在機關工作活動中，常常出現“文書”、“檔案”和“公文”這三種概念同時使用的情況。如文書、文書處理、文書工作；檔案、檔案擬寫、檔案往來；公文、公文格式、公文立卷等。這些概念有時還可以互為通用。如文書處理也可稱為檔案處理、公文處理；檔案往來也可稱為文書往來、公文往來；公文格式也可稱為檔案格式、文書格式等等。這就說明，在機關工作中，文書、檔案和公文這三個概念的基本含義是一致的，都是指國家機關及其他社會組織在工作活動中形成和處理的收來檔案、發出檔案以及機關內部所使用的檔案材料，即公務文書。根據不同情況、不同場合，分別使用這三個概念。從這個意義上說，文書、檔案和公文三者之間是可以互為通用的。
但是，在實際工作中，由於歷史沿革和使用習慣，以及其他原因，在不同的場合往往強調不同的側面，有著不同的稱呼和用法。
文書一詞，在人們日常生活和公務活動中，使用的極為普遍和廣泛。它可以作為所有檔案材料的總稱，既可以指公務文書，也可以指私人文書，是一個整體概念。文書還可以指一種職業，如某某人在做文書工作，也可以指職務名稱，如文書、文書科長、文書處長等。
檔案同文書一樣，有時也可以指檔案材料的總稱。如一次大型會議，會議結束之後，要將會議檔案立卷歸檔保存。這裡說的檔案，即指會議形成的有規範格式的正式檔案，如會議紀要、決議等，也包括會議進行中的簡報、領導講話、代表發言、會議紀錄，甚至還包括錄音、錄像、照片等有關資料。但是，對於一些重要的檔案，如：中共中央檔案、國務院檔案等具有規範格式的正式檔案，人們往往鄭重地稱之為“檔案”，而不稱文書或公文。就某一單份的檔案來說，人們也習慣地稱之為一份檔案，而不叫一份公文或一份文書。
至於公文的概念，它的特指範圍是很清楚的，是指各級關單位為了辦理公務二產生的文書或者檔案。從這個意義上說，它是公務文書或者公務檔案的簡稱。
從一些史籍的記載來看，文書、檔案和公文這三個要領是分別在不同的歷史時期出現的，有一個產生和演變的過程。
“文書”一詞，最早見於西漢賈誼《新書·過秦下》：“禁文書而酷刑法，先詐力而後仁義。”王充《論衡·別通》也有關於“文書”的記載：“蕭何入秦，收拾文書，漢所以能制九州者，文書之力也。”這些地方所說的“文書”，是泛指古代的文籍圖冊。在我國先秦時期，“文”與“史”是很難分開的。“文書”的概念範圍要大些，一些有史料價值的文字材料都可稱之為文書。
漢代以後，文書作為公文與案卷的含義才逐步被確定和沿用下來。《漢書·刊法志》：“文書盈於幾閣，典者不能遍睹。”唐元稹《望喜驛》詩有“滿眼文書堆案邊，眼錯偷得暫時眠”的句子。這些地方所說的“文書”就是指的公務文書。
“公文”一詞，出現於東漢末年和三國時期。漢代多稱文書，稱公文較少。三國以後，多稱公文，指官府之間往來的公事文書。如《後漢書·劉陶傳》：“州郡忌諱，不欲聞之，但更相告語，莫肯公文。”是說東漢末年，黃巾起義的領袖張角等人勢力強大，可能聚眾起事，但州郡官員只是口頭相互轉告，不肯以公務文書的形式上奏朝廷。《三國志·魏志·趙儼傳》中也有“輒白曹公，公文下郡，綿絹悉以還民”的記載。自此以後，公文就成為公務文書的統稱了。
“檔案”一詞，大約在清末才出現，當時在外交文書中提到“尋常往來檔案”，“交涉檔案”等。宣統三年五月，朝廷三年五月，朝廷頒布的《內閣屬官官制》，將“掌本閣公牘檔案”，作為承宣布廳職責之一。後人承襲歷史，文書、公文、檔案這三種叫法一直沿用至今。