詳細與飯店業務代表討論細節，並訴諸文字，彼此要了解：
1．特別預訂多少房間，什麼類別和房價。
2．預訂的作業程式。
3．什麼時限內未使用的房間轉到一般預約中。
在決定特別預訂前，可能需要不同表格，對參展廠商的表格可以用不同顏色或註明特別截止日，對於貴賓(vips)則註明不同身分並由你自己處理他們的住宿安排。
工作人員房間預訂和免費房間：在一般與會者住宿安排開始前，先分派好工作人員住宿和免費房間。
一般來說工作人員及免費房間的住房表直接送給飯店業務人員，包括名字和地址、職稱或註明他(她)在會議中的工作角色、需要什麼類型房間、抵達與離開日期、如果不是免費房間，由誰支付房間費和附帶費用(如電話、洗衣等)。工作人員所住的房價通常會提供較優惠價格，來降低主辦單位的成本。
最好註明他們的身分，因為飯店經常根據你這份住房表提供貴賓(逮vips)特別禮遇(如送水果、小禮物等)，你可能也希望將確認函直接給你，由你核對無誤後再寄給貴賓或工作人員。
(四)住宿表格的內容：住宿表格通常由會議籌辦人草擬、由主辦單位印製，但準備表格前先確認有關作業原則，例如截止收件日、確認回函寄給主辦單位或飯店、是否接受電話詢問。
雖然有些住宿表格對某一特定團體要求一些額外資料，一般標準表格包括下列內容：
1．主辦單位名稱。
2．會議名稱。
3．會議日期。
4．會議地點。
5．收件截止日期。
6．確認函回信地址。
7．各飯店的房價。
8．稅金明細。
9．飯店的地理位置圖。
10．註明項目：
(1)選擇飯店偏好。
(2)哪種類型房間。
(3)訂房人名字。
(4)抵達日期時間。
(5)離開日期。
11．註明訂金支付。
12．註明有關取消和更改處理方法。
13．註明什麼時候由誰寄發確認函。
14．註明接受或不接受電話詢問和預訂。
15．如果接受信用卡註明哪種信用卡、號碼、到期日和簽字。
16．填寫名字、地址、電話以便寄確認函。
17．為了避免誤解，如果在表格中沒有註明房間類型時，最好提供住宿資料。
(1)單人房：一個人住，一張床。
(2)二人房：兩個人住，一張床。
(3)雙人房：兩個人住，二張床。