六、注意詞語的語氣特徵，在不同文種中恰當選用。公文的不同文種有不同的內容、功用和行文方向，這就需要在寫作過程中注意詞語的感情色彩和語氣特徵，恰當地選用，防止出現不適於文體的問題。比如對一些帶有強制性和規定性的檔案，措辭就要堅定、嚴肅，不能有半點含糊，象“必須”、“一定”、“決不允許”、“嚴格執行”等口氣強硬的詞語，在這類檔案中經常使用；而對一些指示性、指導性的檔案，措辭就應有所緩和，常用“應該”、“要”、“望能遵照執行”等較平和的詞語，如果用帶有強制性語氣的詞語就不妥當了。再比如對一些須立即執行的緊迫性檔案，措辭要突出一個“快”字；而對那些報請性、函告性檔案，用語則應當懇切、委婉、禮貌，不能讓人有生硬、催辦的感覺。