具有專一性。回復報告。是根據上級機關或領導人的查詢、提問作出的報告。
（三）、報告的寫作格式
1、綜合性報告的寫法
標題事由加文種，如《關於XX年上半年工作情況的報告》；報告單位、事由加文種，如《東北師範大學教務處關於XX年度工作情況的報告》。
正文
把握三點：（1）開頭，概括說明全文主旨，開門見山，起名立意。將一定時間內各方面工作的總情況，如依據、目的，對整個工作的估計、評價等作概述，以點明主旨。（2）主體，內容要豐富充實。作為正文的核心，將工作的主要情況、主要做法，取得的經驗、效果等，分段加以表述，要以數據和材料說話，內容力求既翔實又概括。（3）結尾，要具體切實。寫工作上存在的問題，提出下步工作具體意見。最後可寫“請審閱”或“特此報告”等語作結。
2、專題報告的寫法
標題由事由、文種組成，如《關於招商工作有關政策的報告》。有的報告標題也可標明發文機關。標題要明顯反映報告專題事由，突出其專一性。
正文
可採用“三段式”結構法。以反映情況為主的專題工作報告主要寫情況、存在的問題、今後的打算和意見；以總結經驗為主的專題工作報告主要寫情況、經驗，有的還可略寫不足之處和改進措施；因工作失誤向上級寫的檢查報告主要寫錯誤的事實、產生錯誤的主客觀原因、造成錯誤的責任、處理意見及改進措施等。結尾通常以“請審核”、“請審示”等語作結。
3、回復報告的寫法
標題與前兩種報告大體相同
正文根據上級機關或領導的查詢、提問，有針對性作出報告，要突出專一性、時效性。
（四）、報告的寫作要求
1、寫綜合報告應注意抓住重點，突出主要矛盾和矛盾的主要方面。在此基礎上列出若干觀點，分層次闡述。說明觀點的材料要詳略得當，以觀點統領材料。
2、專題報告，要一事一報，體現其專一性，切忌在同一專題報告中反映幾件各不相干的事項和問題。
3、切忌將報告提出的建議或意見當作請示，要求上級指示或批准。
四、通報
（一）、通報的概念
通報適用於表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或者情況。通報屬下行公文。
（二）、通報的種類
表彰性通報。主要用來表彰先進，介紹單位或個人成功的經驗、做法，以學習先進，見賢思齊，改進與推動工作。
批評性通報。用來批評後進，糾正錯誤，打擊歪風，指出有關單位或個人存在的錯誤事實，提出解決辦法或處理意見。
傳達性通報。用於傳達上級重要精神與重要情況；引起人們的警覺與注意，對當前的工作起指導作用。
（三）、通報的格式和寫作要求
通報由標題、主送單位、正文、發文機關和日期組成。
1、標題由發文機關、事由、文種或事由、文種構成。如《國務院關於一份國務院檔案周轉情況的通報》、《關於人大建議、政協提案辦理情況的通報》等。
2、正文
（1）表彰性通報和批評性通報一般分為三部分：（一）主要事實。表彰性通報要突出主要先進事跡，批評性通報要抓住主要錯誤事實；（二）分析指出事例的教育意義。表彰性通報，有在闡述先進事跡的基礎上，提煉出主要經驗、意義和值得學習與發揚的精神。
（2）批評性通報要分析錯誤的性質、危害，產生的根源和責任，指出應吸取的主要教訓等；（三）決定要求。表彰性和批評性的通報，應寫明組織結論與予以表彰或處理的決定，同時提出對表彰或批評對象與讀者的希望、要求。為了防範和杜絕類似錯誤發生，批評性通報的結尾處，通常要有針對性地提出防範的措施或規定。傳達性通報一般不寫決定要求。（四）生效標識。在正文右下方標明發文機關名稱，加蓋印章，寫明發文日期。
情況通報有兩種形式：一種只對有關事實作客觀敘述；另一種還對有關情況加以分析說明，有時還針對具體問題提出應採取何種對策的指導性意見。
五、請示
（一）、請示的概念
請示是下級機關向上級機關請示指示和批准的公文文種。請示主要用於：1.在實際工作中，遇到缺乏明確政策規定的情況需要處理；2.工作中遇到需要上級批准才能辦理的事情；3.超出本部門職權之外，涉及多個部門和地區的事情，請示上級予以指示。
請示和報告既有相同之處，又有區別。相同之處是兩個都是寫給上級的上行文，公文里都有陳述意見，反映情況的內容。區別是：第一，時間有別。請示跟報告相比，時間要求更緊迫。請示寫的情況是未解決的，屬於將來時，報告寫的情況是已做過的，屬於過去時；第二，內容的側重點有別。請示著重於請示批准，報告著重於匯報工作；第三，要求有別，請示要求上級必須回復，報告則不必，只供上級參考。
（二）、請示的寫法
請示按請示目的分，可分為批准性請示和呈轉性請示兩類。
1、批准性請示內容比較簡單、具體，往往是一些較為細小的實際事項的請求。請示被批准後，執行機關範圍也比較小，常常就是請示單位自己。
批准性請示一般由三部分組成：請示理由、請示內容、請示結語。
請示理由是文章的開頭部分，常是導語式的，要扼要地講明請示的背景和根據，及概括地寫出請示事項。複雜的一般寫成一段話，簡單的則就以一句話為之。請示理由之後，許多請示中都要緊接著寫上一句承上啟下的過渡語。它們的基本的格式是“現將……報告如下”，隨之點上冒號。但有些極短小的請求也可不寫。
請示內容是請示的中心部分，要寫得具體，條理清楚，說服力強。請示內容包括提出請示事項和闡述說明道理或事實兩項內容。提出請示事項要詳細，闡述說明道理要充分，只有這樣才能使有關領導心中有數，易下決心。
有些情況簡單，有條文和規定可依據，只是出於組織原則報給上級知道，請示批准的請示。請示內容部分只需提出請示事項即可，不必闡釋道理。
請示結語是請示的結尾部分，一般是另起一行空兩格書寫，請示結語語氣要謙恭。請示結語的通常寫法是：“特此請示，請審批”、“以上意見當否，請指示”、“特些請示，請批覆”等。
2、呈轉性請示，請示事項較為重大複雜，具有一定的普遍意義，不但需要上級批准，還需要上級轉發。
呈轉性請示和呈轉性報告的區別主要有兩點：呈轉性請示不但要求上級批轉，而且一定要有復文。呈轉性報告雖也要求上級批轉，但不要求上級復文；呈轉性請示里要求批轉的意見往往是較具體的作法、措施；呈轉性報告裡要求批轉的意見往往是較原則、較概括的政策性意見。
批准性請示和呈轉性請示也有較大區別，不僅是要求目的上的區別，而且在執行範圍上也有區別。批准性請示執行範圍較窄，一般就是請示單位自己；呈轉性請示執行範圍較寬泛，往往不僅是請示者的本單位，而且還要包括其他很多有關單位共同執行。
呈轉性請示一般由三部分組成：請示理由、請示內容、請示結語。
請示理由和批准性請示的寫法基本相同，只不過有時語氣較批准性請示更為莊重一些，由於這種請示批准轉發後帶有指導性，所以有時理由交待得要較詳細，以期更加引起領導重視。
請示理由之後的過渡語和批准性請示相同。
請示內容，一般都是請示單位的構想和建議。因為比較複雜，提出請示事項和闡述說明道理兩條，缺一不可。闡釋道理時，可採取引用理論根據或擺明事實根據兩種寫法。呈轉性請示內容部分在書寫時要更注意條理分明，較長者要分條分項來寫。
請示結語，呈轉性請示結語也要另起一行空兩格書寫。寫法與批准性請示結尾略有不同，通常寫法是：“以上報告，如無不妥，請批轉各地貫徹執行”、“以上意見，如屬可行，請批轉有關單位執行”，或其他一些類似的說法。
3、在寫請示時，應當注意以下一些事項：要堅持一文一事；請示事項必須明確、具體、可行；不要搞多頭請示（請示應主送直接主管機關或主管領導，其他確需了解請示事項的領導機關或領導人，採取抄報形式處理。如是受雙重領導的機關，也應根據請示內容，擇要送一處領導機關，由主送機關答覆請示的問題，對另一領導機關採取抄報形式）；一般不得越級請示，個別需要越級請示的，常採用兩種方式：一種是轉呈式，可以既避免越級，又明確主送機關；另一種是在越級請求的同時，把請示抄報被越過的主管部門；不要把請示寫成報告或請示報告；除領導直接交辦的事項外，請示不要直接送領導者個人，或既寫主送機關，又同時主送、抄送給主送機關領導人。一般情況下，也不得在上報請示的同時抄送平級和下級機關。
六、批覆
（一）、批覆的性質和特點
批覆是上級機關答覆下級機關請示事項的答覆性公文，具有權威性、針對性和指示性等特點：
1、權威性。批覆發自上級機關，代表著上級機關的權力和意志，對請示事項的單位有約束力，特別是那些關於重要事項或問題的批覆，常常具有明顯的法規作用。2、針對性。凡是批覆，必須是針對下級機關請示事項而發，內容單純，針對性強。3、指示性。批覆的目的是指導下級機關的工作，因此批覆在表明態度以後，還應當概括地說明方針、政策以及執行中的注意事項。
（二）、批覆的寫作
1、標題
批覆的標題有兩點需要特彆強調：
（1）關於發文單位。
批覆的發文單位即行文主體，既不能不寫，也不能隨意略寫或簡化。
（2）關於事由。
批覆的事由大致有兩種寫法，一種是用表示關聯範圍的介詞“關於”加上請示或批覆的事項來表述，如《國務院關於1991—XX年全國治沙工程規劃要點的批覆》；另一種是在“關於”和請示或批覆事項中間再插入一個表態動詞“同意”來表述，如《國務院關於同意開放×××航空口岸的批覆》。
2、正文
批覆的正文一般由三個部分組成：
（1）引語
批覆的開頭通常要引述來文作為批覆的依據，引述的方法有四種：第一種是結合請示的日期引述，如“×年×月×日來文收悉”；第二種是結合來文的日期和文號引述，如“×年×月×日×號文收悉”；第三種是引來文日期和來文名稱，如“×年×月×日《關於……的請示》收悉”，第四種是引述來文日期和請示事項，如“×年×月×日關於……問題的請示收悉”。
（2）主文
主文是批覆的主體，這部分應針對下級機關請示的事項，表示同意與否的態度，有時還要闡述同意或不同意的理由。答覆請示事項針對性要強，答覆要明確具體，簡明扼要，表達要準確無誤。
（3）結尾
是批覆正文的最後部分，它的寫法有三種：第一種是提行寫“此復”或“特此批覆”；第二種是寫希望和要求，給執行請求事項的答覆指明方向；第三種是禿尾，就是請示事項答覆完畢就告結束，此種結尾方法使用的頻率越來越高。
要寫好批覆還應注意以下幾點：第一，有核實請示緣由的真實性，研究請示所注意所提意見或建議的可行性，有些情況應先作調查研究；第二，凡請示事項涉及其它部門或地區的問題，批覆前都要與其協商，取得一致意見；第三，及時批覆，以免貽誤工作。對不按行文的正常渠道辦理或一文多頭的請示，應予以糾正，以免誤事。
七、會議紀要
（一）、概念和特點
會議紀要是根據會議記錄和會議檔案以及其他有關材料加工整理而成的，它是反映會議基本情況和精神的紀實性公文，是會議議定事項和重要精神，並要求有關單位執行的一種文體。有的需要下發執行的會議紀要，可以“通知”形式發出。
會議紀要有以下幾個特點：
1、綜合性。會議紀要是在對會議中各種材料、與會人員的發言以及會議簡報等等進行綜合分析和概括提煉基礎上形成的，它具有整理和提要的基本特點。
2、指導性。這一特性包含兩層含義：一是會議本身的權威性；二是會議紀要集中反映了會議的主要精神和決定事項。因而紀要一經下發，將對有關單位和人員產生約束力，起著類似於指示、決定或決議等指揮性公文的作用。會議紀要還可以作為與會同志向單位領導匯報、向民眾傳達的文字依據。
3、備考性。一些會議紀要主要不是為了貫徹執行，而是向上匯報或向下通報情況，必要時可作查閱之用。
（二）、分類
按照會議性質來分，會議紀要大致有辦公會議紀要、專題會議紀要、聯席（協調）會議紀要、座談會議紀要等。
辦公會議紀要是記述機關或企業、事業單位等對重要的、綜合性工作進行討論、研究、議決等事項的一種會議紀要。辦公會議紀要一般有例行型辦公會議紀要，即記述例行辦公會議情況及其議決事項的會議紀要，以及現場辦公會議紀要，即為解決某重大問題而召集有關方面和有關單位在現場研究、議決或協商的辦公會議紀要。
專題會議紀要是專門記述座談會討論、研究的情況與成果的一種會議紀要。其主要特點是主題的集中性與觀點意見的分呈性相結合，既要歸納比較集中、統一的認識，又要將各種不同觀點和傾向性意見都歸納表達出來。
（三）、寫法
會議紀要一般分兩大部分。開頭第一部分一般應寫明會議概況，包括會議進行的時間、地點、屆次、組織者、出席和列席人員名單、主持人、會議議程和進行情況以及對會議的總體評價等。第二部分是紀要的中心部分，反映會議的主要精神、討論意見和議決事項等。根據會議性質、規模、議題等不同，大致可以有以下幾種寫法：
1、集中概述法。這種寫法是把會議的基本情況，討論研究的主要問題，與會人員的認識、議定的有關事項（包括解決問題的措施、辦法和要求等），用概括敘述的方法，進行整體的闡述和說明。這種寫法多用於召開小型會議，而且討論的問題比較集中單一，意見比較統一，容易貫徹操作，寫的篇幅相對短小。如果會議的議題較多，可分條列述。
2、分項敘述法。召開大中型會議或議題較多的會議，一般要採取分項敘述的辦法，即把會議的主要內容分成幾個大的問題，然後另上標號或小標題，分項來寫。這種寫法側重於橫向分析闡述，內容相對全面，問題也說得比較細，常常包括對目的、意義、現狀的分析，以及目標、任務、政策措施等的闡述。這種紀要一般用於需要基層全面領會、深入貫徹的會議。
3、發言提要法。這種寫法是把會上具有典型性、代表性的發言加以整理，提煉出內容要點和精神實質，然後按照發言順序或不同內容，分別加以闡述說明。這種寫法能比較如實地反映與會人員的意見。某些根據上級機關布置，需要了解與會人員不同意見的會議紀要，可採用這種寫法。
八、函
（一）、函的概念
函適用於不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答覆問題，向有關主管部門請求批准等。函的使用範圍廣泛，涉及各方面的公務聯繫。
（二）、函的種類
函可分為公函與便函兩種。
（三）、公函的寫作格式
公函包括標題、主送機關、正文、發文機關、日期等。
標題一般由發文機關、事由、文種或事由、文種組成。一般發函為《關於**（事由）的函》；復函為《關於**（答覆事項）的復函》。
正文一般包括三層：簡要介紹背景情況；商洽、詢問、答覆的事項和問題；希望和要求，如：“務希研究承復”，敬請大力支持為盼”等。
（四）、公函的寫作要求
1、要一函一事，切忌一函式事。
2、要體現平等坦誠精神，文字懇切得體、簡潔樸實，用語謙和有禮切不可盛氣凌人。