（一)安排方式：這裡有幾種方法來處理會議的團體住宿，最簡單的方法是由與會者自己安排宿，但是更有效和考慮經濟利益來說最好是由主辦單位預定房間，如果不事先保留房間，會產生下列問題:
1．遇到旺季，飯店可能將房間賣出，這樣會迫使與會者住在距離會場較遠的地方。
2．與會者可能拿不到優惠價格，因為個人無法有講價的能力。
3．會場租金可能較高(如會場也在飯店)，通常飯店以預訂房間數多寡來考慮場租可否講價。
(二)住宿程式：一旦預訂的房間決定後，決定用哪4種基本住宿程式是你需要的：
1．告訴飯店所有與會者住宿經由團體(主辦單位)訂房卡或申請表為憑。
2．告訴飯店所有訂房以主辦單位的住宿表為憑證。
3．經由專業會議服務公司代為處理。
4．經由主辦單位的住宿組人員負責。
(三)預定會議住宿的方式：會議期間可能需要大量的房間，這些都必須事先預訂，否則會造成住宿方面的問題，特別是遇到旺季，可能找不到房間可以住，在此針對會議住宿的方式分別作說明。
訂房卡：如果會議需要住宿的人數不多的話，可以直接向飯店或會議中心索取訂房卡，是免費的。主辦單位隨同會議通知寄上訂房卡再由與會者直接向飯店訂房。
這份訂房卡或申請表亦可按照基本格式事先印製，在印製前先做一份草案請飯店核對房價、訂金等事項是否有誤，通常飯店會希望註明如果訂金沒有收到前無法確認，另外也可以註明有任何稅金或服務費。
另外還有一點也很重要，就是強調訂房截止日，以鼓勵與會者儘早預訂。截止日的訂定是與飯店在簽訂契約前同意的。
住宿單：住宿單通常使用在小型會議，由主辦單位支付房間費。將一份表格寄給你邀請的人，要求他填寫陪同人員名字，希望哪種房間，抵達與離開日期，將表格資料填在住宿單中給飯店，並告訴飯店收款方式，內容包括：
1．註明房間服務費和稅金由個人或是邀請單位支付。
2．註明雜費由誰負責(如在飯店餐廳用餐、洗衣、電話費等)。
3．房間只保留到抵達日的下午6時，還是由邀請單位全權負責。
4．要求飯店在寄上確認信前，先由邀請單位核對後再分別寄給他們。
一旦房數被確定後，住宿局／觀光局會提供你一份飯店資料，讓你參考與選擇，然後再由主辦單位與飯店業務代表談房價。
如果可能，最好實際去看一下使用飯店房間的設備，這不但有助於你房價的講價，同時提出一些與會者可能會問的問題，請飯店人員答覆，同時也可以了解飯店預訂作業和前台服務情形。
特別預訂：有些會議籌辦人在所有預訂房間中保留數間給特定的人或團體，並給予特別處理，例如：總計預訂400間，40間為vips(貴賓)使用，其餘360間為與會代表，使用特別預訂是因為有些記者和參展商都要特別小心接待。