1．過去訂房數量(實際房間數與預定房間數)。
2．預期需要多少間房間。
3．抵達與離開的情形。
4．成本考慮(與會者對預算的考慮)。
5．對位置的偏好(大部分飯店與會場彼此在步行範圍內)。
6．如果現在的與會者有不同於以前的偏好時，告訴觀光局。
註：台灣沒有住宿局，而觀光局也因為人力有限，無法提供上項服務。
住宿服務公司：在國外有一些公司提供住宿服務，大部分是旅行業者，他們將機票、飯店住宿變成一個travelpecdage；但是也有一些公司專門提供住宿服務並不牽涉旅遊。但是這種服務公司是要收費的。
基本服務內容：處理住宿卡(表格)、確認函、報表，有些公司可安排會後住宿，這通常不包含在訂房報告，並提供人員在會議現場服務，以確定住房(check-in)與退房(check-out)順利進行。在台灣仍由主辦單位自行處理或交給會議籌辦人代為與各飯店接洽。
自行成立住宿委員會：以上兩種住宿服務比較適合大型國際會議，但是對中小型會議，仍然要提供國外與會者住宿服務，因此要自行成立住宿委員會。雖然如此，有些主辦單位對於大型國際會議仍然自行成立住宿委員會，為何如此?有幾個因素：全盤控制住宿程式，立即掌握各飯店住房情形，立即掌握免費房間數目，最重要的還是直接服務客戶，如果會員中有任何問題或特別需求可以立即處理。