無論是什麽行業的企業或單位舉辦會議，不論籌劃此會議的籌劃者經驗是否豐富，單純站在舉辦方的立場與角度上看問題，都會面臨各種問題：
1:需要做些什麽？
會議有各種類型，不同的會議需要不同的環境，召開會議是要達到一定的目的和目標。因此第一個重要步驟是收集方方面面的信息，通過收集這些信息可以制定出旨在完成手頭眾多工作的計畫。
2:誰來籌劃會議？
從秘書到公司總裁，每個人多多少少都可能會參與會議的籌劃，只不過有人是專職從事這項工作，有的是兼任此職，此外還有其他職責。無論是專職還是兼職，最終結果，是使會議順利完成。他們的工作效率代表著主辦單位或公司的工作水平。
會議籌劃者的職責：作為會議籌劃者，要負責去做各種各樣的工作。下列的各項工作能反映會議籌劃者這一角色的多面性。
善於與人共事
善於注意小節
善於解決問題
善於與人協商
能夠管理會議財務事宜
熟悉酒店運作
能夠安排恰倒好處的選單
能夠熟練操作電腦
能夠熟練地與視聽服務公司打交道
能妥善接待貴賓和外國客人
熟知各種禮儀
行事果斷、執著
會議籌劃者的任務：
制定計畫，確定必須要做的事項以滿足會議的需要並達到會議確定的目標
制定會議議程
了解可供使用的場所和設施情況
選擇或提議合適的場所
檢查並比較各項設施
安排交通事宜
協調會務工作人員的活動
招收、培訓會務人員和廣告人員
制定可行預算或按既定預算安排有關工作
確定各項工作的時間安排
視察選定的場所和設施
與各有關方面進行接洽（運輸公司、旅行社、視聽服務公司）
確定印刷公司
安排食品、飲料有關事宜
討價還價
同會議發言人和各位貴賓進行聯繫
3:主要會議類型：
銷售會議：一般是為了宣布開始銷售某種產品或銷售期限。例如季度銷售會議，或者是對前一個銷售期間進行總結和表彰。
年會：可以是公司股東大會，也可能是行業協會每年一次的會員大會。
產品發布會：是為了向專業群體和消費者介紹和推廣某一新產品。
研討會：是為了提供信息和討論該信息而舉辦的會議。研討會一般讓與會者相互交流並有意見反饋。