(五)作業程式：基本上住宿安排是相當複雜與耗時間的工作，記錄有關各類房間的存量，回答各種問題，解決個人住宿問題以及將住房報告轉給飯店與會議籌辦人，所有作業程式務必儘量快速與準確。最好去拜訪飯店，熟悉他們的作業程式，例如如何處理截止日以後的住房預訂。
場地視察：如果決定自行處理住宿，則工作人員一定要對於使用飯店的設備特別了解，要帶領負責住宿的工作人員到飯店，由各飯店業務人員一一介紹，以便到時候回答與會者的問題。
確認：通知與會者收到他們的住宿表格和確認他們的房間，有些主辦單位並不通知與會者收到他們的住宿表格，而是由飯店直接寄發確認函。最好收到住宿資料時立即寄發收到通知，因為有些飯店比較晚才寄發確認函。
經常從會議籌辦人那裡聽到的抱怨是為什麼一段時間還沒有收到確認。這時候與會者已經打長途電話到主辦單位詢問或者已打電話到他第一選擇的飯店去查詢，也可能他第一選擇的飯店沒分配到，與會者會接二連三打電話詢問他房間分配的情形，因此回函通知或儘快確認房間可減少長途電話的催詢。另外如果你能儘速處理也可以減少詢問的電話，為了減少不必要的電話，最好註明在收到住宿表格後多少天內回復。
住宿報告：所謂住宿報告是在一段時間內各飯店訂房情形的摘要，在報告中顯示總計預訂多少間飯店、每個飯店多少房間、多少間房間已經被訂、還有多少間沒有被訂、多久才提供一次住宿報告。所提供的名單可按照與會者名字、國家、單位、到達日期或地理位置排列。大會結束後，會議籌辦入應會提供一份完整的各飯店住宿報告，也可要求各飯店提供他們的住宿報告相互對照，看看有多少人臨時取消和no-show以及有哪些人最後才直接向完成房間預訂一旦決定了使用的飯店，飯店訂房表格和住宿作業單會寄給各飯店。
飯店的契約書中詳細記載了價格和房間類型，為了使作業有效率，飯店給的價格要確定，而不是在某個價格範圍之間。
很多飯店不熟悉主辦單位住宿委員會作業方式，因此附上詳細說明給飯店，這樣飯店就能知道，所有訂房和取消還是要轉回來。取消訂房可以重新分配，儘量使訂房保持原來預訂的。只有住宿委員會有權接受訂房，如果飯店也接受訂房會造成重複現象，這是會議籌辦人的麻煩。
(六)住宿服務：大型國際會議參加人數高達上千人甚至於有上萬人的會議，預訂房間是相當耗時又耗人力的工作，在國外有住宿局(housingbureau)協助，住宿局通常在會議局下面，專門提供國外與會者住宿方面協助，由於屬於政府機構，因此可提供免費服務，但不是每個國家都有住宿局。有些國家有住宿服務公司，可提供住宿服務，但要支付服務費。如果沒有以上兩種服務，主辦單位必須自行成立住宿委員會來處理國外與會代表住宿事宜，以下分別針對這三種服務內容做說明。
住宿局：通常大型會議才會使用住宿局的服務，有些國家沒有住宿局，但是也有當地觀光局可提供這項服務，而這項服務也通常免費，會議局提供這項服務的前提是至少要使用某一定數量的飯店。例如，至少使用3間飯店和3000間房間。而少於這個數目建議你使用住宿卡直接由飯店負責。但是仍然有例外情況，觀光局會同意負責住宿方面事項。首先你要提供下列資料：