現代公文寫作與處理:調查報告

調查報告概述

一、調查報告的含義

調查報告是根據某種特定的需要,有計畫地對典型事物、社會問題或工作情況等,進行認真調查研究後形成的書面報告形式的公文。

二、調查報告的特點

(一)針對性

調查報告是為了解決工作中急需解決的某些問題而寫作的,因此,應及時反映情況,揭露存在的問題,提出迫切需要解決的問題,回答人們最關心的問題,做到有的放矢。

(二)用事實揭示事物的本質和規律

調查報告不論是研究新事物、總結新經驗,還是揭示問題的真相,都必須反映事物的本質特徵和客觀規律。

(三)指導性

由於調查報告有著明確的針對性,所以它也同時有著很強的指導性。

三、調查報告的分類

根據不同的標準,可以把調查報告分為不同的種類。

(一)按調查的範圍、內容分,調查報告可分為

1.綜合調查報告。即圍繞一個中心問題,從多方面進行普遍調查,對取得的材料進行分析研究,綜合整理而寫出的關於這一問題的總體情況的調查報告。

2.專題調查報告。即對某項工作、某個典型事件、某項業務或某個問題進行系統調查和分析研究後而寫出的調查報告,它包括重點調查、典型調查和抽樣調查等,這種報告內容單一,範圍較小。

(二)按作用分,調查報告可分為

1.反映基本情況的調查報告。

2.介紹新思想、新作風、新事物的調查報告。

3.典型經驗調查報告。

4.考查歷史事實調查報告。

調查報告的格式

調查報告的格式包括:標題、正文和落款三部分。

一、標題

調查報告的標題格式有兩種:

(一)公文式標題

公文式標題有兩種:一是由事由+文種組成,如,《關於某某市低保戶收入消費情況的調查報告》。二是由機關名稱+事由組成,如,《某某市農民工適齡兒童上學問題》。

(二)新聞式標題

新聞式標題有兩種:一是單式,用一句話或一兩個短語概括調查報告的主題或要回答的問題。二是雙式,即正標題加副標題的形式,正標題寫明調查的主題或中心,副標題揭示調查的範圍、對象及文種。

二、正文

正文包括前言、主體和結尾三部分。

(一)前言

前言沒有固定的格式,採用什麼樣的開頭方法,根據主題而定。常見的開頭方法有以下幾種:

1.說明調查法。即前言重點說明調查的方法,以顯示調查成果的權威性、科學性,使讀者信服調查報告的內容。

2.介紹對象法。即重點介紹調查對象的基本情況,為讀者了解調查報告的主體內容打下基礎。

3.概括主題法。即在前言中重點概括調查報告的主題,包括主要經驗、主張或結論。

4.提出問題法。前言提出調查報告要回答的問題,吸引讀者看下文。

5.突出成績或問題法。推廣先進經驗的調查報告,前言中介紹調查對象取得的巨大成績;揭露社會問題的調查報告,前言重點說明問題的嚴重性——這樣的開頭都可以起到引人注目的作用。

(二)主體

調查報告的種類不同,主體部分的行文方法也就各不相同。常見的主體格式有以下四種:

1.橫式結構。即緊緊圍繞主題,把調查的內容加以綜合分析,按照不同的類別分別歸納成幾個問題來寫,每個問題可加上小標題。而且每個問題里往往還包含著若干個小問題。典型經驗性質的調查報告,一般多採用這樣的結構。這種結構形式觀點鮮明,中心突出,使人一目了然。

2.縱式結構。縱式結構有兩種形式,一種是按調查研究事件的起因、發展和結局先後順序進行敘述和議論。一般情況調查報告和揭露問題的調查報告較多使用這種寫法。這種結構方式有助於讀者對事物發展有深入的、全面的了解。一種是按成績(變化、特點、效果)、原因(經驗、作法、作用)、結論(意見、建議、啟示)層層遞進的方式安排結構。一般綜合分析性質的調查報告多採用這種形式。

3.縱橫式結構。這種結構形式兼有縱式和橫式兩種特點,互相穿插配合,組織安排材料。採用這種方式,一般是在敘述和議論發展過程時用縱式結構,而寫收穫、認識和經驗教訓時採用橫式結構。

4.對比式結構。這種方法是用兩種不同事物的對比,來提示問題的本質。這種對比的方法可以更深刻地讓讀者辨別某種現象的問題所在,也便於突出顯示調查報告的中心旨意。

(三)結尾

結尾是調查報告分析問題、得出結論、解決問題的必然結果。不同的調查報告,結尾的格式各不相同。一般來說,有以下幾種:

1.總結式。對調查報告做歸納說明,總結主要觀點,深化主題,以提高人們的認識。

2.展望式。對事物發展做出展望,提出努力的方向,啟發人們進一步去探索。

3.補充式。補充交代正文中沒有涉及到而又值得重視的情況或問題。